W jaki sposób rozliczyć PIT z pracy cudzoziemca

Według art. 3 ust. 1a ustawy o PIT za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce (rezydenta polskiego) uważa się osobę fizyczną, która posiada w Polsce ośrodek interesów życiowych lub gospodarczych albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Wystarczy spełnienie jednego z warunków ustawowych, aby uznać daną osobę za polskiego rezydenta.

Kiedy nierezydent staje się rezydentem polskim

Mimo, że nierezydent na czas wykonywania pracy w Polsce przeprowadza się do Polski, to zdaniem organów skarbowych dla ustalenia jego miejsca zamieszkania nie wystarczy samo zamieszkiwanie w sensie fizycznym, choćby trwało dłuższy czas (ponad 183 dni) albo zamiar stałego pobytu w danej miejscowości bez zamiaru jego realizacji. W praktyce organów skarbowych o miejscu zamieszkania decyduje pobyt w danej miejscowości i założenie tam ośrodka interesów życiowych. Inne stanowisko zajmują sądy. WSA w Gdańsku w wyroku z 15 listopada 2011 roku (I S.A./Gd 919/11) stwierdził „że nie ma żadnej normy prawnej lub powszechnie uznanego i akceptowanego zwyczaju, który nakazywałby osobie zmieniającej miejsce zamieszkania natychmiastowy transfer majątku do nowego miejsca zamieszkania (...) decydującego znaczenia nie ma również zameldowanie na pobyt stały w Polsce oraz wskazywanie przez podatnika w kontaktach urzędowych jako miejsca zamieszkania adresu w Polsce."

Warto zadbać o certyfikat

Wobec tego, dla uniknięcia sporu z organami skarbowymi warto udokumentować miejsce zamieszkania certyfikatem rezydencji wystawionym przez administrację podatkową. W końcu to sam podatnik decyduje, w którym państwie chce mieszkać na stałe lub czasowo, a więc uzyskanie przez niego certyfikatu rezydencji stanowi potwierdzenie faktu miejsca jego zamieszkania w chwili wystawienia i dopełnienie formalności wymaganych przez prawo krajowe i umowy międzynarodowe.

Certyfikat wydaje polska lub zagraniczna administracja podatkowa. Jeżeli cudzoziemiec ubiega się o wydanie certyfikatu rezydencji w polskim urzędzie skarbowym, to musi on spełniać jeden z warunków określonych w art. 3 ust. 1a ustawy o PIT, a więc musi posiadać miejsce zamieszkania w Polsce. Jeżeli urząd uzna, że cudzoziemiec nie spełnia warunków ustawowych i nie może być uznany za polskiego rezydenta, to odmówi wydania certyfikatu. Wówczas cudzoziemiec nadal jest uważany za nierezydenta.

Od czego płaci się daninę

Z miejscem zamieszkania wiąże się ograniczony lub nieograniczony obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 3 ust. 2a ustawy o PIT, osoba fizyczna niemająca miejsca zamieszkania w Polsce (nierezydent) ma ograniczony obowiązek podatkowy, a więc rozlicza się z polskim urzędem skarbowym tylko z pieniędzy zarobionych w Polsce. Osoba fizyczna zamieszkała w Polsce (rezydent) podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, a więc opodatkowuje w Polsce wszystkie swoje dochody - zarówno te z pracy wykonywanej w Polsce, jak i za granicą.

Nierezydent pracownikiem

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. prowadzi hotel w Kołobrzegu i od czerwca 2016 r. do września 2016 r. zawarła z obywatelem Ukrainy zamieszkałym czasowo w Kołobrzegu umowę o pracę na stanowisku recepcjonisty. Od lutego 2016 r. do marca 2016 r. obcokrajowiec pracował na Ukrainie. Po zakończeniu umowy o pracę w Polsce obcokrajowiec zamierza wrócić do kraju. Gdzie rozliczyć nierezydenta i jakie dokumenty złożyć w urzędzie skarbowym?

Dla określenia obowiązku podatkowego ważne jest ustalenie miejsca zamieszkania cudzoziemca. Polski podmiot, występujący w roli płatnika, przy wypłacie wynagrodzenia powinien wiedzieć, jakie przepisy stosować w zakresie poboru zaliczki na podatek, jakie deklaracje sporządzić i do którego urzędu skarbowego je przekazać. Obywatel Ukrainy nie mieszka na stałe w Polsce, ale w Polsce osiąga dochody ze stosunku pracy. Dlatego od tych dochodów zapłaci podatek w Polsce. Natomiast dochody osiągnięte na Ukrainie opodatkuje na Ukrainie.

Spółka jest płatnikiem podatku dochodowego i pobiera zaliczki na podatek zgodnie z art. 32 ustawy o PIT, a więc na takich samych zasadach, jak przy zatrudnieniu polskiego pracownika. Przy obliczaniu zaliczki pracodawca stosuje koszty uzyskania przychodu i kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 46,33 zł. Zaliczkę na podatek wpłaca w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni do urzędu skarbowego właściwego dla swojej siedziby. Płatnik przy obliczaniu i poborze zaliczki na podatek uwzględnia także składkę na ubezpieczenie zdrowotne pracownika, ponieważ na podstawie art. 27b ustawy o PIT nierezydent może odliczyć od podatku ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli pracuje w Polsce na umowę o pracę.

Do którego urzędu PIT-11 i PIT-4R

Do końca stycznia następnego roku polski pracodawca składa do urzędu skarbowego właściwego według swojej siedziby roczną deklarację PIT-4R, a na podstawie art. 39 ust.1 ustawy o PIT, w terminie do końca lutego następnego roku, składa informację roczną o dochodach i pobranych zaliczkach PIT-11 i przekazuje ją nierezydentowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu dla rozliczenia nierezydentów (w naszym przykładzie będzie to Trzeci Urząd Skarbowy w Szczecinie).

Zeznanie roczne i PIT-40

Nierezydent uzyskujący dochody z tytułu umowy o pracę wykonywanej w Polsce musi do końca kwietnia następnego roku rozliczyć się z tych dochodów na formularzu PIT-37 lub pracodawca może go rozliczyć na druku PIT-40, jeżeli cudzoziemiec złożył odpowiednie oświadczenie na formularzu PIT-12. Nierezydent ma ograniczony obowiązek podatkowy, a więc w zeznaniu podatkowym rozlicza tylko dochody osiągnięte w Polsce. Oświadczenie PIT-12 również dotyczy dochodów uzyskanych w Polsce. Należy zaznaczyć, że według art. 45 ust. 7 ustawy o PIT, jeżeli nierezydent zamierza wyjechać z Polski przed terminem wyznaczonym do złożenia zeznania za dany rok podatkowy, to powinien złożyć to zeznanie przed opuszczeniem Polski. Rozliczenie PIT-37 lub PIT-40 trzeba doręczyć do urzędu skarbowego właściwego dla opodatkowania nierezydenta, a więc w naszym przykładzie będzie to Trzeci Urząd Skarbowy w Szczecinie.

Nierezydent na zleceniu

Opodatkowanie nierezydenta wykonującego pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło regulują art. 29 ust. 1 i art. 41 ust. 4 ustawy o PIT. Według tych przepisów płatnik pobiera podatek dochodowy od uzyskanych w Polsce przez nierezydentów przychodów z umów cywilnoprawnych w formie ryczałtu w wysokości 20 proc. przychodu. Nie stosuje się tu kosztów uzyskania przychodu i odliczenia od podatku składek na ubezpieczenie zdrowotne. Składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9 proc. odliczane są wyłącznie od dochodu netto (wypłaty na rękę). Nierezydent otrzyma więc mniej na rękę niż rezydent. Artykuł 29 ust. 1 ustawy o PIT stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które mogą przewidywać zastosowanie stawki niższej lub niepłacenie podatku. Zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy o PIT, zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji. W interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 9 grudnia 2014 r. (IPPB4/415-695/14-2/JK) czytamy, że „dla zastosowania korzystniejszych dla podatnika stawek wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania nie jest wystarczający sam fakt posiadania przez niego rezydencji podatkowej w kraju, z którym Polskę łączy taka umowa, ale dodatkowo musi to zostać potwierdzone wydaniem specjalnego dokumentu, jakim jest certyfikat rezydencji". Jeżeli nierezydent nie dostarczy płatnikowi certyfikatu potwierdzającego jego rezydencję w innym państwie, to płatnik pobierze podatek w wysokości 20 proc. Płatnik przekazuje podatek do urzędu skarbowego właściwego dla swojej siedziby lub miejsca prowadzenia działalności. Do tego samego urzędu płatnik składa również deklarację roczną PIT-8AR. Termin jej złożenia upływa – zgodnie z art. 42 ust. 1a ustawy o PIT – ostatniego dnia stycznia następnego roku.

Formularz IFT-1/IFT-1R

Na podstawie art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT do pozostałych obowiązków płatnika należy przekazanie nierezydentowi zleceniobiorcy (wykonawcy dzieła) oraz urzędowi skarbowemu właściwemu dla opodatkowania osób zagranicznych imiennej informacji o uzyskanych przychodach (dochodach) IFT-1R. Termin przesłania wskazanym podmiotom IFT-1R za dany rok podatkowy upływa z końcem lutego następnego roku. Ustawa o PIT w art. 42 ust. 4 przewiduje dodatkowy obowiązek dla płatnika. Zleceniobiorca (wykonawca dzieła), w związku z zamiarem wyjazdu z Polski, może złożyć wniosek o wystawienie informacji o przychodach (dochodach) IFT-1. Wówczas płatnik musi w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku wystawić i doręczyć informację urzędowi skarbowemu oraz nierezydentowi. Gdy zleceniodawca zamierza zaprzestać prowadzenia własnej działalności gospodarczej, również powinien sporządzić informację IFT-1 najpóźniej w dniu jej zaprzestania. Różnica między IFT-1 i IFT-1R polega na tym, że druk IFT-1 wystawia się na wniosek nierezydenta lub w przypadku likwidacji albo zawieszenia działalności gospodarczej przez płatnika. Natomiast druk IFT-1R wystawia się po zakończeniu roku. Sporządzenie informacji IFT-1 zwalnia płatnika z obowiązku wystawienia rocznej informacji IFT-1R. Z art. 42 ust. 6 ustawy o PIT wynika, że informację IFT-1/1R należy sporządzić także wtedy, gdy płatnik na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania nie ma obowiązku poboru podatku od umowy cywilnoprawnej.

Uwaga! Przy rozliczaniu umów zlecenia i umów o dzieło zawartych z nierezydentem nie sporządza się informacji PIT-11.

Kiedy składa się zeznanie

Nierezydenci, o których mowa w art. 29 ust. 4 pkt 1 ustawy o PIT, mogą rozliczyć przychody z umów cywilnoprawnych w zeznaniu podatkowym, gdy tak zdecydują. Zezwala im na to art. 45 ust. 7a ustawy o PIT. Dotyczy to nierezydentów mających miejsce zamieszkania w innym kraju niż Polska, z obszarów należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Konfederacji Szwajcarskiej. Muszą przy tym udokumentować miejsce zamieszkania certyfikatem rezydencji.

Z ww. przepisów wynika, że wskazani nierezydenci mogą opodatkować swoje dochody ze zlecenia (dzieła) według skali podatkowej. Pobrany od tych przychodów zryczałtowany podatek traktuje się wtedy na równi z zaliczką podatkową. Taki sposób rozliczenia powoduje, że nierezydent może w zeznaniu podatkowym odliczyć od podatku opłacone w ciągu roku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Kwota odliczenia składek nie może przekroczyć 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki. Zasady opodatkowania wynikające z art. 29 ust. 5 ustawy o PIT stosuje się, gdy istnieje ku temu podstawa prawna w umowie międzynarodowej. Nierezydenci rozliczają się wówczas na druku PIT-36.

Rezydent na umowie o pracę

Zasady poboru zaliczki na podatek przy umowie o pracę zawartą z cudzoziemcem, który ma polską rezydencję, są identyczne jak przy zatrudnianiu polskiego obywatela.

Jeżeli pracownik jest polskim rezydentem, to płatnik do końca lutego składa druk PIT-11 do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca jego zamieszkania w Polsce, a nie do urzędu skarbowego właściwego dla rozliczeń nierezydentów. Jeżeli rezydent osiągnął także dochody za granicą, to musi je opodatkować w Polsce. Podlega on bowiem w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli płaci tu podatek od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł dochodów. Polscy rezydenci składają zeznanie podatkowe w terminie do 30 kwietnia na druku PIT-37 w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania w Polsce. Rezydent może również odliczyć w zeznaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Zlecenie z rezydentem

Gdy cudzoziemiec staje się polskim rezydentem, płatnik pobiera zaliczki na podatek dochodowy z tytułu umowy zlecenia (wykonywania dzieła) na takich samych zasadach jak u polskiego zleceniobiorcy. Pobiera więc zaliczkę na podatek w wysokości 18 proc. z zastosowaniem kosztów uzyskania przychodu w wysokości 20 proc. Płatnik przekazuje zaliczkę do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, do urzędu skarbowego właściwego według swojej siedziby lub miejsca prowadzenia firmy. Do końca stycznia płatnik doręcza urzędowi skarbowemu, któremu wpłacał w ciągu roku zaliczki, roczną deklarację PIT-4R, a rezydentowi polskiemu i urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania rezydenta w Polsce doręcza informację PIT-11. Zleceniobiorcy mający polską rezydencję składają również do 30 kwietnia zeznanie podatkowe PIT-37, w którym rozliczają dochody uzyskane z umowy zlecenia (wykonywania dzieła) w urzędzie skarbowym według miejsca zamieszkania w Polsce. Zleceniobiorcy mogą w zeznaniu podatkowym odliczyć zapłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Stosunek pracy i zlecenie razem

PRZYKŁAD

Obywatel Finlandii przeprowadził się w lipcu 2016 r. na stałe do Polski, do Kalisza. Od sierpnia rozpoczął pracę na umowę zlecenie na stanowisku szkoleniowca w polskiej firmie w Kaliszu świadczącej usługi informatyczne. Jednocześnie w tej samej firmie pracuje na podstawie stosunku pracy jako informatyk. Od stycznia do marca 2016 roku pracował w Finlandii. Jak rozliczyć cudzoziemca z Finlandii?

Obcokrajowiec mieszka na stałe w Polsce, a więc jest polskim rezydentem. Wobec tego od uzyskanych przez niego dochodów ze stosunku pracy oraz z tytułu umowy zlecenia polski pracodawca, jako płatnik, powinien pobierać miesięczne zaliczki na podatek dochodowy, obliczone według takich samych zasad jak dla polskiego pracownika (zleceniobiorcy). Do 30 kwietnia rezydent musi złożyć w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania w Polsce (w przykładzie będzie to Pierwszy Urząd Skarbowy w Kaliszu ) zeznanie podatkowe PIT-37 i wykazać w nim dochody uzyskane w Polsce i za granicą. Gdyby obywatel fiński nie miał polskiej rezydencji, wówczas jego przychody z umowy zlecenia byłyby opodatkowane w formie podatku zryczałtowanego, według zasad określonych w art. 29 ustawy o PIT. W sytuacji z przykładu należy złożyć IFT-1R do Urzędu Skarbowego Poznań-Nowe Miasto i PIT-8AR do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kaliszu. Dochody z umowy o pracę byłyby wtedy opodatkowane tak jak w przypadku polskiego pracownika, czyli PIT-11 należałoby złożyć do Urzędu Skarbowego Poznań-Nowe Miasto.

Zlecenie z nierezydentem bez płatnika

PRZYKŁAD

Mieczysław Krzak nie prowadzi działalności gospodarczej i zawarł umowę zlecenia z Chińczykiem na sprzątanie mieszkania. Kwota należności wynosi 400 zł miesięcznie. Jak powinien rozliczać się nierezydent z Chin z przychodów uzyskanych ze zlecenia?

W opisanym przypadku Mieczysław Krzak jest polskim rezydentem i jako osoba fizyczna nawiązał współpracę na podstawie umowy zlecenia z nierezydentem z Chin. Wobec tego rezydent nie jest płatnikiem i nie wpłaca zaliczek na podatek za nierezydenta. Z art. 44 ust. 1b ustawy o PIT wynika, że nierezydent uzyskujący przychody ze zlecenia bez pośrednictwa płatnika w wysokości 400 zł miesięcznie ma obowiązek samodzielnie wpłacać zryczałtowany podatek dochodowy w kwocie 20 proc. przychodu do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, a podatek za grudzień powinien wpłacić w terminie złożenia zeznania. Nierezydent nie musi składać żadnych druków do urzędu skarbowego w związku z zapłatą podatku. Nie musi również składać zeznania podatkowego.

podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.)