– To były nie tylko umowy zawierane przed laty z klientami, różnego rodzaju programy lojalnościowe czy zgody marketingowe, ale zdarzyło się nam też usuwać bardzo wrażliwe dane osobowe, bo zawarte w dokumentacji medycznej – wylicza Mandryk.
Ryzykują umyślnie
Wielu przedsiębiorców przetrzymuje ryzykowne dokumenty świadomie, wykonali bowiem wcześniej rachunek zysków i strat: czy przed zniszczeniem opłaca się przeglądać tony papierowych dokumentów, by wychwycić kilka kartek papieru, które muszą zachować. Czy też wydłużyć o kilka miesięcy czy lat okres przechowania całości, by przepuścić później całość przez niszczarkę. Okazuje się bowiem, że odkurzanie i przeglądanie pudeł zawierających tysiące nieposegregowanych dokumentów jest w praktyce niemożliwe.
– Zarządzanie papierową dokumentacją to też duże wyzwanie na przyszłość, bo po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych i powszechnej cyfryzacji dokumentów, papierowe archiwa zamiast chudnąć tylko puchną – zauważa Dagmara Sender z Archidoc, firmy zajmującej się zarządzaniem informacją, archiwizacją i digitalizacją dokumentów. – Dlatego wielu przedsiębiorców podejmuje teraz ogromny wysiłek i porządkuje papierowe dokumenty, segreguje je ze względu na okres przechowywania i zakłada im tzw. klucze rejestracyjne, które pozwalają później na szybkie odnalezienie w elektronicznym systemie papierowych dokumentów, by móc je zniszczyć, gdy przyjdzie na to czas.
Ten wysiłek może się okazać w przyszłości bezcenny.
Okres przechowywania
Problemy z przechowywaniem papierowej dokumentacji narastają od lat i wynikają z elektronizacji zarządzania procesami w firmach i gwałtowną cyfryzacją dokumentacji. Ten proces komplikuje nawet kilkukrotna zmiana elektronicznego systemu zarządzania archiwami, na bardziej efektywny, czy tak prozaiczna sprawa jak odejście na zasłużoną emeryturę przez jedyną osobę, która wiedziała co kryje się w pudłach z papierami.
Czas dozwolonego przechowywania zależy od okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z danego zobowiązania.
