Służba cywilna: jak sprawdzić, czy etat dostał najlepszy kandydat

Osoby organizujące i uczestniczące w procesie rekrutacji kandydatów do pracy na wolne stanowiska w służbie cywilnej muszą chronić dane osobowe osób, które do takiej rekrutacji przystąpiły. Nie oznacza to jednak, że informacje o tych osobach a także wytworzone przez urząd w trakcie prowadzonej przez niego procedury dokumenty są tajne. O tym, co może być ujawnione decyduje ustawa o służbie cywilnej (dalej usc) oraz (a może przede wszystkim) ustawa o dostępie do informacji publicznej (dalej udip). Zgodnie z tą ostatnią ustawą wszystko, co stanowi informację publiczną może być ujawnione.

Informacje jawne

Ujawniona może być m.in. informacja publiczna o zasadach funkcjonowania organów władzy publicznej, w tym o naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie określonym w przepisach odrębnych (art. 6 ust. 1 pkt. 3 udip). Takim przepisem odrębnym jest art. 29 usc. Zgodnie z nim, imiona i nazwiska kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne, oraz wynik naboru stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze. Oznacza to, że choć dyrektor generalny nie ma obowiązku publikacji (np. na stronach Biuletynu Informacji Publicznej urzędu) nazwisk osób, które spełniły formalne wymagania a więc zostały zakwalifikowane do udziału w części merytorycznej naboru, to lista takich osób podlega udostępnieniu na wniosek w trybie przewidzianym ustawą o dostępie do informacji publicznej.

Sposób upowszechniania wyników naboru wynika z art. 31 usc. Zgodnie z tym przepisem dyrektor generalny urzędu niezwłocznie po przeprowadzonym naborze upowszechnia informację o wyniku naboru przez umieszczenie jej w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu, oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Informacja taka powinna zawierać:

- nazwę i adres urzędu;

- określenie stanowiska pracy;

- imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.

Dane spoza pragmatyki

To wszystkie obowiązki informacyjne, jakie ustawa o służbie cywilnej nakłada na osoby zaangażowane w procedurę naboru. Nie oznacza to jednak, że inne dane wytworzone w jego trakcie w tym sporządzony z naboru protokół wraz z załącznikami są dla osób zainteresowanych niedostępne.

Jak uznał, bowiem WSA w Warszawie w wyroku z 26 października 2016 r. (II SAB/Wa 172/16) dokumenty te stanowią, informację publiczną, co oznacza, że podlegają udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w ustawie o dostępie do takich informacji.

Tym samym, WSA w Warszawie odrzucił pogląd, że ustawa o służbie cywilnej określa autonomicznie i samodzielnie, które z informacji dotyczące naboru kandydatów do służby cywilnej stanowią informację publiczną. Zdaniem WSA to, że przepisy ustawy o służbie cywilnej kwalifikują informacje dotyczące imion i nazwisk kandydatów, jako informacje publiczne (art. 29 usc) nie oznacza automatycznie, że pozostałe informacje, zawarte w dokumentach naboru w tym protokoły, załączniki, takiego waloru nie posiadają. Nie można, bowiem zapominać o przepisach konstytucyjnych (m.in. art. 60- 61) oraz ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Szeroka definicja

Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że informacją publiczną jest każda informacja wytworzona przez władze publiczne oraz osoby pełniące funkcje publiczne oraz inne podmioty, które wykonują funkcje publiczne lub gospodarują mieniem publicznym, jak również informacje odnoszące się do wspomnianych władz, osób i innych podmiotów, niezależnie od tego, przez kogo zostały wytworzone (wyrok NSA z 30 października 2002 r., II SA 1956/02, wyrok NSA z 21 lipca 2011 r., I OSK 678/11). Jest nią też, co podkreślił WSA w Opolu w uzasadnieniu wyroku z 21 czerwca 2012 r. (II SAB/Op 18/12), treść wszelkiego rodzaju dokumentów odnoszących się do organu władzy publicznej, związanych z nim bądź dotyczących go w jakikolwiek sposób. A więc zarówno treści dokumentów bezpośrednio przez organ wytworzonych, jak i te, których używa się przy realizacji przewidzianych prawem zadań, nawet, gdy nie pochodzą wprost od niego.

Ważne!

O zakwalifikowaniu informacji, jako podlegającej udostępnieniu w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej decyduje kryterium rzeczowe, tj. treść i charakter informacji.

W uzasadnieniu cytowanego wcześniej wyroku z 26 października 2016 r. WSA w Warszawie podkreślił, iż wolą racjonalnego ustawodawcy było zapewnienie dostępności do informacji dotyczącej osób decydujących się na służbę publiczną. Zgodnie, bowiem z art. 60 konstytucji, obywatele polscy mają prawo dostępu do służby publicznej (w tym służby cywilnej) na jednakowych zadach, zgodnie z zasadą równości wyrażoną w art. 31 ustawy zasadniczej. Oznacza to, że nabór do tej służby powinien odbyć się na jednakowych zasadach i podlegać kontroli społecznej w postaci publicznej dostępności do procedur naboru do służby publicznej (cywilnej). Wobec tego informacje związane z naborem kandydatów do służby publicznej podlegają upublicznieniu w zakresie, w jakim pozostają w związku z tym postępowaniem.

Dotyczy to nie tylko imion i nazwisk osób, które przystąpiły do naboru, ale też ich wykształcenia, stażu pracy i dodatkowych kwalifikacji itd. Jeżeli bowiem konstytucyjna zasada równości w dostępie do służby ma być realna, to tym samym konieczne jest umożliwienie każdemu zainteresowanemu sprawdzenie, czy istotnie wyniki naboru wyłoniły najlepszych kandydatów według ustalonych przy naborze kryteriów. Temu służy tryb określony w ustawie o dostępie do informacji publicznej (wyroki: WSA w Warszawie z 17 czerwca 2013 r., II SA/Wa 392/13 , WSA w Olsztynie z 25 marca 2009 r., II SAB/Ol 8/09, WSA w Gdańsku z 17 listopada 2011 r., SAB/Gd 53/11).

Termin określa ustawa

Urząd, do którego wpłynie wniosek o udostępnienie dokumentów uznanych za informacje publiczną powinien udostępnić je bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Przy czym jeżeli ich udostępnienie we wskazanym terminie nie jest możliwe, urząd ma obowiązek powiadomić (w tym terminie) o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Dodatkowo, jeżeli okazałoby się, że w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, urząd zmuszony będzie ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, ma on prawo pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Musi tylko w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomić wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy o tej opłacie, chyba, że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek (art.13 udip).

podstawa prawna: Art. 1, art. 6, art. 10, art. 13 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1764)

podstawa prawna: Art. 20-31 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1345)

Protokół naboru

Protokół z przeprowadzonego naboru zawiera

- określenie stanowiska pracy, na które był przeprowadzany nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów wraz ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych o ile do przeprowadzanego naboru stosuje się przepis art. 29 a ust. 2, przedstawianych dyrektorowi generalnemu;

- liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów formalnych;

- informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;

- uzasadnienie dokonanego wyboru;

- skład komisji przeprowadzającej nabór.

Z orzecznictwa

- Jeśli nie ma przeszkód technicznych – dysponent informacji publicznej zobowiązany jest ją udostępnić w sposób i formie określonych przez wnioskodawcę, który wyłącznie jest uprawniony do modyfikacji tego sposobu i formy – wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 31 sierpnia 2016 r. (II SAB/Go 47/16);

- Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie reguluje sytuacji złożenia wniosku zbyt ogólnego, zaś podmiot zobowiązany nie jest upoważniony do jego modyfikacji. Jeżeli zatem wnioskodawca nie sprecyzował zakresu żądania poprzez nienazwanie dokumentu (informacji) lub co najmniej nie wskazał kryteriów umożliwiających jego odnalezienie w zbiorze danych, nie mamy do czynienia z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej. W takiej sytuacji adresat wniosku powinien ograniczyć się do poinformowania wnioskodawcy, że wniosek nie jest wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej – teza 1 wyroku WSA we Wrocławiu z 20 grudnia 2016 r. (IV SA/Wr 369/16);

- Skoro przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej nie nakładają na organ obowiązku wzywania wnioskodawcy do precyzowania żądania z uwagi na jego nieczytelność, to na wnioskodawcy spoczywa obowiązek takiego formułowania żądania, aby nie budziło ono większych wątpliwości interpretacyjnych i pozwoliło ustalić podmiotowi zobowiązanemu, co jest jego przedmiotem. Zaznaczyć należy, iż nierozpoznanie wniosku przez podmiot zobowiązany z uwagi na jego nieczytelność nie uniemożliwia wnioskodawcy złożenia kolejnego, sprecyzowanego już żądania o udzielenie informacji publicznej – teza 1 WSA w Poznaniu z 7 kwietnia 2016 r. (II SAB/Po 13/16).

Czy wniosek otrzymany drogą mailową jest ważny

Uczestnik biorący udział w konkursie na stanowisko starszego specjalisty w jednym z urzędów centralnych nie został zatrudniony. Chciałby dowiedzieć się, dlaczego przegrał. Postanowił więc sprawdzić uzasadnienie dokonanego przez komisje wyboru. Wysłał wniosek o udostępnienie takiego uzasadnienia, będącego częścią protokołu z przeprowadzonego naboru na adres mailowy urzędu. Czy urząd musi zrealizować złożony w tej formie wniosek?

Tak. Jak uznał NSA w postanowieniu z 18 listopada 2015 r. (I OSK 2897/15) ustawa o dostępie do informacji publicznej nie określa jakichkolwiek wymagań formalnych takiego wniosku poza tym, że powinien on być utrwalony w formie pisemnej. Ugruntowane orzecznictwo sądów administracyjnych nakazuje zaś za wniosek pisemny uznawać również przesłanie zapytania pocztą elektroniczną (e-mail) – i to nawet, gdy do jego autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny (np. wyrok NSA z 16 marca 2009 r., I OSK 1277/08). Pogląd ten uzasadniony jest brakiem konieczności pełnego zidentyfikowania wnioskodawcy, a to z tego względu, że żądając udostępnienia informacji publicznej nie musi się on wykazać jakimkolwiek interesem prawnym lub faktycznym, aby informację taką otrzymać (wyrok WSA w Krakowie z 20 lipca 2016 r. II SAB/Kr 102/16).

Warto podkreślić, iż w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się, że odpowiednia konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu – aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną (postanowienia NSA: z 10 września 2015 r., I OSK 1968/15 ; z 3 listopada 2015 r., I OSK 1940/15) należy do obowiązków organu administracji publicznej. Skutki trudności, błędów czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami (np. poczty elektronicznej, systemu ePUAP) nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów (postanowienie NSA z 5 listopada 2015 r., I OZ 1414/15).

Tym samym ryzyko nieodebrania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej listu, skierowanego na oficjalnie podany adres poczty elektronicznej organu, obciążać będzie ten organ a nie osobę nadawcę przesyłki. Uznaje się, bowiem, że podanie do powszechnej wiadomości adresu poczty elektronicznej przez organ należy traktować, jako jego zobowiązanie, że wiadomości wysłane na ten adres będą odbierane.

Jednak, jak podkreśla WSA w Gliwicach w wyroku z 6 września 2016 r. (IV SAB/Gl 89/16) tak istotne odformalizowanie postępowania mające na celu umożliwienie obywatelowi dostępu do informacji publicznej, w tym możliwość złożenia wniosku także z wykorzystaniem poczty elektronicznej nie może oznaczać całkowitej dowolności i braku jakichkolwiek obowiązków po stronie wnioskodawcy. Skoro wybiera on złożenie wniosku za pośrednictwem poczty elektronicznej, powinien zabezpieczyć potwierdzenie odbioru takiego wniosku lub upewnić się, że wniosek taki wpłynął. Wówczas nie będzie żadnych wątpliwości, czy i w jakiej dacie wniosek do organu dotarł.

podstawa prawna: Art. 13 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1764)