Autor wniosku do urzędu miejskiego domagał się udostępnienia pełnej kopii rejestru korespondencji, przychodzącej do urzędu od 1 stycznia do 15 czerwca 2018 r. Burmistrz miasta odmówił, gdyż rejestr, zawierający dane osób fizycznych oraz informacje, będące tajemnicą przedsiębiorcy, musiałby zostać przetworzony. Uzyskanie przetworzonej informacji wymaga wykazania, iż jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego.
Czytaj także: Informacja publiczna: jak dokonać anonimizacji
Decyzję burmistrza uchyliło samorządowe kolegium odwoławcze. W opinii kolegium, burmistrz powinien udostępnić rejestr korespondencji, ale z anonimizacją, czyli po usunięciu danych, pozwalających na identyfikację określonego kręgu osób. Jednocześnie orzekło, że anonimizacja, polegająca na wykreśleniu z treści dokumentu różnych elementów, nie jest przetworzeniem informacji publicznej.
Pisma od przedsiębiorców
W wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy, burmistrz przesłał wnioskodawcy informację o wyodrębnionych z rejestru pozycjach, dotyczących korespondencji, kierowanej przez instytucje publiczne, po dokonanej anonimizacji. Odmówił natomiast udostępnienia rejestru korespondencji od osób fizycznych oraz od przedsiębiorców.
Cały rejestr, obejmujący okres od 1 stycznia 2018 r. do 15 czerwca 2018 r., liczył bowiem aż 7.332 pozycje. Zawierał takie m.in. dane, jak nazwa instytucji publicznej czy przedsiębiorcy, imię, nazwisko i adres osoby kierującej pismo, informację, jakiej sprawy dotyczy. Chcąc dokonać anonimizacji, należałoby każdą z pozycji rozpatrywać indywidualnie - uważał burmistrz. W części rejestru, dotyczącej korespondencji od przedsiębiorców, trzeba rozstrzygnąć, czy dana sprawa ma charakter publiczny, czy prywatny. A także zbadać, czy dane przedsiębiorcy, wpisane do rejestru, nie są danymi prywatnymi, i zweryfikować je na podstawie systemów ewidencji gospodarczej bądź Krajowego Rejestru Sądowego.
