Posiadanie dokumentu, z którego wynika, że podwładny nie może stawić się w pracy, nie wystarcza do tego, aby uznać, że jego nieobecność będzie usprawiedliwiona. Pracownik powinien poinformować pracodawcę, że nie ma możliwości świadczyć pracy, a wiadomość tę przekazuje przełożonemu niezwłocznie. Szef ma zatem prawo jak najszybciej dowiedzieć się o powodach absencji i przewidywanym okresie jej trwania.

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281, dalej: rozporządzenie) pracownik powinien skontaktować się w tej sprawie z pracodawcą w terminie nie dłuższym niż drugi dzień nieobecności. Uchybienie temu terminowi usprawiedliwiają tylko szczególne okoliczności. Może to być obłożna choroba połączona z tym, że w mieszkaniu nie ma innych domowników, lub inne zdarzenie losowe. W tej sytuacji podwładny powiadamia pracodawcę niezwłocznie po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej dokonanie tego w terminie.

Pracodawca nie może w regulaminie pracy zmienić terminu informowania o nieobecności etatowca wskazanego w rozporządzeniu. Takie regulacje, jako mniej korzystne od przepisów prawa pracy, będą nieważne na mocy art. 9 § 2 k.p.

Jak zawiadomić

Na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za ustalenie organizacji i porządku przy wykonywaniu pracy oraz przyjęcie sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy czy usprawiedliwiania absencji. Te zagadnienia powinny być uwzględnione w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie musi wydawać tego dokumentu, zapoznaje pracownika z tymi zasadami w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.). Gdy przepisy funkcjonujące u pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia go o przyczynie nieobecności etatowca w pracy, pracownik robi to osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Przy czym za dzień zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Ostrożnie z pożegnaniem

O naruszeniu zasad powiadamiania o absencji w pracy można mówić, gdy nie zaszły okoliczności usprawiedliwiające nieobecność, a mimo to pracownik nie stawił się w firmie. Z tych względów najistotniejsze dla podwładnego jest, aby jego absencji w pracy szef nie uznał za nieusprawiedliwioną. Taka bowiem kwalifikacja postępowania pracownika może stanowić przyczynę rozwiązania z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia. Szef ma prawo bowiem stwierdzić, że podwładny na skutek braku powiadomienia o absencji w ogóle lub w określonym terminie dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Co do zasady należy jednak ostrożnie podchodzić do takich decyzji. Sąd Najwyższy w wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 126/99) uznał, że zachowanie pracownika w razie formalnych uchybień przy usprawiedliwianiu nieobecności nie powinno być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków.

Rozsądek wskazany jest także wtedy, gdy pracownik np. wysłał informację o absencji pocztą pierwszego lub drugiego dnia, a przełożony jeszcze nie dostał tego dokumentu. SN w wyroku z 14 listopada 2012 r. (I PK 117/12) wskazał, że nawet zawiadomienie pracodawcy z opóźnieniem nie powinno być podstawą rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Przykład

Pani Anna, księgowa w warszawskim biurze rachunkowym, uległa ciężkiemu zatruciu pokarmowemu. Po wizycie u lekarza otrzymała zwolnienie od pracy. Ponieważ była na tyle wyczerpana, że nie kontaktowała się bezpośrednio z pracodawcą, poprosiła męża, aby pocztą wysłał zwolnienie lekarskie i zawiadomił telefonicznie przełożoną o chorobie. Mąż wysłał zwolnienie na adres pracodawcy w drugim dniu nieobecności żony, ale zapomniał telefonicznie skontaktować się z przełożoną małżonki. Z powodu błędu listonosza i doręczenia przesyłki pod niewłaściwy adres pracodawca nie otrzymał niezwłocznie zwolnienia lekarskiego. Próby kontaktu telefonicznego pracodawcy z pracownicą nie przyniosły skutku, ponieważ pani Anna miała wyłączony telefon. Dlatego jej szefowa uznała, że kobieta porzuciła pracę i, nie informując o swojej nieobecności, dopuściła się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Pani Anna uznała rozwiązanie umowy za bezprawne i skierowała sprawę do sądu. Ten uznał, że chora dochowała terminu powiadomienia pracodawcy o nieobecności, a sposób rozwiązania umowy był niezgodny z prawem.

Niewykluczona kara porządkowa

Inaczej należy oceniać absencję w pracy bez formalnego jej usprawiedliwienia, gdy nie ma tłumaczących ją okoliczności, a inaczej – gdy przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność miała miejsce, a podwładny uchybił jedynie procedurze jej usprawiedliwiania. Dlatego przy uchybieniach mniejszej wagi można pociągnąć pracownika do odpowiedzialności porządkowej na podstawie art. 108 § 1 k.p. Za to, że nie przestrzega przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz nie usprawiedliwia absencji. Chyba że uchybienie terminowi wynika ze szczególnych okoliczności. Za opuszczenie zaś miejsca pracy bez wytłumaczenia można ukarać etatowca sankcją pieniężną.

Aby nieobecność w pracy uznać za usprawiedliwioną, musi być odpowiednio udokumentowana. Zobowiązuje to pracownika do tego, żeby przedłożył pracodawcy dowód, z którego wynika, że jego nieobecność w firmie była uzasadniona. Są to przede wszystkim zaświadczenia lub inne dokumenty wydane przez uprawnione organy. W niektórych sytuacjach wystarczy samo oświadczenie pracownika.

Autor jest radcą prawnym

Przydatne dokumenty

Rozporządzenie wskazuje dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy. Są to:

- ?zaświadczenie lekarskie w razie choroby lub macierzyństwa,

- ?decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,

- ?oświadczenie pracownika, gdy zaistnieją okoliczności uzasadniające konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza,

- ?oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna,

- ?imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka,

- ?oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, ?że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.