? być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
? zostać właściwie udokumentowany,
? nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Rozważając kwestię kosztów trzeba także zwrócić uwagę na odpisy amortyzacyjne od składników firmowego majątku. Zgodnie z art. 22c pkt 5 ustawy o PIT, amortyzacji nie podlegają składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia jej wykonywania albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane. Składniki firmowego majątku nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności.
Przykład
Pan Jan – przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) w związku ograniczeniami nałożonymi w związku z epidemią COVID-19 nie prowadził przez cały kwiecień 2020 r. działalności gospodarczej. Pan Jan nie zawiesił jednak prowadzenia działalności. W związku z tym wystąpił o tzw. postojowe. Pomimo, że pan Jan faktycznie nie prowadził firmy, to jednak ponosił pewne stałe wydatki, od których do tej pory odliczał na zasadach ogólnych VAT i które zaliczał do kosztów uzyskania przychodów. Do tych wydatków należą: czynsz najmu biura, opłaty za media, rata leasingu samochodu osobowego (50 proc. VAT oraz 75 proc. rat leasingowych łącznie z nieodliczonym VAT – wartość pojazdu nie przekracza 150 tys. zł), opłaty abonamentowe za telefon i Internet oraz odpisy amortyzacyjne od środków trwałych (wyposażenie biura). Pan Jan zastanawia się czy za kwiecień może odliczyć VAT i zaliczyć wydatki do kosztów tak jak dotychczas, pomimo że faktycznie nie prowadził wtedy działalności gospodarczej.
Od wydatków ponoszonych w okresie faktycznego zaprzestania działalności gospodarczej w związku z ograniczeniami nałożonymi w związku z epidemią COVID-19 (bez likwidacji działalności czy formalnego jej zawieszenia) na zasadach ogólnych pan Jan może odliczać VAT (z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających np. z art. 86a ustawy o VAT – dotyczących odliczania wydatków od pojazdów samochodowych oraz wyłączeń wskazanych w art. 88 ustawy o VAT). Może także ująć te wydatki w kosztach podatkowych. Poniesienie tych wydatków jest bowiem niezbędne, aby utrzymać firmę w gotowości do ponownego faktycznego wznowienia działalności.