Nie zmienia to jednak faktu, że momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury.
Dlatego „w przypadku jeżeli podatnik otrzymał fakturę później niż widniejąca na niej data wystawienia, a w międzyczasie dokonał już innych zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, należy w księdze podatkowej w kol.
«Data zdarzenia gospodarczego» wpisać datę wystawienia faktury, przy czym faktura ta zostanie wpisana w dniu jej faktycznego otrzymania. W kol. «Uwagi» można wpisać adnotację wyjaśniającą przyczynę braku chronologii w księdze związaną z późniejszym otrzymaniem, a tym samym ujęciem danej faktury w księdze podatkowej" – wyjaśnił Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie (postanowienie z 31 maja 2007, P2/ 415-14/07).
Urząd podkreślił przy tym, że nieprawidłowa jest praktyka zbierania wszystkich faktur, układania ich w kolejności według dat wystawienia i dokonywania zapisu tych faktur w księdze po zakończeniu miesiąca.
„Postępowanie takie narusza bowiem przepis cytowanego rozporządzenia o dokonywaniu wpisów do księgi jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym".
Kiedy ująć dowód wewnętrzny
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy dokumentują wydatki wystawianymi na siebie samych dowodami wewnętrznymi, mają koszt podatkowy wtedy, gdy wystawią ten dowód. Kiedy zatem mają go wystawić?
Z taką sytuacją spotykamy się choćby wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi firmę we własnym domu lub mieszkaniu i ustala, które wydatki na rozmowy telefoniczne, na zakup wody, prądu, gazu, ogrzewania itd. są związane z działalnością gospodarczą, a które z prywatnym zużyciem. W takiej sytuacji musi sięgnąć po faktury otrzymane od dostawców tych mediów i na ich podstawie wystawić sobie dowód wewnętrzny. Dokument ten posłuży do zaksięgowania kosztu w księdze podatkowej.
Powstaje pytanie, kiedy w takiej sytuacji podatnik ponosi koszt. Czy w dacie wystawienia faktury (na podstawie której wystawia dowód wewnętrzny), czy w dacie jej otrzymania? A może w dacie każdorazowej płatności wynikającej z faktury (z reguły faktury za usługi ciągłe są wystawiane z góry za dłuższy okres, na przykład za pół roku)? Czy jednak w dacie faktycznej zapłaty?
Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT mówi tylko, że u podatników prowadzących księgę podatkową za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu (np. dowodu wewnętrznego) stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Pewne jest więc tylko to, że nie jest tu ważny moment faktycznej zapłaty.
Ale który inny? O ile sprawa jest jeszcze w miarę prosta z fakturami i rachunkami (za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień ich wystawienia przez dostawcę lub usługodawcę), o tyle staje się kłopotliwa, gdy podatnik sam sobie wystawia dowód wewnętrzny.
Ponieważ przepisy podatkowe w ogóle tego nie regulują, zadaliśmy pytanie Ministerstwu Finansów. Z odpowiedzi resortu finansów wynika, że decydujący jest moment wystawienia faktury przez dostawcę lub usługobiorcę.
„W przypadku wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. (...) podatnik chcący zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z opłatami za usługi ciągłe (np. prąd, gaz) ujmuje je w kosztach zgodnie z datą wystawienia faktury za te usługi.
Natomiast dowód wewnętrzny dotyczący tych usług w części przypadającej na działalność gospodarczą podatnik również sporządza w dacie wystawienia faktury stanowiącej podstawę do jego sporządzenia" – odpowiedział resort finansów.
Niestety, dla przedsiębiorców może to oznaczać, że dowód wewnętrzny wystawiony np. w lipcu, na podstawie faktury wystawionej przez dostawcę w czerwcu, będzie – zgodnie z wyjaśnieniami MF – dokumentować koszt czerwcowy.
Zatem trzeba będzie skorygować zapis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wiele systemów komputerowych nie pozwala na wpisanie dowodu do zbioru dokumentów dotyczących poprzedniego, już zamkniętego, miesiąca.
Czytaj również:
Zobacz serwisy:
PIT i CIT » Koszty » Kiedy potrącić koszt
PIT i CIT » Księga przychodów i rozchodów » Dowody księgowe
