fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Koronawirus: zawieranie i rozwiązywanie umowy o pracę na odległość

Pracownik w domu
Adobe Stock
Zarówno zawarcie umowy o pracę, jak jej rozwiązanie wymagają zachowania formy pisemnej. Wymogi formalne łatwiej jednak spełnić przy zatrudnianiu nowej osoby niż zwalnianiu pracownika.

Pomimo pandemii wciąż obowiązują przepisy kodeksu pracy, które wskazują, że zarówno umowa o pracę, jak i oświadczenie o wypowiedzeniu umowy wymagają, co do zasady, formy pisemnej.

Brak formy pisemnej umowy o pracę nie jest jednak obarczony przesłanką nieważności. Zgodnie z art. 29 § 2 k.p. jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca potwierdza na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków. Pracodawca musi więc co najmniej skutecznie doręczyć na piśmie warunki umowy nowo zatrudnionemu przed rozpoczęciem świadczenia przez niego pracy.

Sądy wielokrotnie pochylały się nad sprawą dorozumianego zawarcia umowy o pracę (np. wyrok Sądu Najwyższego z 31 sierpnia 1977 r., I PRN 112/77) czy dopuszczalnością zawarcia jej w formie ustnej.

Czytaj także:

Podpis na wypowiedzeniu

W dobie digitalizacji i pracy online większy kłopot sprawia skuteczne, a zarazem niewadliwe, doręczenie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. W myśl art. 30 § 3 k.p. takie oświadczenie powinno nastąpić na piśmie. Oznacza to wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 kodeksu cywilnego.

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli własnoręcznego podpisu pracodawcy lub osoby upoważnionej w jego imieniu do takich czynności. (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 r., I PK 58/09).

Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 k.c.). Co to oznacza w praktyce?

Doręczenie osobiste...

Przed nastaniem pandemii i upowszechnieniem się home office oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca najczęściej wręczał pracownikowi osobiście lub wysyłał mu listem poleconym za pośrednictwem poczty.

W pierwszym przypadku sprawa jest oczywista. Wypowiedzenie jest skuteczne nawet wtedy, gdy pracownik odmówi pisemnego potwierdzenia jego przyjęcia albo je zniszczy. Potwierdza to wyrok SN z 16 kwietnia 1995 r. (I PRN 2/95).

...lub przez listonosza

W drugim przypadku doręczenie następuje w momencie odbioru przez pracownika listu od listonosza lub podjęcia go na poczcie. Jeśli pracownik nie odebrał przesyłki przez 14 dni, przed ogłoszeniem stanu epidemii przyjmowano tzw. fikcję doręczenia – można było uznać, że pracownik zapoznał się z oświadczeniem o rozwiązaniu umowy o pracę. Jednak aktualnie w tym względzie obowiązują przepisy szczególne.

W myśl art. 98 ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 w czasie stanu epidemii zasada fikcji doręczenia nie ma zastosowania w odniesieniu do oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Wysłane przez pracodawcę i nieodebrane przez pracownika wypowiedzenie zostanie uznane za skutecznie doręczone dopiero po 14 dniach po upływie stanu epidemii.

Niepewny termin

Trudności z dostarczaniem oświadczeń pracodawcy pocztą przejawiają się też w tym, że pracownik przed otrzymaniem przesyłki może uzyskać np. zwolnienie lekarskie. Jeśli rozwiązanie umowy o pracę nie odbywa się w trybie dyscyplinarnym, będzie ono dostarczone wadliwie. Pracodawca nie może bowiem wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika ani innej usprawiedliwionej nieobecności, jeżeli nie upłynął okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 41 k.p.). Od wadliwego wypowiedzenia pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy, wnosząc o przywrócenie na stanowisko albo o odszkodowanie.

Sprawy nie rozwiązuje też przesłanie dokumentu kurierem. Nie ma pewności, że dotrze on do pracownika tego samego lub nawet kolejnego dnia.

Przez e-mail lub telefon zwykle wadliwie

Wymogu formy pisemnej nie spełnia przesłanie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w e-mailu (nawet z załączonym skanem dokumentu podpisanego ręcznie) czy za pomocą faksu. Doręczenie dokumentu w ten sposób jest co prawda skuteczne, ale wadliwe. Pracownik może więc wnieść do sądu o przywrócenie do pracy albo o odszkodowanie.

Wadliwe i niespełniające wymogu pisemności jest również powiadomienie pracownika o zwolnieniu podczas rozmowy telefonicznej czy nawet wideokonferencji.

Te same przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiadania pracownikom warunków pracy i płacy.

Jakie więc narzędzia i rozwiązania ma do dyspozycji pracodawca?

Forma elektroniczna

Aby w czasie pandemii doręczyć pracownikowi oświadczenie woli lub zawrzeć umowę o pracę na odległość, najskuteczniejszym rozwiązaniem może się okazać skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Oświadczenie złożone elektronicznie, które jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spełnia wymóg formy pisemnej na gruncie prawa cywilnego (art. 781 § 1 k.c.). Zgodnie zaś z art. 781 § 2 k.c. oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Umowę o pracę można podpisać w ten sposób pod warunkiem, że nowy pracownik również posiada kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli go nie ma, pozostaje tradycyjna forma pisemna. Można jednak pominąć osobiste spotkanie i przesłać pracownikowi dokumenty do podpisu kurierem z prośbą o odesłanie podpisanych. Nie ma tu takiego zagrożenia, jak przy wypowiadaniu umów, ponieważ data rozpoczęcia obowiązywania umowy o pracę powinna być zawarta w jej treści, a podpisanie dokumentów tylko potwierdza ustalenia stron. Często do podpisu trzeba też doręczyć inne niż umowa o pracę dokumenty payrollowe (kwestionariusz, dane dotyczące członków rodziny itp.).

Przesłanie pracownikowi wypowiedzenia e-mailem lub faksem – jak zostało wspomniane – jest skuteczne, ale wadliwe. Opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną i przesłanie go na służbowy e-mail pracownika jest natomiast równoznaczne ze złożeniem oświadczenia zatrudnionemu w tradycyjnej, pisemnej formie i nie jest opatrzone wadą.

Aby skutecznie doręczyć pracownikowi wypowiedzenie na jego służbowy adres e-mail, należy się upewnić, że w danym dniu jest on aktywny zawodowo (nie jest np. na urlopie, zwolnieniu lekarskim itp.). Jeśli istnieje taka możliwość, pracodawca powinien zaznaczyć prośbę otrzymania powiadomienia o przeczytaniu wiadomości przez adresata. Aby odebrać taki dokument, pracownik nie musi posiadać podpisu elektronicznego.

Który moment należy uznać za moment doręczenia pracownikowi elektronicznego wypowiedzenia? Zgodnie z art. 61 § 2 k.c. „oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią". Przyjmuje się więc, że oświadczenie jest złożone w chwili, w której pracownik powinien był sprawdzić swoją skrzynkę e-mail. Można rozważyć także zaproszenie pracownika na telekonferencję, podczas której wypowiedzenie zostanie mu dostarczone na adres e-mail, ale także od razu omówione.

Przy zatrudnianiu pracownika na odległość pracodawca musi pamiętać, że mimo zawieszenia wielu przepisów w związku z pandemią nadal obowiązkowe są wstępne badania lekarskie i wstępne szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy. Większość z nich – poza instruktażem stanowiskowym – można jednak również przeprowadzić zdalnie.

Autorka jest prawnikiem w kancelarii MDDP Olkiewicz i Wspólnicy

Kontrakt na słowo też ważny

W przeciwieństwie do umowy o pracę przepisy nie określają wymogów co do formy umowy zlecenia. W doktrynie przyjmuje się, że jej zawarcie może nastąpić w każdej postaci, w tym także w sposób dorozumiany. Nie wymaga się również, aby dochowana była forma równoważna formie czynności prawnej, której zlecenie dotyczy. Potwierdzają to liczne wyroki sądów, np. wyrok Sądu Najwyższego z 27 czerwca 1975 r. (III CZP 55/75).

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA