fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Na wniosek pracowników można zmienić harmonogramy

Fotolia.com
POSTĘPOWANIE | Co do zasady pracodawca może się przychylić do wniosków zatrudnionych o modyfikację ich rozkładów czasu pracy. Nie powinien tego robić, gdy spowoduje to naruszenie przepisów.
- Pracownicy pracują na podstawie miesięcznych harmonogramów czasu pracy, w systemie podstawowym na dwie zmiany (6.00-14.00 i 14.00-22.00). Działamy zwykle od poniedziałku do piątku. Tworzymy harmonogramy na okresy miesięczne. Niekiedy pracownicy w trakcie miesiąca chcą się zamienić ze sobą na zmiany robocze. Czy możemy się na to zgodzić? Na co należy zwrócić uwagę w przypadku takiej zmiany? – pyta czytelniczka.
Pracodawca może zmienić grafiki na podstawie wniosków pracowników. Takie działanie należy uznać za dokonane na rzecz zatrudnionych – skoro zgłaszają taką prośbę, to zmiana jest w ich interesie. Nie zwalnia to jednak z konieczności przestrzegania przepisów o czasie pracy. Zamiana jest możliwa, jeśli nie będzie naruszała regulacji dotyczących minimalnych odpoczynków, norm dobowych czasu pracy i nie będzie skutkowała ponownym rozpoczynaniem pracy w tej samej dobie pracowniczej. To, że pracownicy złożyli wniosek, nie oznacza, że nie powstaną nadgodziny w razie przekroczenia dobowego.

Konieczny grafik

Pracodawca nie musi tworzyć harmonogramu czasu pracy tylko wtedy, gdy spełniona jest jedna z następujących przesłanek:
1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę (są to stałe rozkłady wskazujące na wykonywanie pracy w tych samych dniach i tych samych godzinach, np.  zapis regulaminu: Pracownicy działu administracji pracują od poniedziałku do piątku, w godz. 8.00-16.00),
2) pracodawca w porozumieniu z zatrudnionym ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (czyli stosowany jest zadaniowy czas pracy),
3) na pisemny wniosek pracownika stosuje się do niego ruchome rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 k.p.,
4) na pisemny wniosek pracownika ustalono mu indywidualny rozkład czasu pracy (tzn. uzgodniony zostanie rozkład czasu pracy „odbiegający" od standardowo obowiązującego w firmie, ale – podobnie jak w pkt 1 – obejmować będzie jasny, stały rozkład dzienny i godzinowy).
Gdy żadna z tych sytuacji nie ma miejsca, grafiki czasu pracy są konieczne. Tworzy się je na okresy co najmniej miesięczne (inne okresy obowiązują w stosunku do kierowców i pracowników instytucji kultury).
Pracownik powinien otrzymać swój rozkład pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który została sporządzona ta rozpiska.

Modyfikacja dat i godzin

Wyjątkowo i w szczególnych okolicznościach może dojść do jednostronnej zmiany harmonogramu przez pracodawcę. Państwowa Inspekcja Pracy wskazywała na możliwość zmiany jeszcze w stanie prawnym, w którym w kodeksie pracy nie było bezpośrednich regulacji dotyczących grafików dl poszczególnych pracowników. W stanowisku Głównego Inspektoratu Pracy z  6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) wskazano, że zmiana godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i art. 15111).
Taką zmianę dopuszcza również resort pracy. W piśmie z 18 października 2013 r. (Rzeczposp. PiP 2013/9673/5) stwierdza, że z przepisu nie wynika wprost, iż dopuszczalne jest dokonywanie zmian w rozkładzie czasu pracy pracownika, jednak jest to praktykowane. Należy uznać, że zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych. Zdaniem Departamentu Prawa Pracy MPiPS, z art. 129 § 3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może być natomiast zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy.
Takie zmiany muszą być jednak:
- po pierwsze – wyjątkowe,
- po drugie – ich możliwość musi wynikać z prawa wewnątrzzakładowego,
- po trzecie – nie mogą się opierać na potrzebach związanych z realizacją „nadprogramowych" zadań itp., lecz na sytuacji powiązanych z danym pracownikiem, wynikających z przepisów prawa pracy.
Zawsze trzeba bowiem pamiętać, że obowiązek tworzenia harmonogramów, minimalny okres, na jaki mają opiewać itp., mają przede wszystkim tworzyć bezpieczeństwo pracowników. Harmonogramy z perspektywy art. 129 § 3 k.p. służyć mają nie tyle pracodawcy, co właśnie pracownikom. Dają im z wyprzedzeniem wiedzę na temat tego, w jakie dni i w jakich przedziałach godzinowych będą zobowiązani pracować. Swobodne zmiany harmonogramu przez pracodawcę unicestwiałyby cel, jaki leży u podstaw tych przepisów. Ograniczałoby to bezpieczeństwo pracowników, służyłoby omijaniu regulacji dotyczących nadgodzin itp.
Ważne! Nie można dopuścić dowolnych zmian rozkładów narzucanych jednostronnie przez pracodawcę. Skutkowałoby to fikcją – z jednej strony pracownik musiałby otrzymywać z tygodniowym wyprzedzeniem miesięczny grafik, z drugiej pracodawca mógłby go co chwilę zmieniać.

Wnioski zainteresowanych

Inaczej należy jednak podejść do zmian wprowadzanych na podstawie wniosków pracowników. Wniosek pracownika o zmianę rozkładu składa on w swoim interesie, kierując się swoją potrzebą. Akceptacja tego wniosku służy pracownikom, jest „wyjściem" w ich stronę. Przede wszystkim nie jest to wynik polecenia służbowego podyktowanego potrzebami pracodawcy. Szef może zatem zaakceptować taką prośbę.

Wskazana ostrożność

To pracodawca odpowiada za przestrzeganie przepisów o czasie pracy. Musi na nie zwracać uwagę zarówno przy tworzeniu harmonogramów, jak też przy ich zmianie – niezależnie od tego, czy dokonuje jej jednostronnie, czy z prośbą o to zwrócił się pracownik. W szczególności należy zwrócić uwagę na to, czy zmieniony grafik nadal będzie zgodny z przepisami dla obu pracowników, a więc czy:
- zmiana nie spowoduje skrócenia minimalnego odpoczynku dobowego (11 godzin ciągłego wolnego w każdych 24 godzinach liczonych od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy),
- praca w zmienionym rozkładzie nie będzie skutkowała ponownym rozpoczęciem pracy w ciągu 24 godzin od poprzedniego rozpoczęcia pracy (chyba że stosowane są zmienne rozkłady czasu pracy na podstawie art. 1401 k.p.),
- nowe godziny pracy nie spowodują przekroczenia dobowej normy czasu pracy (8 godzin) i tym samym powstania nadgodzin.
Przykład:
Pracownik A pracuje w danym tygodniu na I zmianę (6.00-14.00), a pracownik B na II (14.00-22.00). Pracownicy ci przyszli do pracodawcy z prośbą o zamianę na piątek – pracownik A chciałby przyjść na II zmianę, a pracownik B na I zmianę.
 
W odniesieniu do pracownika A zmiana nie skutkowałaby złamaniem przepisów przez pracodawcę. W czwartek pracuje od 6.00 do 14.00, jego doba pracownicza kończy się w piątek o godz. 6.00. Praca w piątek od 14.00 do 22.00 nie naruszyłaby zatem normy dobowej czasu pracy ani przepisów o minimalnym odpoczynku. Przy wolnej sobocie i niedzieli miałby również zapewniony odpoczynek tygodniowy.
Zgoda pracodawcy spowodowałaby natomiast, że dla pracownika B, dla którego doba pracownicza rozpoczęła się w czwartek o godz. 14.00 i kończy się w piątek o godz. 14.00 powstałoby 8 nadgodzin dobowych (6.00-14.00 w piątek). Ponadto byłby on pozbawiony minimalnego odpoczynku (odpoczywałby zaledwie 8 godzin od godz. 22.00 w czwartek do godz. 6.00 w piątek).
Pracodawca nie może się więc zgodzić na taką zamianę. Przy pracy pięć dni w tygodniu na dwie zmiany zamiana jest niemożliwa – w każdym przypadku spowoduje to naruszenie przepisów w odniesieniu do któregoś pracownika.
Przykład:
Firma pracuje od poniedziałku do soboty. Zatrudnieni pracują w systemie podstawowym na dwie zmiany : I w godz. 6.00-14.00, II w godz. 14.00-22.00. W danym tygodniu pracownicy mają następujący rozkład czasu pracy – patrz tabelka. Pracownik A chciałby zamienić się na zmiany z pracownikiem B w czwartek.
 
Po zmianie pracownik A miałby w czwartek II, a pracownik B I zmianę. Nie doszłoby do naruszeń dotyczących poprzedniej doby – po dniu wolnym, jakim dla obu pracowników jest środa, nie wystąpią bowiem naruszenia dotyczące odpoczynków, doby czy przekroczenia normy czasu pracy. Obaj będą mieli również zapewniony dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Zgodnie z opinią GIP (stanowisko Komisji Prawnej GIP z 12 września 2013 r. w sprawie pojęcia dnia wolnego wynikającego z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), nie ma podstaw prawnych, aby twierdzić, iż dzień wolny wynikający z 5-dniowego tygodnia pracy w odróżnieniu od niedzieli lub święta (albo dni wolnych udzielonych za takie dni) mógł się zgodnie z przyjętym rozkładem rozpocząć dopiero po zakończeniu ostatniej doby (pracowniczej) lub co najmniej po upływie 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Dzień wolny zaczyna się zatem z chwilą zakończenia pracy.
Zmiana nie może jednak objąć tylko czwartku. Powstałby wówczas problem podobny jak w poprzednim przykładzie z czwartku na piątek. Aby tego uniknąć, konieczne byłyby konsekwentne zmiany robocze do końca tygodnia.

Żelazne zasady tworzenia harmonogramów

Przy tworzeniu harmonogramów czasu pracy należy pamiętać o następujących zasadach:
- harmonogram ma być stworzony i przekazany pracownikowi w formie pisemnej lub elektronicznej na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem przez niego pracy objętej tym harmonogramem,
- harmonogramy muszą opiewać na okres co najmniej miesiąca (w przypadku dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych grafik nie musi obejmować całego okresu rozliczeniowego),
- jeżeli stosujemy miesięczne okresy rozliczeniowe czasu pracy, w harmonogramie planujemy pracę w wymiarze równym wymiarowi czasu pracy dla danego miesiąca,
- grafik ma określać godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach pracy (może to być określone poprzez wskazanie godzin od... do... albo poprzez podanie numeru zmiany roboczej, jeżeli w regulacjach wewnętrznych do zmian przypisane są stałe godziny pracy); w grafiku dzienna liczba godzin pracy musi być zgodna ze stosowanym systemem czasu pracy,
- nie musimy planować przerw przysługujących pracownikom (jedyna przerwa, jaką obowiązkowo planujemy, to ta wynikająca ze stosowania przerywanego czasu pracy),
- rozkład czasu pracy nie może naruszać minimalnego odpoczynku dobowego ani tygodniowego,
- planowana godzina rozpoczęcia pracy nie może przypadać w niezakończonej dobie pracowniczej (możliwość wcześniejszego planowania pracy występuje tylko wówczas, gdy stosowane są zmienne rozkłady czasu pracy z art. 1401 § 1 k.p.),
- przy dopuszczalnej pracy w niedziele należy zaplanować dzień wolny w zamian za taką pracę w ciągu 6 dni przed lub po tej niedzieli, a przy pracy w święto dzień wolny ma przypadać do końca okresu rozliczeniowego,
- co najmniej jedna niedziela na cztery tygodnie musi być wolna od pracy,
- w okresie rozliczeniowym pracownik musi mieć łączną liczbę dni wolnych od pracy odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie,
- w harmonogramie poszczególne dni wolne powinny być oznaczone odrębnie.
Autor jest prawnikiem
Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA