Modyfikacja systemu czasu pracy w granicach okresu rozliczeniowego

Modyfikacja systemu czasu pracy w granicach okresu rozliczeniowego może go istotnie skrócić lub wydłużyć. W tym pierwszym przypadku trzeba się pospieszyć z rekompensatą nadpracowanych godzin

Publikacja: 18.02.2013 06:30

Obowiązujące przepisy kodeksu pracy dają pracodawcy możliwość wyboru spośród różnych systemów czasu pracy. W zależności od specyfiki wykonywania pracy u danego pracodawcy, tj. m.in. konieczności realizacji zadań przez całą dobę, przez wszystkie dni tygodnia, czy tylko w weekendy, wybór optymalnego systemu czasu pracy ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również ekonomiczne dla pracodawcy.

Właściwa decyzja pozwala firmie nie tylko uniknąć naruszeń przepisów o czasie pracy, ale również zapobiega konieczności wykonywania przez pracowników pracy w godzinach nadliczbowych (co oczywiście najczęściej wiąże się z obowiązkową wypłatą przez pracodawcę odpowiednich dodatków do wynagrodzenia z tytułu tej pracy).

Nie ma jednego uniwersalnego systemu czasu pracy, który byłby najkorzystniejszy w każdej sytuacji. Dlatego każdy pracodawca, w zależności od potrzeb kadrowych i konieczności zapewnienia obsługi pracowniczej zakładu w określonych godzinach oraz dniach tygodnia, musi zdecydować o wyborze systemu czasu pracy najkorzystniejszego pod względem prawnym i ekonomicznym.

Ta decyzja jest niezwykle ważna, aby nie tylko ułatwić sposób organizowania pracy w zakładzie, ale i unikać popełniania wykroczeń z zakresu czasu pracy przeciwko prawom pracowniczym.

Dobry wybór = lepsza organizacja

W przepisach działu szóstego k.p. zostały uregulowane dopuszczalne systemy czasu pracy, w jakich można zatrudniać pracowników. Wyróżniamy następujące: podstawowy, równoważny, przerywany, zadaniowy, skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej, pracy w ruchu ciągłym.

W każdym z tych systemów dopuszczalne jest zatrudnianie pracowników na zmiany, kiedy to mogą oni wykonywać pracę według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania zadań przez poszczególne osoby po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.

Każdego pracownika trzeba poinformować, w jakim systemie czasu pracy ma wykonywać pracę. Informację taką musi zawierać regulamin pracy, a jeśli pracodawca nie ma obowiązku jego tworzenia – należy wydać obwieszczenie i podać je do wiadomości zatrudnionych.

Dostosować do grupy

Wszystkich pracowników zatrudnionych w jednym zakładzie pracy nie musi obowiązywać jeden system czasu pracy. Poszczególne grupy zatrudnionych mogą pracować w różnych systemach. Nie ma też przeszkód prawnych, aby zmienić system czasu pracy obowiązujący cały zakład lub daną grupę pracowników. Można to zrobić w każdym czasie na podstawie zmiany obowiązującego regulaminu pracy (lub odpowiednio obwieszczenia w tym zakresie).

Pracodawca nie musi również czekać na zakończenie okresu rozliczeniowego czasu pracy. Nie ma bowiem zakazu dokonania takiej zmiany w trakcie jego trwania. Jest jednak ryzyko, że w takim przypadku dojdzie do znacznego wydłużenia lub gwałtownego skrócenia okresu rozliczeniowego.

Wydłużenie nie jest problemem, bo daje szefowi dodatkowy czas na rozliczenie przepracowanych godzin i ewentualne zrekompensowanie dodatkowych dni lub godzin pracy. Jednak konieczność skrócenia okresu może spowodować określone obciążenia finansowe dla pracodawcy, który nie zdążył zrekompensować pracownikom dodatkowej pracy czasem wolnym.

Korzystne przeciągnięcie

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie przewidują skutków zmiany systemu czasu w trakcie okresu rozliczeniowego. W tym zakresie ukształtowały się różne poglądy doktryny, które rozstrzygają tę kwestię w mniej lub bardziej rygorystyczny sposób.

Zwykle nie ma problemów w przypadku, gdy do takiej modyfikacji dochodzi od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego tego samego okresu rozliczeniowego. Jeśli jednak dzieje się to w trakcie trwającego okresu rozliczeniowego, nasuwa się pytanie, od kiedy liczyć okres rozliczeniowy dla nowego sytemu czasu pracy.

Przykład

Pan Marcin był zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym, który pokrywał się z kwartałami kalendarzowymi.

W związku z koniecznością zorganizowania pracy w firmie w rozkładzie trzyzmianowym pracodawca zmienił system czasu pracy pana Marcina na podstawowy z takim samym kwartalnym okresem rozliczeniowym rozpoczynającym bieg od stycznia danego roku kalendarzowego. Nowy system czasu pracy zaczął obowiązywać od 1 lutego 2013 r. Na pierwszy kwartał rozplanował pracownikowi dni i godziny pracy następująco.

W takim przypadku zmiana systemu nie powoduje zamknięcia okresu rozliczeniowego w styczniu. W związku z tym pracodawca ma czas na rozliczenie czasu pracy pracownika do końca marca br. Zrównoważenie styczniowego 12-godzinnego dobowego czasu pracy dopiero w lutym 2013 r. nie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami.

Wprawdzie system podstawowy nie polega na równoważeniu dłuższej pracy w poszczególnych dobach dniami wolnymi od pracy, to jednak w związku z niezamkniętym okresem rozliczeniowym nie można tego uznać za obejście prawa. Pracownika obowiązywał trzymiesięczny okres rozliczeniowy w systemie równoważnym, a zatem nawet bez zmiany systemu czasu pracy można byłoby zrównoważyć dłuższą pracę styczniową dopiero w lutym.

Zmiana nie pomoże

Wydaje się, że nieco inaczej należy podejść do sytuacji, gdy system czasu pracy zmienił się z upływem okresu rozliczeniowego obowiązującego w poprzednim systemie. W takim przypadku nawet wydłużenie okresu rozliczeniowego nie powinno mieć znaczenia, jeśli chodzi o pełne rozliczenie pracodawcy z pracownikiem po zakończonym okresie rozliczeniowym.

Przykład

Pani Barbara pracuje w zakładzie kosmetycznym w równoważnym systemie czasu pracy, z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy. Właścicielka zakładu wprowadziła w drodze obwieszczenia system podstawowy obowiązujący od lutego 2013 r.

Okres rozliczeniowy obowiązujący w systemie podstawowym określono jako trzymiesięczny pokrywający się z kwartałami kalendarzowymi. Pracodawca nie zdążył zrównoważyć pani Barbarze wszystkich godzin wynikających z systemu równoważnego w styczniu. Jednak w związku z przejściem na system podstawowy postanowił rozłożyć tę rekompensatę jeszcze na dwa kolejne miesiące w następujący sposób.

Takiego postępowania pracodawcy nie można już jednak uznać za prawidłowe i podlegające ochronie. W związku z tym, że miesięczny okres rozliczeniowy w systemie równoważnym zakończył się 31 stycznia 2013 r., powinien on rozliczyć się z panią Barbarą z wszystkich godzin poza obowiązujący w tym miesiącu wymiar czasu pracy. Wprowadzenie podstawowego systemu czasu pracy od lutego 2013 r. nie może automatycznie rozszerzyć czasu rekompensaty z systemu równoważnego, którego okres rozliczeniowy już upłynął.

Gwałtowne przycięcie

Możliwa jest również odwrotna sytuacja, kiedy to wprowadzenie nowego systemu czasu pracy spowoduje przerwanie dotychczasowego okresu rozliczeniowego. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku wprowadzenia sytemu, dla którego ustawodawca przewidział krótsze okresy rozliczeniowe czasu pracy. Wówczas, mimo że nie upłynął pełny okres rozliczeniowy z poprzednio stosowanego systemu czasu pracy, zostanie on przerwany i rozpocznie bieg nowy okres przewidziany dla nowego systemu.

Przykład

Pan Marek wykonuje pracę mechanika samochodowego w podstawowym systemie czasu pracy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym, który obejmuje miesiące styczeń–kwiecień, maj–sierpień, wrzesień–grudzień danego roku kalendarzowego. W związku z koniecznością wydłużenia godzin pracy warsztatu pracodawca wprowadził od marca 2013 r. system równoważnego czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Przepracowane soboty ze stycznia i lutego postanowił jednak oddać pracownikowi dopiero w marcu w następujący sposób -patrz harmonogram 3.

W takim wypadku postępowanie pracodawcy nie było prawidłowe. Przenoszenie rekompensaty pracy w dniach wolnych na kolejny, odrębny okres rozliczeniowy, nie jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Wprowadzenie przez pracodawcę systemu równoważnego od marca br. spowodowało konieczność rozliczenia się z pracownikiem za pierwsze dwa miesiące 2013 r. w systemie podstawowym. Dlatego należało wypłacić panu Markowi wynagrodzenie wraz ze 100-procentowym dodatkiem za pracę nadliczbową wynikającą z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy o 24 godziny.

Rekompensatę w postaci dni wolnych w marcu 2013 r. można by uznać za prawidłową jedynie, gdyby dla systemu równoważnego czasu pracy obowiązywał w jego zakładzie trzymiesięczny okres rozliczeniowy obejmujący okres styczeń – marzec 2013 r.

Obowiązujące przepisy kodeksu pracy dają pracodawcy możliwość wyboru spośród różnych systemów czasu pracy. W zależności od specyfiki wykonywania pracy u danego pracodawcy, tj. m.in. konieczności realizacji zadań przez całą dobę, przez wszystkie dni tygodnia, czy tylko w weekendy, wybór optymalnego systemu czasu pracy ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również ekonomiczne dla pracodawcy.

Właściwa decyzja pozwala firmie nie tylko uniknąć naruszeń przepisów o czasie pracy, ale również zapobiega konieczności wykonywania przez pracowników pracy w godzinach nadliczbowych (co oczywiście najczęściej wiąże się z obowiązkową wypłatą przez pracodawcę odpowiednich dodatków do wynagrodzenia z tytułu tej pracy).

Pozostało 91% artykułu
Nieruchomości
Droga konieczna dla wygody sąsiada? Ważny wyrok SN ws. służebności
Sądy i trybunały
Emilia Szmydt: Czuję się trochę sparaliżowana i przerażona
Zawody prawnicze
Szef palestry pisze do Bodnara o poważnym problemie dla adwokatów i obywateli
Sądy i trybunały
Jest opinia Komisji Weneckiej ws. jednego z kluczowych projektów resortu Bodnara
Materiał Promocyjny
Dlaczego warto mieć AI w telewizorze
Sądy i trybunały
Sędzia Michał Laskowski: Tomasz Szmydt minął się z powołaniem