Harmonogram czasu pracy przy umowie na zastępstwo

Latem zatrudnienie pracowników na zastępstwo podyktowane jest najczęściej urlopami innych podwładnych. To oczywiście niejedyny powód podpisywania takich umów. Nadal te osoby zastępują nieobecnych z powodu urlopów macierzyńskich, wychowawczych czy długich zwolnień lekarskich lub urlopów bezpłatnych. Bez względu jednak na rolę, jaką mają pełnić zastępujący, wiążą się z tym pewne praktyczne trudności przy zatrudniania takich pracowników. Najczęściej dotyczą one czasu pracy oraz urlopów wypoczynkowych.

Jaki system dla zastępcy...

Pracownik angażowany na zastępstwo niejako wskakuje w system czasu pracy, w którym zatrudniony jest zastępowany pracownik. Jego praca musi być zatem planowana zgodnie z zasadami systemu czasu pracy zastępowanej osoby.

Przykład

Pracownik działu marketingu zaangażowany w zadaniowym systemie czasu pracy złożył pracodawcy wniosek o urlop wypoczynkowy, który miałby przypadać w sierpniu. Ponieważ w tym czasie firma przygotowuje promocję nowego produktu, szef na okres urlopu pracownika marketingu musi zatrudnić kogoś, kto by go zastąpił. Aby jednak mieć większą kontrolę nad zastępującym, postanowił, że ma on pracować od poniedziałku do piątku od 8 do 16, czyli w sztywnych godzinach działania biura. To niedopuszczalna decyzja pracodawcy. Zastępujący zatrudniony jest bowiem w takim samym systemie czasu pracy, w jakim pracuje osoba, którą zastępuje. W tej sytuacji ma to być system zadaniowy.

Jeśli pracodawca często zatrudnia pracowników na zastępstwo i chce mieć nad nimi lepszy nadzór, może wprowadzić dla nich odrębny system czasu pracy. Będzie on bardziej uzasadniony, gdyż trzeba sprawować nad nimi większą kontrolę niż nad stałymi pracownikami firmy.

Przykład

W regulaminie pracy pracodawca zapisał, że osoby przyjmowane do pracy w celu pełnienia zastępstwa za nieobecnych wykonują swoje obowiązki w podstawowym systemie czasu pracy, pracując od poniedziałku do piątku od 9 do 17 w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Takie postanowienie regulaminowe jest faktycznie uzasadnione i zgodne z powszechnymi przepisami.

Ustanowienie dla wykonujących obowiązki w charakterze pracownika zastępującego innego systemu czasu pracy musi wynikać z zapisów regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy, a u pracodawcy, który nie tworzy regulaminu pracy i nie jest związany postanowieniami uzp – z obwieszczenia. Te wewnątrzzakładowe akty prawne służą bowiem m.in. ustalaniu systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych.

W niektórych przypadkach dla zastępujących szef może ustalić jeden z dwóch systemów czasu pracy, które dla swojego obowiązywania wymagają jedynie zapisania ich w umowie o pracę. Skoro są one elementem angażu, wymagają jednak akceptacji obu stron – pracownika i pracodawcy.

Chodzi o system skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej. W obu pracownik może wykonywać swoje obowiązki do 12 godzin na dobę. W skróconym tygodniu praca zatrudnionego na zastępstwo może być planowana na nie więcej niż cztery dni w tygodniu, a w systemie weekendowym – jedynie w piątki, soboty, niedziele oraz święta.

Przykład

Pracownik zatrudniony w sklepie na zastępstwo jako sprzedawca ma zapisane w umowie o pracę, że wykonuje swoje zadania w systemie pracy weekendowej. Pracuje w piątki, soboty i niedziele na 0,9 etatu. Jeden ze stałych pracowników sklepu przebywa bowiem na długim urlopie wypoczynkowym i szef uznał, że najlepszy i najbardziej sprawiedliwy dla załogi będzie taki sposób zatrudnienia zastępującego. Odciąży to pozostałych w pracy w weekendy, kiedy w wakacje panuje największy ruch. Ponieważ zastępujący zgodził się na system pracy weekendowej, zapisano mu go w umowie o pracę i na tej podstawie przystąpił do wykonywania swoich obowiązków.

...i ile godzin

Przyjmując pracownika na zastępstwo, należy prawidłowo określić jego wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, w którym ma być zatrudniony. Sposób jego liczenia jest taki sam jak u innych pracowników. Tyle że ta osoba najczęściej rozpoczyna pracę w trakcie okresu rozliczeniowego czy nawet w trakcie miesiąca. Dlatego jej pierwszy od chwili zatrudnienia okres rozliczeniowy będzie krótszy niż u pozostałych i należy ustalić dla niej wymiar czasu pracy. Robi się to:

- mnożąc pełne tygodnie pracy (rozumiane jako siedem kolejnych dni, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego) przez 40,

- dodając do otrzymanej liczby iloczyn dni wystających poza pełne tygodnie pracy przypadających od poniedziałku do piątku przez 8 i

- odejmując od uzyskanego wyniku iloczyn liczby świąt przypadających w dniach od poniedziałku do soboty.

Uzyskany wynik oznacza liczbę godzin, którą można zaplanować do przepracowania przez zastępcę w jego pierwszym okresie rozliczeniowym.

Przykład

Zatrudniony w celu zastąpienia innego nieobecnego z powodu urlopu bezpłatnego rozpoczyna pracę 13 lipca. W firmie obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy. W pierwszym okresie rozliczeniowym, który dla pracownika jest krótszy od tego, który występuje w firmie (trwa od 13 lipca do 30 września), wymiar czasu pracy ustala się w następujący sposób:

- 11 tyg. x 40 godz. – 3 dni x 8 godz. – 1 święto x 8 godz. = 456 godz. Oznacza to, że planując zastępującemu pracę od zatrudnienia do końca okresu rozliczeniowego, nie można ustalić jej więcej niż 456 godzin.

Warto też tu pamiętać o prawidłowym rozliczeniu czasu pracy zastępującego, gdy kończy on współpracę. Umowa takiej osoby najczęściej rozwiązuje się albo w trakcie miesiąca, albo w trakcie trwającego już okresu rozliczeniowego. Zazwyczaj ostatni okres rozliczeniowy tej osoby jest krótszy niż zasadniczy. Niewykluczone, że spowoduje to nadpracowanie albo niedopracowanie wymiaru czasu pracy obowiązującego zastępcę. Tym bardziej że często moment zakończenia pracy nie jest znany od początku, lecz wynika z nieplanowanego albo innego niż wcześniej ustalony powrotu do firmy zastępowanej osoby.

Przykład

Pracownika zastępującego zatrudniono w miesięcznym okresie rozliczeniowym z wykorzystaniem równoważnego systemu czasu pracy. Zgodnie z jego wymiarem czasu pracy na lipiec pracodawca ustalił mu taki harmonogram jak w >tabeli. Jak się jednak okazało, z powodu wcześniejszego powrotu pracownika zastępowanego do pracy osoba zastępująca zakończyła zatrudnienie 17 lipca. Dlatego wymiar czasu pracy, jaki powinna przepracować do końca zatrudnienia, wynosi 104 godziny (2 tyg. x 40 godz. + 3 dni x 8 godz.). Jednak na skutek tak ułożonego harmonogramu pracownik wypracował aż 120 godzin.

Jeśli zatrudniony na zastępstwo w związku z kończącą się umową o pracę przepracuje zbyt dużo godzin, niż to wynika z jego wymiaru w ostatnim okresie rozliczeniowym, nadwyżkę należy mu rozliczyć (zrekompensować) jako godziny nadliczbowe.

Ponieważ w opisywanym przykładzie przepracowane ponad wymiar godziny wynikały z harmonogramu czasu pracy, stanowią one pracę nadliczbową z przekroczenia średniotygodniowego, za którą pracownikowi należy się oprócz normalnego wynagrodzenia 100-proc. dodatek do pensji.

Jeśli zaś na skutek stworzonego harmonogramu czasu pracy pracownik nie dopracowałby obowiązującego wymiaru, szef i tak musi mu wypłacić wynagrodzenie takie, jakby dopracował ten wymiar. Niedopracowanie nie jest bowiem konsekwencją przyczyn leżących po stronie etatowca, ale pracodawcy.

Urlop też się należy

Ponieważ zatrudniony na zastępstwo musi wypełnić lukę po nieobecnym w firmie, najczęściej nie korzysta z urlopu wypoczynkowego, choć oczywiście ma do tego pełne prawo. Dość często jednak sam pracownik nie chce brać urlopu albo zwyczajnie ze względu na rolę, jaką pełni, jest to praktycznie niemożliwe. Podczas jego wakacji musiałaby go bowiem zastępować kolejna osoba, co wymagałoby zatrudnienia następnego pracownika, na co wielu pracodawców nie stać.