Posługiwanie się podpisem elektronicznym wciąż jednak należy do rzadkości. Znacznie powszechniej rozpatrywanym rozwiązaniem będzie zawarcie umowy o pracę lub jej aneksowanie np. poprzez mailową czy smsową wymianę skanów lub zdjęć dokumentów podpisanych przez pracownika i pracodawcę. W takim scenariuszu dochowana zostanie forma dokumentowa, a umowa o pracę zawarta w ten sposób będzie skutecznie wiązać strony. Skorzystanie z takiego rozwiązania pozostanie jednak obarczone wadą nieprawidłowej formy czynności. Tym samym pracodawca powinien dążyć do wymiany z pracownikiem oryginałów podpisanych dokumentów w najszybszym możliwym terminie, np. poprzez ich listowną wysyłkę.
Potwierdzenie daty i okoliczności
Zanim dojdzie do wymiany z pracownikiem pisemnych egzemplarzy umowy, zaleca się, aby pracodawca zadbał o zachowanie klarownych dowodów potwierdzających moment i okoliczności zawarcia umowy o pracę czy też aneksu do umowy. Pomocny będzie tu chociażby wydruk wiadomości obejmujących odnośną korespondencję z pracownikiem. W obecnych warunkach warto w takiej korespondencji zawrzeć dodatkowe zastrzeżenie, że dokumenty są przesyłane w taki sposób właśnie z uwagi na szczególną sytuację wywołaną stanem epidemii i związanym z tym dążeniem stron do zachowania zasad bezpieczeństwa i profilaktyki przeciwwirusowej. Pracownik i pracodawca powinni jednoznacznie potwierdzić drugiej stronie otrzymanie wszystkich wymienianych dokumentów. Takie podejście pozwoli możliwie zminimalizować ewentualne przyszłe wątpliwości.
Inne obowiązki
Nawet jeśli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, kodeks pracy nakłada na pracodawcę inne obowiązki wymagające dochowania pisemności. W szczególności musi potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Takie potwierdzenie pracownik powinien otrzymać jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy. Niezrealizowanie tego ustawowego obowiązku przez pracodawcę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które osoba odpowiedzialna może być ukarana karą grzywny w wysokości do 30 000 zł.
Spośród innych regulacji warto też przypomnieć, że nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie o szczegółowych warunkach jego zatrudnienia obejmujących m.in. normy czasu pracy, zasady wypłaty wynagrodzenia, wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego, jak i obowiązującą pracownika długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę.
Podobnie jak przy samym zawarciu umowy, pracodawca powinien dążyć do przekazania pracownikowi odpowiednich pisemnych informacji w obowiązujących terminach. Jeżeli nie uda się mu tego dokonać np. listownie, rekomendowane jest jednoznaczne udokumentowanie, kiedy i w jaki sposób pracownik otrzymał wymagane prawem informacje.
Zdaniem autorki
Klaudia Szczupak, prawnik w Konieczny, Wierzbicki Kancelaria Radców Prawnych Spółka Partnerska
