Spotkanie w celu wręczenia wypowiedzenia wywołuje złe skojarzenia. U pracodawcy szczególne obawy budzi reakcja zwalnianego oraz ewentualne prawne konsekwencje nieprawidłowości podczas spotkania. Jednak starannie przygotowane dokumenty oraz przemyślany przebieg rozmowy z zatrudnionym pozwolą uniknąć niepotrzebnych nerwów.
Po pierwsze: robota papierkowa
Wszystkie dokumenty, które mogą być potrzebne podczas spotkania, powinny być gotowe i sprawdzone, zanim się ono rozpocznie. W trakcie negocjacji z podwładnym nie będzie czasu na wyliczanie odprawy, korektę literówek czy pisanie „na kolanie" porozumienia rozwiązującego. Co do zasady szef powinien zadbać o to, aby na spotkaniu miał dokument wypowiedzenia, porozumienie rozwiązujące oraz – co już staje się standardem – pismo dotyczące wykorzystania urlopu wypoczynkowego i zwolnienia podwładnego z obowiązku świadczenia pracy podczas okresu wypowiedzenia.
Jeżeli przełożony stający twarzą w twarz ze zwalnianym nie jest upoważniony do reprezentowania pracodawcy, dokumenty, które ma, muszą być zawczasu należycie podpisane.
Po drugie: pozwól popracować
Równie ważne jak papiery jest przygotowanie do samego spotkania. Już sam jego termin nie jest bez znaczenia. Lepiej nie organizować go z rana, czyli na początku dniówki zatrudnionego. W razie ewentualnego sporu firma powinna móc wykazać, że w dniu decydującej rozmowy podwładny pracował. Wysłane maile służbowe, udział w naradzie biznesowej czy wykonane polecenie szefa powinny wystarczyć. Wszystko to na wypadek, gdyby zatrudniony po otrzymaniu wymówienia przedstawił zwolnienie lekarskie obejmujące ten dzień.
Przykład