Które dokumenty pracownicze nie muszą być w formie elektronicznej

To odpowiedź na pytanie Rzeczpospolitej dotyczące wariantów, jakie do wyboru mają od stycznia br. pracodawcy. Okazuje się, że jeśli chcą przejść na elektroniczną wersję dokumentacji pracowniczej, mogą to zrobić stopniowo. Nadal większość dokumentów trzymać w formie papierowej, kolejno zmieniając ich postać na cyfrową.

Czytaj także: Zasady tworzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Własna decyzja

Zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Ustawodawca użył w tym przepisie alternatywy nierozłącznej „lub". To zaś oznacza, że pracodawca może wybrać tylko formę pisemną, tylko formę elektroniczną, albo też zdecydować się połączyć oba te sposoby prowadzenia dokumentacji. Takie też stanowisko wyraził resort pracy.

Dla każdej teczki

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyraziło w tej kwestii jeszcze bardziej liberalne zdanie. Resort uznał, że „Przepisy nie wprowadzają także wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników należy (...) do pracodawcy. W związku z powyższym, nie jest wykluczone, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych) dla określonej części pracowników w postaci papierowej, a dla innej, określonej części pracowników w postaci elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Nie jest natomiast dozwolone prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, np. dokumentacji urlopowej dotyczącej konkretnego pracownika, częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo w postaci papierowej (...)".

Akta w całości

Zdroworozsądkowe podejście resortu jest dla pracodawców korzystne. Z jednej strony trudno sobie bowiem wyobrazić możliwość zdigitalizowania całości dokumentacji pracowniczej w jednym czasie. Z drugiej, część dokumentów łatwiej tworzyć i przechowywać w formie papierowej.

Jednocześnie jednak ministerstwo uznało, że o ile dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy można w części prowadzić elektronicznie, w części papierowo, to zasada ta nie dotyczy akt osobowych. W stosunku do nich trzeba zdecydować się na jedną formę jej prowadzenia. Resort uznał bowiem, że akta osobowe pracownika, składające się z czterech części, tworzą integralną całość – >patrz stanowisko resortu pracy.

Ministerstwo wskazuje przy tym akta osobowe jako przykład dokumentacji, która jest integralna i którą należy prowadzić w jednej formie. Rodzi się więc pytanie o inne tego rodzaju „zestawy". Intuicyjnie można przyjąć, że jednostkę podziału stanowią tu kolejne punkty § 6 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, dotyczące odrębnych zagadnień związanych z zatrudnieniem (np. czas pracy, urlopy wypoczynkowe, należności za pracę). ©?

Zdaniem eksperta

Renata Majewska, właścicielka firmy szkoleniowej Biuro Kadr i Płac

Różne teorie na temat interpretacji art. 94 pkt 9a kodeksu pracy krążyły po rynku, ale nie takie. Osobiście z treści wskazanej normy nie wyciągałabym tak daleko idących wniosków. Ponadto ich odzwierciedlenia nie odnajduję również w uzasadnieniu do projektu nowelizacji kodeksu pracy, która wprowadziła analizowane przepisy od 1 stycznia 2019 r. Atutem interpretacji resortu pracy jest natomiast dokładna i wszechstronna podpowiedź, jak należy postąpić w praktyce. Ubolewam jednak nad kolejnym przypadkiem, kiedy to sytuacje faktyczne, niezwykle ważne dla pracodawców i podwładnych (wręcz strategiczne), znajdują jako takie uregulowanie w tzw. prawie powielaczowym, a nie w przepisach powszechnie obowiązujących. Ktoś mógłby powiedzieć, że wszystkiego nie zmieści się w kodeksie pracy czy aktach wykonawczych do niego. To jest argument. Jednak postać prowadzenia dokumentacji pracowniczej to kwestia zasadnicza dla stron stosunku pracy i kodeks pracy mógłby pomijać wiele innych zagadnień, ale nie to. Tymczasem jego enigmatyczne określenie w art. 94 pkt 9a k.p. jednym zdaniem dało efekty jak opisane. Na prowadzonych przeze mnie szkoleniach uczestnicy pytają o postać prowadzenia dokumentacji najczęściej.

Zdaniem eksperta

Jakub Ziarno, prawnik w Kancelarii Adwokackiej Grzegorz Zaborowski i Wspólnicy sp.k. w Warszawie, specjalizującej się w prawie pracy, postępowaniach restrukturyzacyjnych, prawie gospodarczym oraz prowadzącej stałą obsługę prawną przedsiębiorstw

Ministerstwo w komentowanej interpretacji rozróżnia dokumentację stanowiącą integralną całość (akta osobowe) oraz dokumentację, która takiej integralnej całości nie musi stanowić (tj. pozostała dokumentacja w sprawach pracowniczych określona w § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Dokumentacja stanowiąca integralną całość powinna być prowadzona jednolicie, tj. w całości albo w sposób papierowy albo w sposób elektroniczny. Stanowisko to wydaje się trafne w odniesieniu do pojedynczych teczek osobowych. Trzeba mieć bowiem na uwadze, że w rozporządzeniu wyraźnie określono strukturę pojedynczej teczki osobowej, co wskazuje, że stanowi ona jeden zbiór dokumentacji (jeżeli przez zbiór będziemy rozumieć całość uporządkowaną według założonych kryteriów).

W analizowanym stanowisku resort pracy nie odnosi się do kwestii prowadzenia niektórych teczek osobowych w formie papierowej, przy jednoczesnym prowadzeniu pozostałych teczek w formie elektronicznej. Jest to o tyle istotne, że wymóg prowadzenia wszystkich teczek osobowych wyłącznie w jednej formule, tj. papierowej lub elektronicznej, byłby znacznym utrudnieniem dla pracodawcy zamierzającego dokonać sukcesywnej konwersji z teczek papierowych na elektroniczne. Warto jednak wspomnieć o wcześniejszym stanowisku Ministerstwa, zgodnie z którym nie jest wykluczone przechowywanie dokumentacji pracowniczej dla części pracowników w formie elektronicznej, a dla części w formie papierowej. Zatem obowiązek traktowania akt jako integralnej całości należy odnosić wyłącznie do pojedynczych teczek osobowych, a nie do wszystkich teczek traktowanych jako jeden zbiór dokumentacji.

Warto też podkreślić, że pozostała dokumentacja pracownicza nie jest objęta obowiązkiem prowadzenia w sposób jednolity. Konsekwentnie można z powyższego wnioskować o dopuszczalności przechowywania dokumentacji określonej w § 6 przywołanego rozporządzenia nawet w kilku różnych zbiorach.

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r. w sprawie wyboru formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

(...) zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p., dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Wobec powyższego – w naszej ocenie – nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określoną w § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. (DzU poz. 2369), w postaci papierowej, lub odwrotnie.

Również w obrębie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, o której mowa w § 6 ww. rozporządzenia, możliwe jest jej prowadzenie i przechowywanie w części w postaci elektronicznej, a w części w postaci papierowej. Powyższe znajduje potwierdzenie w stanowisku Głównego Inspektora Pracy z 17 stycznia 2019 r. (GIP-GPP.081.6.2019.2), że ,,możliwe jest przechowywanie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej (np. akta osobowe pracownika oraz dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy w postaci elektronicznej, natomiast pozostała dokumentacja pracownicza w postaci papierowej)".

Natomiast dokumentację pracowniczą, która stanowi integralną całość, np. akta osobowe pracowników, należy prowadzić – naszym zdaniem – jednolicie, tzn. w jednej postaci: papierowej albo elektronicznej.