Faktury z restauracji czy hotelu w księgach rachunkowych

Wydatki na usługi gastronomiczne i noclegowe pojawiają się najczęściej, jeśli firma organizuje spotkania z kontrahentami albo imprezy integracyjne bądź deleguje swoich pracowników w podróż służbową. Ujęcie takich kosztów w księgach rachunkowych nie przysparza specjalnych problemów. Co do zasady, jednostka powinna je odnieść w ciężar działalności operacyjnej, przy zachowaniu zasady memoriału (opisanej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości; dalej: uor). Według tej zasady w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Koszty usług gastronomicznych i noclegowych są księgowane zwykle na kontach zespołu 4 „Usługi obce" lub „Pozostałe koszty rodzajowe" – przy założeniu, że jednostka gospodarcza korzysta z wzorcowego planu kont.

Przykład

W styczniu 2018 r. ABC sp. z o.o. nabyła usługę restauracyjną w związku ze spotkaniem z jednym z kluczowych kontrahentów jednostki. Celem spotkania było omówienie warunków dalszej współpracy i przedłużenie umowy z kontrahentem. W trakcie spotkania spółka poniosła wydatek na posiłek dla uczestników spotkania w kwocie 432 zł (w tym VAT 8 proc.: 32 zł). Restauracja wystawiła fakturę VAT płatną przelewem w ciągu 14 dni. Ujęcie tego wydatku w księgach ABC Sp. z o.o. mogło wyglądać następująco:

Wn „Usługi obce" 432 zł

Ma „Rozrachunki z dostawcami" 432 zł

Przykład

W lutym 2018 r. XYZ sp. z o.o. wydelegowała pracownika w kilkudniową podróż służbową, w trakcie której pracownik nabył usługę noclegową. Pracownik dołączył do rozliczenia delegacji fakturę VAT za usługi noclegowe na kwotę 648 zł (w tym VAT 8 proc.: 48 zł). Ujęcie tego wydatku w księgach XYZ sp. z o.o. mogło wyglądać następująco:

Wn „Pozostałe koszty rodzajowe" 648 zł

Ma „Rozrachunki z pracownikami" 648 zł.

Ugruntowana opinia fiskusa

Kłopotliwe może okazać się rozliczenie usług gastronomicznych oraz noclegów z punktu widzenia podatku od towarów i usług. Zgodnie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych - co do zasady, ponieważ ustawa o VAT określa pewne zastrzeżenia. Z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wynika, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się bowiem do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Prawo do odliczenia nie przysługuje więc między innymi przy nabyciu usług poczęstunku w restauracji czy hotelowych. Opisane powyżej wyłączenie wskazuje, że podatek od towarów i usług od tego rodzaju zakupów nie może podlegać odliczeniu – nawet jeśli dany zakup ma ścisły związek z działalnością opodatkowaną VAT wykonywaną przez daną jednostkę.

Zdarza się, że firmy odnosząc się do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT twierdzą, że mają prawo odliczać podatek od towarów i usług od usług gastronomicznych i noclegowych, ponieważ nabywają je w celu świadczenia usług opodatkowanych. Wyjaśnienia organów skarbowych wskazują jednoznacznie, że takie podejście jest nieprawidłowe.

Organizator szkoleń bez wyjątku

Jeden z podatników pytał na przykład we wniosku o interpretację, czy jako organizatorowi szkoleń, eventów, konferencji oraz spotkań firmowych, który w ramach świadczonych usług zapewnia także noclegi oraz wyżywienie dla uczestników, przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup usług hotelowych oraz gastronomicznych, jeśli usługi te będą przez niego odsprzedawane na rzecz klientów. Dowodził, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą występuje jedynie w roli pośrednika pomiędzy podmiotem świadczącym usługi oraz klientami indywidualnymi i biznesowymi, ponosi koszty zakupu noclegów oraz usług gastronomicznych, które następnie odsprzedaje. Usługi te są składnikiem ceny za obsługę eventów, szkoleń i konferencji. Nie są wykorzystywane przez podatnika do własnych celów, ponieważ służą bezpośrednio podstawowej działalności gospodarczej i nie stanowią pozostałych wydatków, ale rodzaj towaru handlowego, służącego dalszej sprzedaży podlegającej opodatkowaniu. Docelowym konsumentem usług jest kontrahent, dla którego organizator wystawia fakturę VAT. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 7 lutego 2018 r. (0112-KDIL1-3.4012.662.2017. 1.KM) uznał, że takie podejście jest nieprawidłowe. Wskazał, że podstawowym warunkiem, którego spełnienie należy analizować w kontekście prawa do odliczenia podatku od towarów i usług, jest związek dokonywanych nabyć towarów i usług ze sprzedażą uprawniającą do takiego odliczenia. Przy analizie tej należy jednak obligatoryjnie uwzględnić określoną w art. 88 ustawy o VAT listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do odliczenia. Jednym z takich wyjątków są właśnie nabywane przez podatnika usługi noclegowe i gastronomiczne. Artykuł 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wyłącza możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków ponoszonych w związku z nabyciem usług noclegowych oraz gastronomicznych, za wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Oznacza to, że ograniczenie możliwości pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony ma zastosowanie w przypadku usług noclegowych i gastronomicznych.

Wyżywienie i nocleg kursantów

Podobne stanowisko można znaleźć także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 stycznia 2018 roku (0112-KDIL1-1.4012.658.2017.1.RW), w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą między innymi w zakresie przeprowadzania szkoleń dla innych podmiotów pytał o możliwość odliczenia VAT od opisywanych usług. Uczestnicy szkolenia mają zapewnione miejsca noclegowe oraz wyżywienie w czasie pobytu na szkoleniu. Występująca o interpretację spółka wszystkie koszty związane z organizacją i przeprowadzeniem szkoleń pokrywa z własnych środków, a dla klienta wystawia fakturę sprzedaży na usługi szkoleniowe, bez wyodrębniania na fakturze poniesionych kosztów, traktując sprzedane usługi jako kompleksową usługę szkoleniową. Organy podatkowe argumentowały, że podmiot nabywając usługi noclegowe i gastronomiczne dla uczestników szkolenia, niezbędne do wykonania usługi szkoleniowej, nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących poniesione koszty noclegów i usług gastronomicznych dla uczestników szkolenia, nawet jeśli są one związane z czynnościami opodatkowanymi, ponieważ ustawodawca wprost wyłączył tego typu usługi z prawa do odliczenia.

Catering to inna kategoria

Wyjaśnienia organów skarbowych wskazują jednak, że firmy mogą odliczać VAT od innego rodzaju usług związanych ściśle z dostarczaniem posiłków – mianowicie usług cateringowych. Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 stycznia 2018 r. (0111-KDIB3-1.4012.662.2017.3.AB). Podatnik w trakcie spotkań takich jak:

- służbowe spotkania pracowników: narady, konferencje, szkolenia oraz spotkania z kontrahentami w siedzibie firmy lub podczas zebrań zarządu;

- spotkania służbowe z innymi gośćmi, np. przedstawicielami dostawców towarów i usług np. wdrażających oprogramowanie (spotkania w różnym celu, m.in. opracowanie i omówienie analiz przedwdrożeniowych, prezentacja rozwiązań informatycznych, szkolenia z obsługi programu itd.)

– zamawia catering zarówno dla pracowników, jak i dla gości. Działania te mają na celu zwiększenie komfortu i usprawnienia pracy podmiotu. Podatnik uważał, że ma prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupu usług cateringu. Odpowiedź organu potwierdziła, że takie podejście jest poprawne. Fiskus stwierdził, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. W szczególności, w myśl art. 88 ust. 1 pkt 4a ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych. W przypadku cateringu wyłączenie wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy nie znajdzie zastosowania i podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT od usług cateringowych nabywanych w celu świadczenia usług opodatkowanych.