Pracodawca musi prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, w tym gromadzić akta osobowe pracowników. To jeden z jego wielu podstawowych obowiązków. Przesądza o nim art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Wymóg ten pojawia się już na etapie rekrutacji. Szef ma także potwierdzić na piśmie zawartą umowę o pracę (art. 281 pkt 2 k.p. w zw. z art. 29 § 2 k.p.).
Pod kontrolą przez 50 lat
Na dodatek nie są to krótkotrwałe wymogi. Z mocy art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.) oraz art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 748) przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy ciąży na pracodawcy przez 50 lat. Dotyczy to papierów o wynagradzaniu i niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości późniejszej emerytury.
Ponadto zaniechanie nakazu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych etatowców to wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.). Firma może także ponieść odpowiedzialność, gdy okaże się, że dokumentację prowadzi, ale braki w niej są na tyle istotne, że można uznać, iż jej w ogóle nie ma.
Archiwum czyste i suche
Właściwe przechowywanie dokumentów dotyczących zatrudnienia to kolejna powinność pracodawcy (art. 94 pkt 9b k.p.). Dlatego papiery personelu nie mogą znajdować się np. w piwnicach czy na strychu budynku. Pomieszczenia do trzymania akt nie powinny być zagrzybione czy narażone na pożar. Muszą mieć też odpowiednią temperaturę i wilgotność powietrza, a także właściwe oświetlenie. Niewykluczone zatem, że pozostawienie teczek i akt dotyczących zatrudnienia w warunkach grożących ich zniszczeniem lub uszkodzeniem będzie uznane za wykroczenie. Wskazuje go art. 281 pkt 7 k.p. >patrz ramka poniżej.
Przykład
Pani Anna, była pracownica zakładu produkującego obuwie, zgłosiła się do pracodawcy z wnioskiem o odbiór dokumentacji, aby przedłożyć ją w ZUS. Po zapoznaniu się z aktami byłej pracownicy okazało się, że są one zalane oraz częściowo zniszczone. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy wykazała, że teczki pracowników były składowane w pomieszczeniu narażonym na cykliczne i wielokrotne podtopienia. Inspekcja ukarała pracodawcę 20 tys. zł grzywny.
