Refundacja okularów korekcyjnych a odliczenie VAT

Firma jest podatnikiem VAT prowadzącym działalność w całości opodatkowaną. Zgodnie z regulaminem pracy osobom pracującym co najmniej cztery godziny dziennie przy obsłudze monitora ekranowego firma zobowiązana jest nabyć okulary korekcyjne lub zwrócić koszt ich zakupu do określonej kwoty, jeżeli zakup takich okularów wynika z zaleceń lekarza. W związku z tym część okularów kupuje firma (faktura jest wystawiana na firmę), a następnie przekazuje je swoim pracownikom. Najczęściej okulary kupuje sam pracownik (na co zezwala regulamin pracy). Zdarza się też, że okulary nabywają pracownicy, i wtedy faktura jest wystawiona na konkretnego pracownika jako nabywcę, natomiast firma na podstawie faktury zwraca mu koszt zakupu do określonej kwoty. Czy przekazanie okularów pracownikowi lub zwrot kosztów zakupu będzie podlegać opodatkowaniu VAT? Czy firma ma prawo do odliczenia podatku z tytułu ich nabycia? – pyta czytelniczka.

Zasady dotyczące organizacji pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973).

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Na podstawie § 8 ust. 2 rozporządzenia pracodawca ma natomiast obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przepisy te w sposób ogólny określają warunki zapewnienia przez pracodawcę okularów korekcyjnych. W związku z tym zasadne jest, aby pracodawca szczegółowo określił w wewnętrznych regulacjach warunki zapewnienia pracownikom pracującym przy monitorach ekranowych okularów korekcyjnych, w tym zasady finansowania ich zakupu.

Z opisu sprawy wynika, że zgodnie z regulaminem pracy firma nabywa okulary, które następnie przekazuje pracownikom. Faktura wystawiona jest na firmę, natomiast kupującym jest najczęściej sam pracownik (do czego upoważnia go regulamin pracy). Występują również przypadki, w których okulary kupuje pracownik, a firma na podstawie faktury wystawionej na pracownika zwraca mu koszt zakupu do określonej kwoty. Mamy zatem do czynienia z dwiema sytuacjami.

1. Firma jest nabywcą okularów, które następnie przekazuje pracownikowi.

2. Kupującym jest pracownik.

Zakup na zakład pracy

W pierwszej z sytuacji sprzedaż okularów faktycznie odbywa się pomiędzy kilkoma podmiotami (sklep – pracodawca – pracownik), a okulary są wydawane przez sklep ostatecznemu nabywcy – pracownikowi. Regulamin pracy zezwala pracownikowi na nabycie okularów w imieniu pracodawcy (faktura jest wówczas wystawiona na firmę). Tym samym to pracodawca kupuje okulary (nabywa prawo do rozporządzania towarem jak właściciel), które następnie oddaje pracownikowi. Dochodzi wówczas do tzw. dostaw łańcuchowych.

W myśl art. 7 ust. 8 ustawy o VAT w przypadku gdy kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy towarów dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach. Transakcje pomiędzy sklepem a pracodawcą i między pracodawcą a pracownikiem są odrębnymi dostawami towarów. Przy czym druga z nich może być nieodpłatna (gdy firma w całości refunduje zakup okularów) albo odpłata (gdy firma częściowo refunduje pracownikowi zakup okularów).

Dofinansowanie pełne...

Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT zasadniczo opodatkowaniu VAT podlega odpłatna dostawa towarów. Dostawa towarów oznacza przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (art. 7 ust. 1 ustawy o VAT). Jednak na mocy art. 7 ust. 2 ustawy o VAT ustawodawca objął opodatkowaniem również dostawę nieodpłatną. Zgodnie z tym przepisem przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się także przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy o VAT wyłączone z opodatkowania są przekazywane prezenty o małej wartości i próbki, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika >patrz ramka.

Skutkiem tak sformułowanego art. 7 ust. 2 ustawy o VAT jest co do zasady opodatkowanie wszelkiego przekazania towarów, pod warunkiem że podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tych towarów. Opodatkowaniu VAT nie podlega jednak przekazanie towarów, jeżeli obowiązek ich wydania wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub jest zagwarantowany pracownikom na podstawie kodeksu pracy lub innych przepisów. Wówczas zapewnienie pracownikom określonych towarów (jak np. okulary korygujące wzrok) jest obowiązkiem firmy uregulowanym w odrębnych przepisach i jest czynnością związaną z działalnością gospodarczą. Przekazanie takich towarów nie jest zatem czynnością służącą celom osobistym pracowników, lecz jest wykonywane w ramach stosunku zatrudnienia, do czego firma jest zobligowana przepisami prawa >patrz ramka.

Nieodpłatne przekazanie pracownikom przez firmę okularów korygujących wzrok, na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej oraz na podstawie prawa wewnętrznego firmy, w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, nie podlega opodatkowaniu VAT.

Potwierdziła to Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 31 stycznia 2012 r. (ILPP4/443-696/11-6/ISN). W piśmie tym czytamy: „przekazanie pracownikom okularów korygujących w ramach stosunku zatrudnienia, do czego zainteresowany zobligowany jest przepisami prawa, w formie dokonywanego całościowego zwrotu kosztów nabycia okularów na podstawie faktury, na której będzie on wskazany jako nabywca, nie będzie stanowić w tym przypadku przekazania towarów na cele osobiste pracowników, gdyż takie przekazanie będzie miało na celu zabezpieczenie pracownikom zgodnych z przepisami warunków pracy. Uwzględniając powyższe, należy stwierdzić, iż nieodpłatne przekazanie okularów korygujących swoim pracownikom, którego obowiązek dokonania wynika z przytoczonych powyżej przepisów, w formie dokonywanego całościowego zwrotu kosztów nabycia okularów na podstawie faktury, na której jako nabywca wskazana będzie spółka, nie wypełni warunków art. 7 ust. 2 ustawy i znajdzie się poza zakresem czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług".

... albo  częściowe

Mogą również wystąpić przypadki, w których firma nabywa okulary, a koszt zakupu pokrywa pracownik oraz firma do określonego limitu. Płaci więc w części pracodawca, a w części pracownik, przy czym faktura jest wystawiona na firmę jako nabywcę towaru. W przepisach o podatku od towarów i usług nie mówi się o czynnościach, które są częściowo odpłatne. Dana transakcja albo jest nieodpłatna, albo odpłatna, nawet wtedy, gdy wynagrodzenie nie pokrywa całości kosztów świadczenia. Gdy zatem faktura dokumentująca nabycie okularów korekcyjnych jest wystawiona na firmę (firma nabyła prawo do rozporządzania towarem jak właściciel), a pracownik w części ponosi koszty zakupu, wówczas należy przyjąć, że pomiędzy pracodawcą a pracownikiem doszło do odpłatnego przekazania. Jest to odpłatna dostawa towarów podlegająca opodatkowaniu VAT.

Tak stwierdziła również  Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 31 stycznia 2012 r. (ILPP4/443-696/11-6/ISN), która uznała, że: „obciążenie pracowników uprawnionych do przekazania im przez pracodawcę okularów korygujących wzrok określoną kwotą do zapłaty powodować będzie, iż na gruncie ustawy należy przyjąć, że czynność ta będzie odpłatna. Tym samym stwierdzić należy, że choć okulary zostaną przekazane za częściowym wynagrodzeniem, to jednak ich przekazanie będzie należało uznać za odpłatną dostawę towarów. Tak więc przekazanie okularów korygujących wzrok pracownikom zainteresowanego za odpłatnością stanowić będzie, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, czynność podlegającą opodatkowaniu, na zasadach ogólnych, według stawek obowiązujących dla danego towaru".

Zwrot kosztów osobie zatrudnionej

W drugiej z opisanych w pytaniu sytuacji pracownik kupuje okulary „na siebie" (na fakturze jako nabywca widnieje pracownik), a firma zwraca mu koszt ich zakupu do wartości określonego limitu. Wówczas okulary zakupione przez pracownika są od momentu nabycia jego własnością. Transakcja odbywa się pomiędzy sklepem a pracownikiem. Zatrudniająca go firma jedynie przekazuje mu środki pieniężne i nie dochodzi do żadnego przekazania towarów przez firmę pracownikowi. Tym samym nie występuje żadna czynność podlegającą opodatkowaniu VAT określona w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT.

Przepis ten zawiera zamknięty katalog czynności podlegających opodatkowaniu i należą do nich:

1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2) eksport towarów;

3) import towarów na terytorium kraju;

4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Oznacza to, że zwrot przez firmę pracownikowi kosztów zakupu okularów (bez znaczenia, czy całej wartości czy do określonego limitu), jako czynność niewymieniona w art. 5 ustawy o VAT, nie podlega opodatkowaniu VAT. Takie stanowisko wielokrotnie potwierdzał fiskus (np. interpretacje Izby Skarbowej w Warszawie z 29 grudnia 2011 r., IPPP3/443-1303/11-2/KC, oraz z 27 lutego 2013 r., IPPP3/443-1167/12-4/IG, a także Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 stycznia 2012 r.,  ILPP4/443-696/11-7/ISN).

Badania wstępne, okresowe i kontrolne w kodeksie pracy

Zasady przeprowadzania badań lekarskich pracowników reguluje art. 229 kodeksu pracy.

Zgodnie z § 1 tego artykułu wstępnym badaniom lekarskim podlegają:

1) osoby przyjmowane do pracy,

2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Badaniom wstępnym nie podlegają jednak osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. W myśl art. 229 § 2 kodeksu pracy pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim.