ZFŚS: Gotówka na święta dla pracownika nie zainteresuje urzędu skarbowego

Część pracodawców na święta wypłaca swoim pracownikom premie (określone przepisami kodeksu pracy, najczęściej wynikające z obowiązującego w zakładzie układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania albo bezpośrednio z umowy o pracę konkretnej osoby). W okresie świątecznym są to zwykle premie roczne. Pracodawca zawsze może też przyznać nagrody uznaniowe, aby szczególnie docenić wybrane osoby.

Świadczenia pieniężne

Nie można pominąć cieszących się wśród pracowników – ze względu na możliwość zaspokojenia tym sposobem indywidualnych potrzeb – kart upominkowych. Karta ta, zwana też podarunkową czy przedpłaconą, jest instrumentem pieniądza elektronicznego w rozumieniu ustawy o elektronicznych instrumentach. Art. 2 pkt 6 ustawy z 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (DzU nr 169, poz. 1385 ze zm.) definiuje instrument pieniądza elektronicznego jako „urządzenie elektroniczne, na którym jest przechowywany pieniądz elektroniczny, w szczególności karta elektroniczna zasilana do określonej wartości".

Karta upominkowa jako wartość pieniężna będąca odpowiednikiem znaków pieniężnych stanowi świadczenie pieniężne w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Podarek rzeczowy

Ponieważ ustawa o PIT nie określa definicji rzeczy ani świadczenia rzeczowego, należy się odwołać do znaczenia tych pojęć w języku potocznym lub definicji stosowanych w innych dziedzinach prawa. Zgodnie z art. 45 kodeksu cywilnego (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 121) rzeczami są tylko przedmioty materialne. Uwzględniając tę definicję, materialny charakter dający podstawę do zakwalifikowania jako świadczenie rzeczowe mają np. kosze, paczki świąteczne, wartość biletów do kina, wartość karnetu na basen czy siłownię.

Użycie definicji zawartej w kodeksie cywilnym jest powszechną praktyką stosowaną w celu wyjaśnienia pojęcia „świadczenie rzeczowe" zarówno przez sądy, jak i organy podatkowe. Przykładem jest orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (III SA/Wa 2661/10) lub interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 czerwca 2008 r. (ILPB1/415-191/08-4/AMN).

Rzeczowymi świadczeniami nie są: bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, zgodnie z definicją art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT.

Indywidualne potrzeby

Co decyduje o przewadze preferowanej formy świątecznego bycia obdarowywanym w przypadku pracownika? Przede wszystkim możliwość zaspokojenia indywidualnych potrzeb. Można przez to rozumieć szybkość i łatwość realizacji zakupu wybranej/pożądanej/potrzebnej rzeczy czy usługi, co daje posiadanie gotówki na kocie osobistym, bez względu na to, czy przelew został zatytułowany „premia roczna" czy może „nagroda uznaniowa". Podobną popularnością cieszą się karty upominkowe, które również gwarantują wygodę wyboru zaspokojenia wybranej potrzeby pracownika.

Warto w tym miejscu wrócić do bonów (np. konkretnych sieci handlowych). W dalszym ciągu cieszą się one aprobatą pracowników, mając na uwadze względną łatwość ich wykorzystania przez wymianę na wybrane towary.

Kluczowe obciążenia

Świadczenia fundowane pracownikom należy prawidłowo rozliczyć z ZUS i z podatku. To ten element decyduje o przewadze stosowania wybranej formy świątecznego obdarowywania załogi przez pracodawcę.

Inne zasady obowiązują w przypadku finansowania ze środków funduszu socjalnego, a inne, gdy opłaca się je ze środków własnych. Innymi słowy o tym, czy świadczenia świąteczne przekazane pracownikowi podlegają oskładkowaniu i opodatkowaniu, decyduje źródło ich finansowania.

Wariant 1. Środki obrotowe

Świadczenia przyznane pracownikom z okazji świąt sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy podlegają oskładkowaniu i opodatkowaniu. Zarówno przepisy składkowe, jak i podatkowe nie wyłączają ich wartości z tych obciążeń.

Wariant 2. Środki socjalne

Od 22 sierpnia 2009 r., po znowelizowaniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z podatku zwolniona jest wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń nie tylko rzeczowych, ale i pieniężnych, finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kwota ulgi jest ograniczona w wymiarze rocznym do 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT). Nadwyżka powyżej 380 zł podlega opodatkowaniu. Zmiana ta objęła świadczenia pieniężne sfinansowane z zfśs od 1 stycznia 2009 r.

Dla pracodawcy, który posiada zfśs, korzystniejszym rozwiązaniem jest wypłacenie pracownikom świadczeń pieniężnych lub wręczenie paczki świątecznej. Są one bowiem zwolnione z podatku do 380 zł, a ze składek w pełnej wysokości. Natomiast bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi podlegają opodatkowaniu. Nie należy ich jednak mylić z kartą przedpłaconą, która do celów podatkowych postrzegana jest jako otrzymanie świadczenia o charakterze pieniężnym.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne nie stanowią podstawy wymiaru składek bez względu na wartość (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Dotyczy to również bonów i świadczeń pieniężnych sfinansowanych ze środków socjalnych.

Z art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.) wynika, że do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W konsekwencji wartości świadczeń sfinansowanych ze środków zfśs nie uwzględnia się również w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeśli jednak świadczenie zostanie sfinansowane w części ze środków zfśs, a w części ze środków obrotowych, to tę drugą trzeba oskładkować. Natomiast obie części, czyli całą wartość takiego świadczenia, należy w tej sytuacji opodatkować.

Zdaniem autorki

Anna Jabłońska, ekspert ds. zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo-płacowej w dziale usług księgowych BDO

Wartość nie tylko finansowa

Wynagrodzenie pełni zasadniczą rolę w motywacji pracowników. Dlatego wszelkie dodatkowe formy tego narzędzia zachęty wpływają na tworzenie pozytywnych zachowań wewnątrz organizacji.

Oczywiście „wynagrodzenie" w zależności od formy jednych może cieszyć bardziej, drugich mniej. Wszystko zależy od tego, jakich korzyści przysparza, a tym samym – w jakim stopniu pozwala na zaspokojenie indywidualnych potrzeb poszczególnych pracowników.

Pomysłów na upominek z okazji świąt Bożego Narodzenia jest wiele. Zarówno gotówka, jak i prezenty rzeczowe, czyli motywowanie do pracy, to klucz do sukcesu przez budowanie pozytywnych relacji pomiędzy firmą a pracownikiem. Każdy obdarowany, nawet jeśli będzie się musiał tym prezentem podzielić w pewnym stopniu z fiskusem, doceni taki gest. W założeniu może to zaprocentować jego zaangażowaniem w dobro wspólne zakładu.

Podstawą właściwy podział

Przyznając pomoc ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie można pominąć podstawowego założenia, dla którego się go tworzy. Ma on służyć przede wszystkim pomaganiu osobom, które najbardziej tego potrzebują. W związku z tym należy postępować zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 111). Przepis ten wskazuje, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. To z kolei prowadzi do ograniczenia swobody regulacji w regulaminie zfśs zasad przyznawania indywidualnych świadczeń. Prawo do pomocy powinno być oparte właśnie na tych kryteriach.

Katalog świadczeń socjalnych z funduszu dla pracowników powinien być zapisany w wewnętrznym regulaminie zfśs (ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.