Pojawia się pytanie o zasadność tak wprowadzonej zmiany. Pracodawcy wskazują, że logiczniejsze byłoby dodanie nowej części „D", nie zaś ujęcie nowej części w środku akt osobowych, co spowoduje konieczność zmiany i przemianowania obecnej części „C" na „D".
Dla przypomnienia – projektowane rozporządzenie wyodrębnia nową część „C" jako tę dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Wyodrębnienie tej części akt uzasadnia się obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomień o ukaraniu w przypadkach określonych w art. 113 k.p. lub wynikających z odrębnych przepisów.
Przydatna – przynajmniej z teoretycznego punktu widzenia – wydaje się zmiana, która na gruncie przepisów pozwala na odejście od ściśle chronologicznego układu dokumentów, na rzecz gromadzenia dokumentów w blokach tematycznych. Rozporządzenie precyzuje bowiem, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych pracownika można przechowywać „w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B1, B 2, i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części".
Regulamin i czas pracy
Ale nie tylko przemianowanie i dodanie nowej części akt będzie stanowiło wyzwanie. Pracodawców czeka też żmudna praca związana z identyfikacją wszystkich zmian, które wprowadza nowe rozporządzenie, aby prowadzić dokumentację w zgodzie z nowymi regulacjami. Wbrew pozorom tych zmian jest dużo. Część jest oczywista, jak np. rozszerzenie zakresu przechowywanej dokumentacji o wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub ojcowskim. Ale są też trudniejsze do identyfikacji przykłady. Na przykład do tej pory pracodawcy w aktach osobowych w części B przechowywali wnioski pracowników o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, wnioski w zakresie skróconego tygodnia pracy czy pracy tzw. weekendowej. Obecnie rozporządzenie w ogóle nie przewiduje ich przechowywania w aktach osobowych, a mówi o nich w części dotyczącej ewidencji czasu pracy pracownika – a zatem przy dokumentacji niebędącej sensu stricte aktami osobowymi.
Dużo emocji budzi projektowany § 6 rozporządzania dotyczący innej niż akta osobowe dokumentacji pracowniczej, szczególnie w zakresie ewidencji czasu pracy. Rozporządzenie zakłada np. obowiązek przechowywania rozkładów czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania przez pracownika (art. 129 § 3 k.p.). Przy braku sprecyzowania formy takiego potwierdzenia, pracodawcy – jak się wydaje, słusznie – zakładają, że jedyną bezpieczną formą będzie forma pisemna z podpisem pracownika.
Projekt mówi też o ewidencji z podaniem nie tylko liczby godzin, ale też ich dokładnego rozkładu w danej dobie (do tej pory rozporządzenie mówiło tylko o „karcie ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach"). Pojawiają się też dość enigmatyczne określenia jak „dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy", co do których pracodawcy nie wiedzą, jaką treścią je wypełnić.