Jak księgować dopłaty do kapitału

Relacje finansowe pomiędzy spółką i jej właścicielem mogą przyjmować różne formy. W większości przypadków pierwszym przykładem przepływu kapitału pomiędzy ww. stronami jest wkład założycielski. W trakcie działalności, dzięki skutecznym poczynaniom spółki na rynku i rozszerzaniu skali działalności, może mieć miejsce sytuacja, w której właściciele będą zmuszeni dokapitalizować kontrolowany podmiot w drodze kolejnych, nowych emisji. Innym przykładem przepływów kapitału w kierunku spółki może być udzielenie jej pożyczki przez właściciela. Ta forma dokapitalizowania różni się od wcześniej wymienionych, chociażby ze względu na zwrotny charakter pożyczanych środków oraz narzucenie konieczności ich oprocentowania.

Ryzyko wkalkulowane w biznes

Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiążą się różne ryzyka. Realizacja negatywnych scenariuszy może prowadzić dany podmiot w krótkim okresie do bieżących strat. Straty te, zgodnie z przepisami, mogą zostać pokryte z zysków lat ubiegłych bądź zyskami w latach przyszłych, kapitałem rezerwowym, zapasowym lub częścią zakładowego. W dłuższym horyzoncie kumulujące się straty wraz z brakiem podjęcia działań kierujących spółkę na odpowiednie tory może ostatecznie zakończyć się nawet upadłością podmiotu gospodarczego. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne jest uwzględnienie art. 233 kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.; odpowiednio art. 397 dla spółki akcyjnej), z którego wynika obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego funkcjonowania spółki, w sytuacji gdy skumulowane straty przewyższą sumę kapitału rezerwowego, zapasowego i połowy zakładowego. Kurczące się kapitały własne spółki w wyniku ponoszonych strat i pogarszająca się kondycja finansowa podmiotu mogą wymóc na właścicielach konieczność jej dokapitalizowania. W tym przypadku może mieć to formę dopłaty do kapitału na pokrycie straty.

Z ekonomicznego punktu widzenia każda forma dokapitalizowania spółki przez właściciela ma podobne skutki w postaci zwiększenia zasobów majątkowych. Natomiast w zależności od wybranego charakteru przekazywanych środków mogą one spowodować powiększenie kapitałów własnych bądź obcych.

Decyzja wspólników

Samo pojęcie dopłat do kapitału zostało wyróżnione przez ustawodawcę w art. 177–179 k.s.h. Zgodnie z przepisami dopłaty do kapitału w spółkach są dopuszczalne, o ile umowa spółki zawiera informacje o takiej możliwości. Decyzję o konieczności przekazania dopłaty może podjąć wyłącznie zgromadzenie wspólników. Tym samym, aby decyzja taka niosła skutki prawne należy zaznaczyć taką możliwość opisując kompetencje zgromadzenia wspólników w umowie spółki. Decyzję o dokapitalizowaniu spółki w drodze dopłaty do kapitału podejmuje się w drodze uchwały. Należy pamiętać, że dopłaty do kapitału nie podwyższają kapitału zakładowego oraz że niezastosowanie się wspólników do uchwały o dopłacie do kapitału może mieć dla nich niekorzystne skutki, np. w postaci odsetek karnych za opóźnienie w zapłacie. Wartość dopłat do kapitału – zgodnie z k.s.h. – przypadająca na danego wspólnika musi być proporcjonalna do posiadanego przez niego udziału w kapitale zakładowym.

Wyróżnia się dwa rodzaje dopłat do kapitału >patrz schemat.

Część dopłat może mieć charakter zwrotny. Dokapitalizowanie spółki w tej formie może nie być przeznaczone na konkretny cel. Można też zawrzeć informację o przeznaczeniu dopłaty, np. na działalność bieżącą, realizację inwestycji czy spłatę zaległych zobowiązań wobec obcych podmiotów. Dopłaty te mogą zostać zwrócone wspólnikom, pod warunkiem podjęcia stosownej uchwały, a zwroty również przeprowadzane są proporcjonalnie do udziałów.

Drugim rodzajem dopłat są dopłaty do kapitału na pokrycie straty. Są one zawsze formą bezzwrotną przekazania środków przez właścicieli. Dopłata taka zgodnie z przepisami musi zostać przekazana przez wspólnika jako środki pieniężne.

Dopiero po zatwierdzeniu

Aspekty dotyczące kapitałów własnych w kontekście przepisów ustawy o rachunkowości (dalej: uor) zostały sprecyzowane w jej art. 36 i 36a. Ustawodawca odniósł się w nich do kwestii dopłat do kapitału, w tym na pokrycie straty finansowej. Jeżeli spółka poniosła stratę za dany rok obrotowy, a właściciele chcą pokryć ją w drodze dopłaty, to uchwała musi zostać podjęta we właściwym momencie. Ujemny wynik finansowy danego roku wraz z całym sprawozdaniem finansowym i sprawozdaniem zarządu z działalności muszą w pierwszej kolejności zostać zaakceptowane w drodze uchwały zgromadzenia wspólników. Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, to uchwała o przyjęciu sprawozdania finansowego, wyniku danego roku i sprawozdania zarządu ma moc prawną, jeżeli biegły rewident wydał opinię z badania. Dopiero tak przyjęta przez właścicieli strata finansowa danego roku może być pokrywana. W tym celu zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę o dopłacie do kapitału spółki, wskazując kwotę dopłaty na każdy posiadany przez wspólnika udział. W uchwale powinny zostać zawarte takie informacje, jak:

- data, miejsce podjęcia i numer uchwały,

- podstawa prawna odnosząca się do zapisów umowy spółki,

- cel dopłaty,

- termin i numer rachunku, na który należy przekazać dopłatę oraz

- ewentualne skutki niezastosowania się przez wspólników do uchwały.

KROK 1. Uchwała

Podjęcie uchwały skutkuje w księgach zwiększeniem kapitału rezerwowego (w analityce: z dopłat wspólników). Z drugiej strony natomiast pojawiają się należności od udziałowców ujmowane na kontach pozostałych rozrachunków. Zgodnie z art. 36 uor, jeżeli poza wskazaną uchwałą nie zostaną przeprowadzone kolejne działania, to w sprawozdaniu finansowym skutkuje to prezentacją w kapitałach własnych zwiększonego kapitału rezerwowego oraz wyodrębnieniem dodatkowej pozycji kapitałów własnych w postaci należnych wpłat na kapitał rezerwowy, które wykazuje się w wartości ujemnej.

Przykład

Część 1.

Alfa Sp. z o.o. poniosła stratę netto za rok 200X w wysokości 10 000 zł. Wartość strat poniesionych przez spółkę nie przekroczyła sumy kapitału zapasowego, rezerwowego i połowy zakładowego. Do sporządzonego sprawozdania finansowego dołączono opinię biegłego rewidenta bez zastrzeżeń. 30 czerwca 200X+1 r. zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę o przyjęciu sprawozdania finansowego, sprawozdania zarządu i ujemnego wyniku finansowego. Tego samego dnia, uchwałą zgromadzenia wspólników, podjęto decyzję o pokryciu straty z dopłat do kapitału – proporcjonalnie do posiadanych udziałów przez dwóch wspólników – po 50 proc.

Ewidencja księgowa:

1. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego i przeniesienie poniesionej straty do rozliczenia

Wn„Rozliczenie wyniku finansowego" 10 000 zł

Ma „Wynik finansowy" 10 000 zł

2. Podjęcie uchwały o dopłatach do kapitału na pokrycie straty finansowej

Wn „Pozostałe rozrachunki z udziałowcami" 10 000 zł

Ma „Kapitał rezerwowy"

(w analityce: z dopłat do kapitału) 10 000 zł

KROK 2. Przelew

W dalszej kolejności powinny nastąpić wpłaty wspólników ustalonych kwot pieniężnych na wskazane konto bankowe. Efektem tego jest pomniejszanie należności i zwiększanie wartości środków pieniężnych. Jeżeli podmiot zobligowany jest do sporządzania rachunku przepływów pieniężnych, to wartości przyjętego kapitału ujmowane są w przepływach z działalności finansowej jako wpływy netto z wydania udziałów (emisji akcji) i innych instrumentów kapitałowych oraz dopłat do kapitału.

Uwaga! W przypadku opóźnień we wpłatach może mieć miejsce powiększenie przekazywanych środków o należne odsetki. Odsetki te są traktowane jako przychody finansowe i powiększają wynik finansowy roku bieżącego.

Przykład

Część 2.

30 lipca 200X+1 r. zgodnie z postanowieniem podjętej uchwały wspólnik A wpłacił całość należnej dopłaty (5 000 zł) przelewem na wskazany w uchwale rachunek bankowy. Natomiast wspólnik B opóźnił się z wpłatą i naliczono mu, zgodnie z warunkami uchwały, odsetki karne w wysokości 100 zł. 31 sierpnia 200X+1 r. wspólnik B wpłacił kwotę dopłaty wraz z naliczonymi odsetkami (5 100 zł).

Ewidencja księgowa:

3. Zaksięgowanie wpłat wspólników w wartościach zgodnych z podjętą uchwałą