Zakres danych osobowych, które pracodawca ma prawo uzyskać od pracownika, został wskazany w art. 221 kodeksu pracy. Są to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Szef może też żądać, aby zatrudniony podał inne dane osobowe, w tym imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, numer PESEL lub RCI PESEL – jeżeli są one niezbędne ze względu na korzystanie przez zatrudnionego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, takich jak np. świadczenia i prawa związane z rodzicielstwem. Co do zasady pracodawca nie może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione, chyba że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Dotyczy to zwłaszcza stosunków pracy charakteryzujących się większym stopniem podporządkowania (w Policji, w sądach, w korpusie służby cywilnej itd.).
Fotka poza kodeksową listą
Zdjęcie lub inny nośnik informacji, który pozwoli na identyfikację osoby pracownika, należy utożsamiać z jego wizerunkiem. To jedno z dóbr osobistych podlegających prawnej ochronie – wizerunek jako odrębne dobro osobiste zostało wyodrębnione w art. 23 kodeksu cywilnego. Gwarancję ochrony odnajdziemy także w art. 81 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 880). Ten drugi przepis wyraźnie podkreśla autonomię decydowania o zakresie i okolicznościach publicznego udostępnienia wizerunku danej osoby (tak w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 22 maja 2015 r., I ACa 1741/14).
Zdjęcia nie ma w katalogu danych osobowych, które pracodawca ma prawo uzyskać od pracownika (tj. pozyskiwać i przetwarzać bez jego zgody). Należy zatem przyjąć, że co do zasady, aby pracodawca mógł zgodnie z prawem pozyskać fotografię pracownika, powinien uprzednio uzyskać jego zgodę zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 922).
Forma rekompensaty
Zdjęcie pracownika jako tożsame z jego wizerunkiem i jako dobro osobiste podlega ochronie przepisów kodeksu cywilnego. Skutki naruszenia prawa do ochrony wizerunku pracownika mogą być dla pracodawcy dotkliwe – paradoksalnie także wizerunkowo.
Osoba, której konkretne dobro osobiste (tj. wizerunek) zostało naruszone, może żądać, aby naruszający dopełnił czynności potrzebnych do usunięcia skutków tego naruszenia. W szczególności chodzi tu o złożenie oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie.