W rzeczywistości, w większości przypadków może tak właśnie jest. Sądzę jednak, że nieprzydatność akt osobowych najczęściej wynika po prostu z faktu, że są one prowadzone niezgodnie z przepisami, a w każdym razie nie dość rzetelnie.
Czytaj także: Akta pracownicze - zmiany od 2019 roku
Przy okazji ostatniej wielkiej reformy przepisów musiałem uzyskać wiedzę na temat dokumentacji pracowniczej (starej również, ale zwłaszcza nowej), jakiej nigdy nie miałem. Jako pracodawca nieszczególnie przejmowałem się tym, co trafia do tej dokumentacji (czytelnikom mniej świadomym przypominam, że akta osobowe i dokumentacja pracownicza to nie to samo). Dzisiaj myślę, że mój stosunek do dokumentacji pracowniczej wynikał z mojego zbyt frywolnego stosunku do zasad prowadzenia działalności gospodarczej.
Inna rzecz, że w pełni kontrolowane prowadzenie dokumentacji pracowniczej nawet w małej firmie wymagałoby zatrudnienia do tej działalności co najmniej połowy etatu. Jednak korzyści z rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej przychodzą do nas w najmniej spodziewanym momencie, to znaczy w razie sporu z pracownikiem.
Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować w aktach osobowych bardzo wiele, powiedzielibyśmy wszystkie istotne, dające się udokumentować zdarzenia, które pozwalają na ocenę przebiegu kariery zawodowej pracownika. Przede wszystkim jednak powinny tu się znaleźć (w części B) dokumenty, które potwierdzają poinformowanie zatrudnionego o wszelkich zmianach dotyczących stosunku pracy, w tym zmianach regulaminu pracy, nie mówiąc o samej umowie o pracę. W aktach powinny być też gromadzone wszelkie dowody potwierdzające odbyte szkolenia i wykazujące wzrost kwalifikacji zawodowych, także nagrody i wyróżnienia. Tu również – z rzeczy ostatnio wprowadzonych do systemu – znajduje się obowiązek poinformowania pracownika o zastosowaniu monitoringu wizyjnego.