Pracodawca musi prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, w tym gromadzić akta osobowe pracowników. To jeden z jego wielu podstawowych obowiązków. Przesądza o nim art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Wymóg ten pojawia się już na etapie rekrutacji. Szef ma także potwierdzić na piśmie zawartą umowę o pracę (art. 281 pkt 2 k.p. w zw. z art. 29 § 2 k.p.).

Pod kontrolą przez 50 lat

Na dodatek nie są to krótkotrwałe wymogi. Z mocy art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.) oraz art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 748) przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy ciąży na pracodawcy przez 50 lat. Dotyczy to papierów o wynagradzaniu i niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości późniejszej emerytury.

Ponadto zaniechanie nakazu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych etatowców to wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.). Firma może także ponieść odpowiedzialność, gdy okaże się, że dokumentację prowadzi, ale braki w niej są na tyle istotne, że można uznać, iż jej w ogóle nie ma.

Archiwum czyste i suche

Właściwe przechowywanie dokumentów dotyczących zatrudnienia to kolejna powinność pracodawcy (art. 94 pkt 9b k.p.). Dlatego papiery personelu nie mogą znajdować się np. w piwnicach czy na strychu budynku. Pomieszczenia do trzymania akt nie powinny być zagrzybione czy narażone na pożar. Muszą mieć też odpowiednią temperaturę i wilgotność powietrza, a także właściwe oświetlenie. Niewykluczone zatem, że pozostawienie teczek i akt dotyczących zatrudnienia w warunkach grożących ich zniszczeniem lub uszkodzeniem będzie uznane za wykroczenie. Wskazuje go art. 281 pkt 7 k.p. >patrz ramka poniżej.

Przykład

Pani Anna, była pracownica zakładu produkującego obuwie, zgłosiła się do pracodawcy z wnioskiem o odbiór dokumentacji, aby przedłożyć ją w ZUS. Po zapoznaniu się z aktami byłej pracownicy okazało się, że są one zalane oraz częściowo zniszczone. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy wykazała, że teczki pracowników były składowane w pomieszczeniu narażonym na cykliczne i wielokrotne podtopienia. Inspekcja ukarała pracodawcę 20 tys. zł grzywny.

Dane o zarobkach

Na żądanie pracownika szef musi udostępnić do wglądu papiery, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie.

Przykład

Do firmy handlującej skuterami zgłosili się inspektorzy pracy. Zostali powiadomieni o nieprawidłowościach w wypłacie i naliczaniu wynagrodzeń dla załogi. W trakcie kontroli okazało się, że dział kadr błędnie oblicza i zapisuje wysokość zarobków. Ponieważ braki w dokumentacji były bardzo poważne, inspektorzy ukarali firmę 5 tys. zł grzywny.

Informacje o wynagrodzeniu pracownika objęte są ochroną danych osobowych. Pracodawca ma zapewnić dostęp do dokumentacji płacowej samemu pracownikowi, ale też innym podmiotom za jego zgodą. Realizując ten obowiązek, szef musi przestrzegać ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1182 ze zm.). Powinien chronić te dane przed osobami trzecimi oraz zbierać tylko te informacje, które wolno gromadzić zgodnie z prawem. Naruszenie tych przepisów może skutkować odpowiedzialnością cywilną lub nawet karną.

Wykaz godzin i nieszczęść

Pracodawcy muszą także prowadzić ewidencje:

- czasu pracy pracownika, uwzględniając godziny nadliczbowe (art. 149 k.p.),

- młodocianych (art. 193 k.p.),

- wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

- przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej wraz z ewidencją ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia.

Szef powinien także gromadzić dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, wykaz chorób zawodowych (art. 235 § 4 k.p.) i wypadków przy pracy (art. 234 § 3 k.p.) oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy.

Ciężar dowodu

Pracodawca, który nie prowadzi list obecności, wykazu płac czy rejestru czasu pracy podwładnego lub wypłacanego mu wynagrodzenia, straci również w ewentualnym procesie sądowym. Będzie tam niekorzystnie traktowany i na nim może spoczywać ciężar wykazania nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego mu wynagrodzenia. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99).

Nieco łagodniejsze są późniejsze orzeczenia. W wyroku z 27 kwietnia 2009 r. (I PK 213/08) SN stwierdził, że w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, że powód powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie (art. 3 i 232 kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 6 kodeksu cywilnego). Z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązanie się przez pracodawcę z wymogu prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki, gdy pracownik udowodni swoje twierdzenia za pomocą innych środków niż dokumentacja dotycząca czasu pracy.

W wyroku z 14 maja 2012 r. (II PK 231/11) SN uznał, że pracownik, który uniemożliwia szefowi ewidencjonowanie czasu pracy, unikając składania informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także o przypadkach opuszczenia pracy, nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany.

Autor jest radcą prawnym

Grzywna lub mandat

Wykroczenia związane z ryzykiem uszkodzenia lub zniszczenia dokumentacji pracowniczej zagrożone są karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 k.p.). Wymierza ją sąd na wniosek właściwego inspektora pracy.

W tych sprawach również inspektor pracy może nałożyć mandat. Maksymalnie wynosi on 2 tys. zł, ale w razie powtórnego ukarania w ciągu dwóch lat będzie to 5 tys. zł (art. 96 § 1a i 1b kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia).

Inne regulacje o kartotekach

Poza kodeksem pracy szczegółowe przepisy dla dokumentacji pracowniczej zawierają rozporządzenia:

- ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

- ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU nr 32, poz. 284).