Firma

Wydatki trzeba skrupulatnie udokumentować

Fotorzepa, Rob Robert Gardziński
Rozliczając projekt, na który otrzymaliśmy dofinansowanie, musimy pilnować terminów przesyłania wniosków o płatności, a także kopii faktur
Przedsiębiorca, którego projekt zakwalifikował się do wsparcia, zanim je otrzyma, musi rozliczyć poniesione wydatki. Robi to, wskazując we wnioskach o płatność wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem.
Każdy taki wniosek składany jest w formie elektronicznej i papierowej z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie lub zgodnie z najbardziej aktualnym, zatwierdzonym przez instytucję wdrażającą, harmonogramem realizacji inwestycji, tzw. harmonogramem rzeczowo-finansowym. [srodtytul]Co trzeba dołączyć[/srodtytul] Niezbędnymi załącznikami do wniosku o płatność są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami ich zapłaty, jak również kopie dokumentów potwierdzających odbiór lub wykonanie prac (także poświadczone za zgodność z oryginałem).
Dobrze jest o tym pamiętać już na etapie wystawiania dokumentów księgowych, chociażby z tego powodu, aby uzgodnić z dostawcą właściwą nazwę towaru lub usługi, jaka ma się w nim znaleźć. Z jednej strony opis towaru lub usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, czego dotyczy, z drugiej zaś powinien korespondować z harmonogramem rzeczowo-finansowym inwestycji. W przeciwnym razie do rozliczenia potrzebne będą dodatkowe specyfikacje i wyjaśnienia od dostawców. [srodtytul]Warto zbierać papiery[/srodtytul] Każdy oryginał dokumentu księgowego należy właściwie opisać. Niezbędne jest więc wskazanie dekretacji oraz numeru księgowego, informacji o poprawności formalnej i merytorycznej, a także adnotacji o sposobie zapłaty, jeżeli nie wynika to z samego dokumentu. Dodatkowo na oryginale powinien się znaleźć tytuł realizowanego projektu wynikający z umowy o dofinansowanie, informacja o współfinansowaniu projektu ze środków odpowiedniego funduszu oraz data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie. [b]Uwaga![/b] Ponieważ wskazane informacje są powtarzalne, do nanoszenia ich warto wyrobić pieczęć. Uprości to znacznie życie przedsiębiorcy. [srodtytul]Liczy się kurs wymiany[/srodtytul] W opisie każdego dokumentu księgowego należy zaznaczyć, do której spośród kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie lub najbardziej aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym odnosi się kwota dokumentowana daną fakturą. W przypadku dokumentu księgowego wystawionego w walucie obcej na oryginale dodatkowo powinien się znaleźć kurs sprzedaży waluty ustalony przez bank realizujący płatność z dnia jej dokonania. Jeżeli płatność dokonywana jest w transzach, należy również podać kursy sprzedaży walut ustalone przez bank realizujący płatności dla każdej z transz. Wymienione informacje mogą być umieszczone na drugiej stronie danego dokumentu księgowego. [b]Uwaga![/b] W celu potwierdzenia przyjętych kursów niezbędnym będzie przygotowanie wydruków tabel kursowych lub uzyskanie stosownych zaświadczeń bankowych. Instytucja wdrażająca weryfikuje w ten sposób stosowanie zasady rozliczania wydatków faktycznie poniesionych. [srodtytul]Uczciwa konkurencja musi być zapewniona[/srodtytul] Bardzo duże znaczenie ma właściwe udzielanie zamówień. Przedsiębiorca jest zobowiązany stosować [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=30BA2F796C8005160D8E261595BBCDB6?n=1&id=247401&wid=327809]prawo zamówień publicznych (DzU z 2007 r. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.)[/link], tylko gdy wynika to z art. 3 ustawy. Nawet jednak, gdy korzystanie z tych przepisów nie jest konieczne, trzeba pamiętać o zachowaniu zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w związku z realizowanym zakupem. [b]Przedsiębiorca powinien przeprowadzić konkurs ofert dla każdego zamówienia przekraczającego równowartość 14 tys. euro netto.[/b] Konkurs ofert przeprowadzany jest według określonych w umowie z instytucją wdrażającą zasad. Kompletna dokumentacja konkursu ofert dla każdego udzielonego zamówienia dotyczy: zapytań ofertowych, co najmniej trzech ofert ważnych na dzień złożenia zamówienia lub zawarcia umowy lub dokonania zakupu, protokołów wyboru ofert, zamówień, umów czy protokołów odbioru. [srodtytul]Warto założyć osobne konto...[/srodtytul] Chcąc rozliczyć projekt finansowany z funduszy unijnych, przedsiębiorca powinien być przygotowany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wszystkich operacji gospodarczych związanych z realizowaną inwestycją. Dotyczy to zarówno zakupionych środków trwałych, jak i przepływów środków pieniężnych w okresie realizacji projektu. [b]W przypadku zaliczkowania dotacji należy się liczyć z koniecznością założenia dodatkowego konta bankowego lub wydzielenia odrębnego subkonta.[/b] Aby uniknąć problemów, konto powinno być nieoprocentowane oraz służyć wyłącznie do obsługi transakcji związanych z wydatkami kwalifikowalnymi. [srodtytul]... i archiwum[/srodtytul] Uporządkowana i właściwie przechowywana dokumentacja zwiększa szanse uniknięcia kłopotów. Warto pomyśleć o założeniu odrębnych segregatorów do ewidencjonowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu unijnego. Umożliwi to ich szybkie udostępnienie w celu weryfikacji np. podczas kontroli. [srodtytul]Trzeba się chwalić[/srodtytul] Realizując inwestycję unijną, nie można zapomnieć o promocji projektu. W przypadku inwestycji w środki trwałe chodzi o umieszczenie tablicy informacyjnej w trakcie realizacji projektu oraz tablicy pamiątkowej po jego zakończeniu, odpowiednie oznaczenia kupionych środków trwałych oraz zamieszczenie informacji dotyczących realizacji projektu na firmowej stronie internetowej. [ramka][b]WAŻNE[/b] Faktura „pro forma” pełni jedynie funkcję informacyjną i nie stanowi dowodu poniesienia wydatku kwalifikowalnego. Na jej podstawie nie można dokonać refundacji oraz rozliczenia przekazanej zaliczki, co nie zmienia faktu konieczności dostarczenia jej kopii wraz z wnioskiem o płatność. [/ramka] [ramka][b]Stały nadzór będzie pomocny[/b] Warto na bieżąco konsultować kwestie projektowe z pracownikami instytucji odpowiedzialnych za rozliczanie. Umożliwi to wyjaśnienie wątpliwych kwestii jeszcze przed sporządzeniem oficjalnych raportów i ułatwi pracę obu stronom. Wbrew pozorom urzędnicy zarówno na szczeblu centralnym, jak i w regionach chętnie służą pomocą i bardzo często stają po stronie przedsiębiorcy w celu sprawnego rozwiązania niemal każdego problemu[/ramka] [i]Autor jest project managerem w spółce ABBEYS Europejskie Doradztwo Finansowe[/i]
Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL