fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Kopie akt trzeba wydać pracownikowi bez żadnych pytań

Adobe Stock
Wniosek etatowca o wydanie kopii części lub całości dotyczącej go dokumentacji jest dla firmy wiążący. Pracodawca nie może podważać jego zasadności ani żądać pokrycia kosztów tej operacji.

- Pracownicy co jakiś czas wnioskują o wydanie im kopii części dokumentów ich dotyczących, które posiadamy. Czy możemy weryfikować takie wnioski, tzn. czy możemy domagać się ich uzasadnienia? Czy możemy pobierać odpłatność za sporządzenie kopii? – pyta czytelnik.

Pracodawca nie może domagać się uzasadnienia wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Nie ma również możliwości pobierania jakiejkolwiek odpłatności za ich sporządzenie, w tym również obejmującej sam zwrot poniesionych kosztów.

Ustawowa powinność

Wprost z przepisów prawa pracy wynika (art. 9412 k.p.), że pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na złożony w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) uprawnionego członka rodziny, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika; uprawnionymi członkami rodziny są zaś:

- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,

- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

- małżonek (wdowa i wdowiec),

- rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Doprecyzowanie w zakresie pewnych aspektów „technicznych" związanych z wydawaniem kopii całości lub części dokumentacji zawiera § 18 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369).

Przed 1 stycznia 2019 r. nie było przepisów wprost nakazujących wydanie kopii dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek wywodzono jednak z całokształtu przepisów prawa pracy. Podkreślane to było w orzecznictwie sądowym (np. postanowienie Sądu Najwyższego z 16 września 1999 r., I PKN 331/99). Brakowało jednak regulacji, które wskazywałyby na sposób przekazania tych kopii, termin ich sporządzenia, jak też dookreślających osoby uprawnione.

Niekwestionowane prawo

Wniosek pracownika (byłego pracownika) wiąże pracodawcę co do zakresu kopii, jaką ma sporządzić i przekazać wnioskodawcy. Nie ma on prawa podważać wniosku ani domagać się uzasadnienia potrzeby uzyskania określonych w nim kopii.

Wydanie kopii dokumentacji pracowniczej członkom rodziny zmarłego pracownika lub byłego pracownika następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby ich uprawnienia. Tutaj także nie ma możliwości badania celu, dla którego dana osoba wnioskuje o wydanie kopii dokumentów. Pracodawca bada tylko samo uprawnienie wnioskodawcy – czyli musi domagać się od tej osoby potwierdzenia faktu śmierci pracownika lub byłego pracownika (akt zgonu) – o ile nie posiada już tej informacji, a także potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy oraz istnienia określonego wyżej powiązania rodzinnego w chwili śmierci. Nie może zaś narzucić obowiązku wykazania interesu prawnego w uzyskaniu kopii dokumentacji lub jej wnioskowanej części.

Nieodpłatna realizacja

Wniosek może dotyczyć dokumentacji pracowniczej, czyli akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy.

To drugie pojęcie obejmuje (§ 6 rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej):

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 k.p.),

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 k.p.).

Zakres wniosku może być zatem potencjalnie bardzo szeroki i jego realizacja może wymagać wymiernego nakładu pracy. Mimo to pracodawca nie może domagać się jakiejkolwiek odpłatności za sporządzone kopii. Nie ma znaczenia obszerność dokumentacji.

Pracodawca nie może żądać nie tylko zapłaty za wykonane czynności, ale również samego zwrotu faktycznych kosztów z tym związanych. Realizacja wniosku pracownika lub innych uprawnionych osób w tej sprawie stanowi wykonywanie przez pracodawcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

Miesięczny termin

Pracodawca powinien zrealizować wniosek w ciągu 30 dni od dnia jego otrzymania. Niedotrzymanie tego terminu może pociągnąć za sobą odpowiedzialność odszkodowawczą. W wielu przypadkach potwierdzone przez pracodawcę za zgodność z oryginałem kopie mają bowiem służyć uzyskaniu określonych świadczeń, pracy itp. Niedochowanie terminu ich wydania może zaś stworzyć istotne problemy w tym zakresie dla pracownika połączone z powstaniem szkody.

Jeśli firma przechowuje dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, kopię całości lub części tej dokumentacji należy wydać:

- w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo

- w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Jeżeli zaś dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię jej całości lub części:

- w postaci elektronicznej (z odpowiednim zastosowaniem przepisów rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej odnoszących się do przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi), albo

- w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane (wskazane w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej) oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji dołącza się do część B (wniosek pracownika) lub części C (wniosek byłego pracownika lub członków rodziny zmarłego pracownika) akt osobowych.

Autor jest prawnikiem

Nadmierna częstotliwość

Nie ma żadnych ograniczeń w zakresie częstotliwości składania wniosków o wydanie kopii dokumentacji przez tę samą osobę. W skrajnych przypadkach takie ograniczenie można jednak, moim zdaniem, wywieść z art. 8 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, nie można czynić ze swojego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony. Na tej podstawie można byłoby zakwestionować kolejny wniosek – np. trzeci czy czwarty – złożony przez tę samą osobę w krótkim odstępie czasu od zrealizowanego poprzedniego wniosku o stworzenie kopii całości dokumentacji.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA