Przechowywanie papierowych dokumentów, teczek osobowych pracowników, czy też niezbędnych informacji o umowach zawieranych z klientami, jest nie tylko kosztowne, ale także niepotrzebnie zajmuje przestrzeń.
Choć polskie przepisy pozwalają na elektronizację papierowych dokumentów, niewielu przedsiębiorców wybiera taką możliwość. Efekt? Jeden z banków tylko w 2018 r. przekazał do firmy archiwizującej 65 mln kartek papieru zawierających dane osobowe pracowników i klientów.
Administracja i sądy wciąż analogowe
– Mimo zmian w prawie przedsiębiorcy nadal obawiają się rozstania z papierową wersją dokumentu – zauważa Stefan Kotański z Iron Mountain. – Jest to związane z różnicami pokoleniowymi. Ludzie starszej daty przyzwyczajeni są do pracy z papierową wersją dokumentów, co przekłada się na administrację państwową. Mimo że prawo pozwala traktować elektroniczną wersję dokumentu jak potwierdzony materiał dowodowy, sądy wciąż proszą o wersję papierową.
– Z naszych doświadczeń wynika, że w zarządach i radach nadzorczych firm elektronizacja obiegu dokumentów to temat numer jeden – mówi Dagmara Sender z Archidoc. – Wszędzie tam, gdzie to tylko możliwe, starają się wprowadzać ich elektroniczne wersje. Problem w tym, że ustawodawca wprowadza coraz to nowe obowiązki, które utrudniają im życie.
Przykładowo ubezpieczyciele, którzy prowadzą OFE, już liczą, ile będzie ich kosztowała obsługa papierowych wniosków, jeśli uczestnik zdecyduje się na przeniesienie tych pieniędzy do ZUS. Każdą deklarację trzeba będzie wyciągnąć z koperty, zeskanować i przesłać do ZUS.
