- dana osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
W tym drugim przypadku organ wydaje zaświadczenie tylko wówczas, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przed wydaniem zaświadczenia można przeprowadzić, w koniecznym zakresie, postępowanie wyjaśniające (art. 218 k.p.a.). Podkreśla się, że przedmiot postępowania o wydanie zaświadczenia jest wąski i ma specyficzny charakter. Nie obejmuje on kompetencji do orzekania przez organ w danej sprawie administracyjnej, czyli ustalania praw lub obowiązków podmiotów prawa, ale sprowadza się tylko do poświadczenia faktów lub stanów prawnych.
Zaświadczenie jest aktem wiedzy, a nie aktem woli organu i nie ma charakteru prawotwórczego. Nie rozstrzyga ono żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej ani nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Zaświadczeniem organ potwierdza tylko istnienie określonego stanu na podstawie posiadanych już danych, a postępowanie wyjaśniające, jakie można przeprowadzić przed wydaniem zaświadczenia, spełnia tylko pomocniczą rolę przy ustalaniu jego treści. Postępowanie to ogranicza się do czynności, które pozwolą na urzędowe rozpoznanie wniosku (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 kwietnia 2018 r., sygn. II OSK 2527/17, LEX nr 2494340). W wyroku NSA z 24 kwietnia 2014 r. (sygn. I OSK 700/13, LEX nr 1574681) zwrócono uwagę, że wyróżnia się trzy przypadki odmowy wystawienia zaświadczenia:
- w razie braku interesu prawnego osoby ubiegającej się o zaświadczenie,
- w przypadku niewłaściwości organu, do którego skierowano żądanie bądź
- gdy nie można spełnić żądania dotyczącego treści zaświadczenia – ze względu na treść posiadanych danych lub dokumentów bądź ze względu na wyraźny zakaz ustanowiony w odrębnych przepisach.
