Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (ustawa o KRS) stanowiła przełom nie tylko w sposobie gromadzenia i przekazywania do publicznej wiadomości informacji na temat przedsiębiorców (i podmiotów niebędących przedsiębiorcami), ale również – a z punktu widzenia zainteresowanych wnioskodawców przede wszystkim – w procedurze zgłaszania danych, jakie powinny zostać ujawnione. Kolejne zmiany ustawy o KRS z jednej strony ułatwiały dostęp do informacji i poszerzały jej zakres, z drugiej jednak wywoływały konieczność wprowadzania nowych i zmiany dotychczasowych formularzy, jakimi w postępowaniu rejestrowym posługiwały się zainte resowane podmioty i sądy. Obecnie wszystkie typowe zgłoszenia wymagają wypełnienia właściwego kwestionariusza, w niepamięć odeszły więc „pisma przewodnie", w których wnioskodawca wyjawiał, z jakim żądaniem występuje, i uzasadniał je zgodnie z wymogami, jakie pismu procesowemu stawiały przepisy kodeksu postępowania cywilnego.
Warto prześledzić choćby podstawowe zagadnienia związane z rejestrem, aby u progu kolejnej nowelizacji uzmysłowić sobie, jak użytecznym, ale i wymagającym narzędziem jest Krajowy Rejestr Sądowy.
Zgodnie z ustawą o KRS Krajowy Rejestr Sądowy składa się z trzech rejestrów:
Dane umieszczone w KRS są jawne, a każdy ma prawo dostępu do nich za pomocą Centralnej Informacji KRS, którą utworzył minister sprawiedliwości, a także do otrzymywania poświadczonych odpisów, wyciągów, zaświadczeń i informacji z rejestru. Na stronie internetowej ministerstwa (www.ms.gov.pl) znajduje się wyszukiwarka, dzięki której można łatwo i szybko zapoznać się z treścią aktualnych wpisów, a nawet pobrać wydruk informacji odpowiadającej aktualnemu odpisowi z KRS. Co ważne, wydruk zawiera informację o dacie i godzinie (z podaniem minut i sekund) pobrania informacji z systemu. Jest na nim również adres strony internetowej, na której umieszczone są aktualne informacje o podmiotach wpisanych do KRS i identyfikator wydruku. Cechy te, jak również zgodność formy graficznej z odpowiednimi wzorami, pozwalają na traktowanie samodzielnie pobranego wydruku jako równoważnego z dokumentami w formie papierowej wydawanymi przez Centralną Informację.
Dostępność danych ujawnianych w KRS jest zdecydowanie najważniejszą cechą i największą zaletą systemu, jednak należy brać poprawkę na pewne niedoskonałości techniczne, mogące spowodować zawieszenie strony ministerstwa lub wyszukiwarki KRS. Niezależnie od tego każdy ma prawo przeglądania akt rejestrowych, zawierających m.in. dokumenty stanowiące podstawę wpisu (chyba że ustawa prawo to wyłącza), w tym zapoznania się ze wzorami podpisów osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru.
