Bez zgody właściwego urzędu takim spotkaniom można później zarzucić, że to nielegalne imprezy masowe. Aktem prawnym regulującym kwestie dotyczące organizowania takich imprez jest ustawa z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 611, dalej ustawa). W powszechnym odczuciu kojarzy się ona z ochroną wielkich imprez, np. meczów piłkarskich. I co do zasady to słuszne przekonanie. W praktyce jednak bywa, że również impreza organizowana przez pracodawcę może spełniać kryteria tej masowej.
Dla kogo
Zgodnie z ustawą impreza masowa to wydarzenie o charakterze artystyczno-rozrywkowym bądź sportowym, gdzie liczba udostępnionych miejsc dla jej uczestników jest nie mniejsza niż 1000, gdy jest przeprowadzana w plenerze, oraz 500 w obiekcie zamkniętym (poza imprezami sportowymi). Właściwie nie różni się ona od innych eventów niczym poza wielkością, rozumianą jako liczba miejsc udostępnionych przez organizatora. W związku z tym rodzi się pytanie, jakie obowiązki ma pracodawca – organizator takiego spotkania dla załogi. Czy w szczególności musi mieć na to zezwolenie i zapewnić uczestnikom bezpieczeństwo? Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od tego, czy zakład organizuje event wyłącznie dla załogi, czy zamierza na nią zaprosić też osoby trzecie, np. rodziny pracowników, klientów, kontrahentów.
Problem z definicjami
Z perspektywy imprez organizowanych przez pracodawców szczególne znaczenie ma definicja imprezy artystyczno-rozrywkowej. Ustawa mówi, że pod tym pojęciem należy rozumieć imprezę o charakterze artystycznym, rozrywkowym lub zorganizowane publiczne oglądanie przekazu telewizyjnego na ekranach o przekątnej obrazu powyżej 3 metrów. Zatem wszelkie imprezy firmowe, gdzie integracja załogi z klientami przebiega np. w rytmie muzyki rozrywkowej powinny wywoływać zawczasu refleksję pracodawcy, czy aby organizacja zabawy nie wymaga zezwolenia.
Ustawa zawiera również katalog wyjątków, które nie podlegają rygorom imprez masowych. Przykładowo nie jest nią impreza organizowana w teatrze, operze, operetce, filharmonii, kinie, muzeum, bibliotece, domu kultury, galerii sztuki lub w podobnym obiekcie, jeżeli rodzaj imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu lub terenu, gdzie ma się odbyć.
Spod rygoru imprez masowych ustawa wyłączyła też te zamknięte organizowane przez pracodawców dla własnych podwładnych. Nieistotna przy tym jest liczba zatrudnionych biorących w nich udział. Każda bowiem zamknięta impreza, bez względu na liczbę uczestników i odpłatność, jeśli jest dedykowana wyłącznie załodze pracodawcy, nie wymaga ubiegania się o zezwolenie.
