Podczas wyjazdu służbowego pracodawca ma zagwarantować podwładnemu opiekę medyczną. Jeśli więc nie wykupi komercyjnej polisy ubezpieczeniowej, będzie musiał pokryć koszty jego leczenia z własnych środków (§ 19 ust. 1–3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, DzU z 2013 r., poz. 167).
Przy delegowaniu pracownika poza obszar UE na nic zda się wyrobienie karty EKUZ, która uprawnia do bezpłatnych podstawowych świadczeń opieki zdrowotnej, dostępnych dla obywateli kraju europejskiego. Poza Europą karta ta staje się bezużyteczna. Co więcej, nawet na obszarze starego kontynentu nie pokrywa ona 100 proc. wydatków związanych z wypadkiem lub chorobą, do których doszło w trakcie delegacji. Nie można m.in. dochodzić zwrotu kosztów transportu.
Tu zatem przewagę mają polisy ubezpieczeniowe wykupowane przez pracodawcę dla etatowców przebywających w podróży służbowej. Mogą mieć one charakter otwarty, co sprawdza się w firmach delegujących w krótkim okresie wiele osób. W takim przypadku składkę ubezpieczeniową ustala się na podstawie szacunkowej liczby oddelegowanych oraz czasu ich pobytu w podróży. Dopuszczalne jest też zawarcie polisy obejmującej jeden wyjazd konkretnego pracownika lub grupy osób.
Na wysokość składki ubezpieczeniowej wpływa także zakres polisy. Poza kosztami leczenia może chronić etatowca przed następstwami nieszczęśliwych wypadków, bagaż podróżny czy gwarantować assistance. Ubezpieczenie wykupywane na czas podróży służbowej uzupełnia się niekiedy o polisę od odpowiedzialności cywilnej. Ma to szczególne znaczenie przy zadaniach służbowych, których realizacja wiąże się z niebezpieczeństwem wyrządzenia szkody osobie trzeciej. Wszystko to pozwala ograniczyć ryzyko pracodawcy związane z delegowaniem pracowników do wykonywania zadań służbowych w krajach egzotycznych. Będą go bowiem obciążać tylko te koszty, których nie pokryje polisa wykupiona dla pracownika.
Dodatkowe ubezpieczenie delegowanych warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy podróż ma się odbywać do krajów lub regionów zagrożonych aktami terroryzmu lub porwaniami. Wiele towarzystw asekuracyjnych służy pomocą i w takich nietypowych sytuacjach, oferując polisy na wypadek uprowadzenia pracownika. Współpracują z firmami zajmującymi się doradztwem w sprawie ryzyka i zarządzaniem kryzysowym. W momencie takiego incydentu ich oferta obejmuje wysłanie specjalistów w miejsce zdarzenia i do siedziby pracodawcy. Ich rolą jest pomoc w przejściu sytuacji kryzysowej i doradztwo klientowi.
