Rozliczenie wydatków na remont w firmie - co z VAT i kosztami

- Firma prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Planuje remont magazynu. Chce go przeprowadzić, wykorzystując własne materiały i przy pomocy swoich pracowników. Co z VAT i kosztami w przypadku takiego rozwiązania? – pyta czytelniczka.

Wydatki poniesione na remont, które są niewielkie i nie sposób ustalić długości okresu, którego dotyczą oraz nie są dla celów bilansowych rozliczane w czasie, powinny zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą zdjęcia użytych w tym celu własnych materiałów z ewidencji magazynowej, prowadzonej zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Skala prac i jej efekty

Aby właściwie zakwalifikować przeprowadzony we własnym zakresie remont magazynu, w pierwszej kolejności należy ocenić czy czynności podjęte przez podatnika nie będą w istocie stanowić ulepszenia środka trwałego, ponieważ determinuje to moment i sposób zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, tj. ujęcie jako tzw. kosztów pośrednich (wydatki na remont) lub wyłączenie tych wydatków z kosztów uzyskania przychodów i ujęcie ich w formie odpisów amortyzacyjnych (wydatki na ulepszenie).

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji pojęcia „remont". Zasadne jest więc odwołanie się do definicji sformułowanej w przepisach prawa budowlanego. Zgodnie z art. 3 pkt 8 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1202 ze zm.) remontem jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

Różnica pomiędzy wydatkami ponoszonymi na remont, a nakładami ponoszonymi na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że remont zmierza do podtrzymania lub odtworzenia wartości użytkowej środka trwałego i jest rodzajem naprawy, natomiast w wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub przystosowany do pełnienia innych funkcji.

Z kosztów uzyskania przychodów wyłączone są wydatki na ulepszenie środków trwałych (art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy o PIT). Na podstawie art. 16g ust. 13 ustawy CIT powiększają one wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych. Za ulepszenie uważa się takie czynności jak przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja. Należy pamiętać, że na skutek zmiany przepisów zastosowanie będą mieć różne limity w zależności od momentu przyjęcia środka trwałego do używania. W przypadku ulepszenia po 31 grudnia 2017 r. środków trwałych przyjętych do używania przed 1 stycznia 2018 r., zastosowanie ma limit w wysokości 3500 zł decydujący o konieczności rozliczania wydatków w kosztach podatkowych poprzez amortyzację. Limit 10 000 zł dotyczy środków trwałych przyjętych do używania po 31 grudnia 2017 r.

Uwaga! Dla kwalifikacji wydatku jako poniesionego na ulepszenie środka trwałego istotne jest to, czy został poniesiony na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację. Samo spełnienie przesłanki dotyczącej ww. limitu nie powoduje automatycznie, że wydatek ten będzie zakwalifikowany jako wydatek na ulepszenie.

Księgi rachunkowe

Wydatki na remont magazynu wykorzystywanego w działalności gospodarczej podatnika, nieprowadzące do ulepszenia tego środka trwałego, powinny być zakwalifikowane jako tzw. koszty pośrednie. Potrącalne są one na zasadach określonych w art. 15 ust. 4d ustawy CIT, który stanowi, że koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy CIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych, jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Pojawia się pytanie, czy wydatki poniesione na nabycie materiałów wykorzystanych do przeprowadzenia remontu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich zdjęcia z ewidencji magazynowej ilościowo-wartościowej, prowadzonej zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Zgodnie z dominującym trendem interpretacyjnym, koszty remontów dla celów podatkowych powinny być rozliczane w czasie, jeśli w taki sposób rozliczenia przyjęty jest dla celów rachunkowych. W interpretacji indywidualnej z 30 czerwca 2017 r. (0111- KDIB2-1.4510.93.2017.1.JP) organ podatkowy stwierdził, że skoro podatnik będzie dla celów bilansowych rozliczać ten koszt w czasie, przez pięć lat, przeksięgowując co miesiąc odpowiednią jego część z konta czynnych rozliczeń międzyokresowych na konto kosztów, to wpływać to będzie na rozliczenia podatkowe. Należy zauważyć, że stanowisko to pozostaje w sprzeczności ze stanowiskiem prezentowanym w orzeczeniach sądów administracyjnych. Sądy wskazują, że organy podatkowe bezpodstawnie twierdzą, iż dzień poniesienia kosztu w rozumieniu prawa podatkowego jest tożsamy z dniem ujęcia tego kosztu w księgach rachunkowych w ciężar kont o charakterze wynikowym, czyli dopiero w momencie, gdy dany koszt obciąża wynik finansowy.

W księdze przychodów i rozchodów

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają do wyboru dwie metody ujmowania kosztów, tj. uproszczoną (kasową) lub memoriałową.

Metoda uproszczona polega na tym, że koszty uzyskania przychodów są, co do zasady, potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 4 i 6b ustawy PIT).

Natomiast w przypadku wyboru metody memoriałowej, podatnik zobowiązany jest do podziału kosztów na bezpośrednio związane z przychodem uzyskiwanym w danym roku albo tzw. koszty pośrednie. Koszty pośrednie, podobnie jak u podatników stosujących metodę uproszczoną, są potrącane w dacie poniesienia, czyli w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 5c zd. 1 i ust. 6b ustawy PIT). Należy pamiętać, że przy memoriałowej metodzie ewidencji kosztów nie zawsze jest możliwe jednorazowe potrącenie pełnej wartości poniesionych kosztów pośrednich. Gdy koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c zd. 2 ustawy PIT).

Wskazany wyżej podział na metodę uproszczoną i memoriałową nie ma wpływu na moment rozliczenia kosztów zakupu materiałów podstawowych oraz towarów handlowych. Towar przeznaczony do dalszej odsprzedaży w księgowany jest w kolumnie 10 pkpir „Zakup towarów i materiałów handlowych wg cen zakupu". Wydatki na zakup takich towarów i materiałów stanowią koszt podatkowy, poprzez różnice remanentowe, w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostaną odpowiadające im przychody.

Zatem po wydaniu towaru do wykorzystania na potrzeby remontu magazynu podatnika powinien on przeksięgować koszty korygując zapis w kolumnie 10 pkpir i ująć wydatek w kolumnie 13 „Pozostałe koszty".

Uwaga! Przekazanie towarów na potrzeby wewnętrzne powinno być udokumentowane protokołem przekazania.