-W jaki sposób według nowych przepisów usunąć informacje o karach z akt osobowych – tzn. czy usuwając informacje o jednej karze należy przenumerować całość części dotyczącej kar? – pyta czytelniczka.
Tak. Po uznaniu kary za niebyłą należy usunąć całą część dotyczącą danej kary. Jeśli w aktach pozostaną informacje o nałożeniu innych kar, konieczna jest zmiana ich numeracji. W większości przypadków z części D usuwane będą jednak wszystkie kary, gdyż rok nienagannej pracy, po upływie którego usuwane są informacje o ukaraniu, jest liczony od nałożenia ostatniej z nich.
Czytaj także: Zatarte kary porządkowe mogą uzasadnić zwolnienie z pracy
Część D teczki
Od 1 stycznia 2019 r. informacje o ukaraniu pracownika karą porządkową umieszcza się w części D akt osobowych. Dokładnie umieszcza się w niej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (§ 4 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369). Kara to bowiem często nie tylko samo zawiadomienie o ukaraniu, ale również inne dokumenty (notatki z danego zdarzenia, zeznania świadków, protokół komisji – jeżeli naruszenie obowiązków wymagało np. analizy technicznej, itp.).
Porządek chronologiczny
Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary. Przyporządkowuje im się odpowiednio numery D1 i kolejne. Każda z tych „podczęści" zawiera dokumenty przechowywane w porządku chronologicznym, ponumerowane oraz objęte wykazem („spisem treści" obejmującym daną część).
