Jako alternatywę dla zakupu samochodu osobowego albo zawarcia umowy leasingu podatnicy mogą wybrać opcję użytkowania pojazdu w ramach długoterminowego wynajmu. Na podstawie tego rodzaju umowy wynajmujący oddaje podatnikowi pojazd do użytkowania na ściśle określony czas. W zamian za korzystanie z samochodu podatnik zobowiązuje się płacić miesięczny czynsz w kwocie uzgodnionej przez obie strony umowy.

Umowa najmu długoterminowego co do zasady różni się od umowy leasingu tym, że podatnik nie jest zobowiązany płacić czynszu inicjalnego (wstępnego), który może być istotnym obciążeniem finansowym na początku trwania umowy leasingu. Istotną cechą najmu długoterminowego jest również wysokość czynszu. Suma opłat w trakcie całego okresu najmu samochodu nie musi osiągnąć wielkości równej cenie samochodu, jak ma to miejsce przy umowie leasingu. Po zakończeniu umowy podatnik nie wykupuje także od wynajmującego używanego wcześniej samochodu.

Umowie najmu długoterminowego towarzyszy zazwyczaj oferta obsługi samochodów i ich serwisowanie. Za stałą miesięczną opłatę podatnik może otrzymać kompleksowy serwis, na który składać się będzie m.in.: serwis mechaniczny, wymiana i przechowywanie opon, usługi assistance i ubezpieczenie samochodu.

Jeśli samochód osobowy jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, to koszt czynszu i wydatki na eksploatację oraz serwis auta spełniają przesłanki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Przepis ten daje zatem podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Limit z kilometrówki...

Artykuł 15 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT ogranicza prawo podatników do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących ich składników majątku. Na podstawie tego przepisu podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania samochodów osobowych na podstawie umowy najmu długoterminowego do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Przepis ten wymaga także prowadzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu.

Wskazany przepis nie precyzuje, jakiego rodzaju wydatki należy traktować jako koszty używania samochodów osobowych. Brak precyzyjnych zapisów w tym zakresie był powodem sporów podatników z organami podatkowymi, czy czynsz wynikający z umowy najmu jest kosztem używania samochodu. Większość wyroków sądów administracyjnych, jakie zapadły w tym temacie, potwierdzało korzystne dla podatników stanowisko. Zgodnie z nim wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego, używanego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, nie są ograniczone limitem wynikającym z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr. Wydatki te powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w całości na ogólnych zasadach określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

...nie obejmuje wszystkich kwot

Sądy administracyjne argumentowały, że za wydatki związane z używaniem samochodu osobowego należy uznać koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Wydatki te nie obejmują więc kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu, a więc kwoty czynszu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Natomiast czynsz jest wydatkiem na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem jest kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu.

Autopromocja
CFO Strategy & Innovation Summit 2021

To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów

WEŹ UDZIAŁ

Fiskus potwierdza

Koszty ponoszone z tytułu czynszu najmu dotyczą więc biernego stanu posiadania samochodu, a nie jego użytkowania. Zapłata czynszu najmu skutkuje bowiem samym pozyskaniem prawa do użytkowania określonego samochodu osobowego, które dopiero następnie stwarza możliwość „robienia użytku" z samochodu. Innymi słowy, zapłata czynszu najmu poprzedza i warunkuje powstanie jakichkolwiek wydatków w zakresie używania samochodów.

Stanowisko to zostało potwierdzone przez ministra finansów w interpretacji ogólnej wydanej na podstawie art. 14a § 1 ordynacji podatkowej 8 listopada 2013 r. (DD2/033/ 55/MWJ/13/RD-111005). Interpretacja ta kończy więc okres sporów podatników z organami podatkowymi w tym zakresie.

Paliwo, naprawy i ubezpieczenie

Niemniej jednak art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT w istotny sposób ogranicza podatnikom możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na eksploatację samochodów osobowych. Przyjmuje się przy tym, że sformułowanie mówiące o wydatkach z tytułu używania samochodów jest szersze znaczeniowo niż koszty eksploatacji. Koszty używania samochodu osobowego będą więc obejmować wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika, takie jak:

- zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych,

- ubezpieczenie OC i AC,

- koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych,

- kwoty opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą,

– pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania. Do kosztów używania samochodu należałoby także zaliczyć potencjalne wydatki podatnika z tytułu dodatkowej opłaty wynikającej z umowy najmu, która ponoszona jest w przypadku przekroczenia ustalonego w umowie limitu przejechanych kilometrów.

Trzeba prowadzić ewidencję

Warunkiem zaliczenia wydatków na używanie wynajmowanego samochodu osobowego jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Artykuł 16 ust. 5 ustawy o CIT określa, że ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu, opis trasy,

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu potwierdzanej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 851 ze zm.)

masz pytanie, wyślij e-mail, tygodnikpodatki@rp.pl

Zdaniem autora

Paweł Szymański, doradca podatkowy i starszy menedżer w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy

Zapisy w umowie mogą zaważyć na rozliczeniu podatkowym

Omawiając zagadnienie najmu samochodów, nie sposób pominąć stanowiska NSA z wyroku z 3 grudnia 2015 r. (II FSK 2273/13). Wyrok zapadł w specyficznym stanie faktycznym. Umowa serwisowa była ściśle związana z umową najmu samochodu, miała charakter akcesoryjny i podatnik był zobowiązany do jej zawarcia. Natomiast opłaty za usługę serwisową ustalono jako wynagrodzenie zryczałtowane, niezależne od rozmiaru wykorzystania pojazdu. Sąd uznał, że ograniczenia odliczania kosztów związane z przebiegiem pojazdu nie mają zastosowania do umowy serwisowej. Oznacza to, że o ostatecznym podatkowym rozliczeniu wydatków na eksploatację samochodów będą decydowały zapisy umów zawartych przez podatnika z wynajmującym. Może się bowiem zdarzyć także sytuacja, że większość kosztów związanych z eksploatacją będzie ponosił wynajmujący i zostaną one uwzględnione w kwocie czynszu za najem samochodu.