Posiadanie dokumentu, z którego wynika, że podwładny nie może stawić się w pracy, nie wystarcza do tego, aby uznać, że jego nieobecność będzie usprawiedliwiona. Pracownik powinien poinformować pracodawcę, że nie ma możliwości świadczyć pracy, a wiadomość tę przekazuje przełożonemu niezwłocznie. Szef ma zatem prawo jak najszybciej dowiedzieć się o powodach absencji i przewidywanym okresie jej trwania.
Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281, dalej: rozporządzenie) pracownik powinien skontaktować się w tej sprawie z pracodawcą w terminie nie dłuższym niż drugi dzień nieobecności. Uchybienie temu terminowi usprawiedliwiają tylko szczególne okoliczności. Może to być obłożna choroba połączona z tym, że w mieszkaniu nie ma innych domowników, lub inne zdarzenie losowe. W tej sytuacji podwładny powiadamia pracodawcę niezwłocznie po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej dokonanie tego w terminie.
Pracodawca nie może w regulaminie pracy zmienić terminu informowania o nieobecności etatowca wskazanego w rozporządzeniu. Takie regulacje, jako mniej korzystne od przepisów prawa pracy, będą nieważne na mocy art. 9 § 2 k.p.
Jak zawiadomić
Na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za ustalenie organizacji i porządku przy wykonywaniu pracy oraz przyjęcie sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy czy usprawiedliwiania absencji. Te zagadnienia powinny być uwzględnione w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie musi wydawać tego dokumentu, zapoznaje pracownika z tymi zasadami w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.). Gdy przepisy funkcjonujące u pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia go o przyczynie nieobecności etatowca w pracy, pracownik robi to osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Przy czym za dzień zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Ostrożnie z pożegnaniem
O naruszeniu zasad powiadamiania o absencji w pracy można mówić, gdy nie zaszły okoliczności usprawiedliwiające nieobecność, a mimo to pracownik nie stawił się w firmie. Z tych względów najistotniejsze dla podwładnego jest, aby jego absencji w pracy szef nie uznał za nieusprawiedliwioną. Taka bowiem kwalifikacja postępowania pracownika może stanowić przyczynę rozwiązania z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia. Szef ma prawo bowiem stwierdzić, że podwładny na skutek braku powiadomienia o absencji w ogóle lub w określonym terminie dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.
