Teoretycznie możliwe jest poniesienie wydatków inwestycyjnych związanych z zakupem i wdrożeniem systemów informatycznych do przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym szkoleń pracowników kadr. Pracodawcy prowadzący dokumentację w tej formie powinni wdrożyć w swoich zakładach pracy takie rozwiązania informatyczne, które:
- po pierwsze – umożliwiają identyfikację osoby, która dokonuje zmian lub uzupełnień w systemie kadrowo-płacowym,
- po drugie – zapewniają integralność e-dokumentacji pracowniczej.
Rozporządzenie zawiera również przepisy dotyczące przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, co jest szczególne istotne w sytuacji przejścia zakładu pracy.
Co z oryginałami
Rozporządzenie rozwiewa również dotychczasowe wątpliwości dotyczące tego, czy pracodawca może gromadzić i przechowywać oryginały dokumentów składanych przez pracownika. Wskazuje, że w aktach osobowych (prowadzonych w formie papierowej) pracodawca może przechowywać odpisy lub kopie takich dokumentów, poświadczone następnie za zgodność z przedłożonym dokumentem przez dedykowaną osobę upoważnioną w tym celu przez pracodawcę (przepisy obowiązujące przed 2019 r. nie przewidywały wprost takiego obowiązku).
W przypadku dołączenia do dokumentacji elektronicznej dokumentu w postaci papierowej, pracodawca powinien sporządzić jej skan, i – po opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy – umieścić skan w informatycznym systemie kadrowo-płacowym.
Przepisy rozporządzenia wskazują przy tym wprost, że takie skany należy wykonywać „z należytą starannością". W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia czytelności dokumentu i wyeliminowania sytuacji, w której konieczne byłoby sięgnięcie po dokument w wersji papierowej.
Załącznik do rozporządzenia określa ponadto minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.
Pracownicy, którzy nie odbiorą dokumentu w ustalonym z pracodawcą terminie, muszą się natomiast liczyć z tym, że pracodawca będzie mógł dokument zniszczyć. Szczególnie istotne jest zatem, aby pracownik uzgodnił sposób i termin odbioru dokumentów z pracodawcą lub upoważnionym pracownikiem działu kadr.
Na koniec informacja
Od 1 stycznia br., w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wraz ze świadectwem pracy wydać pracownikowi – w postaci papierowej lub elektronicznej – informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika jego akt do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji, lub o jej zniszczeniu w razie nieodebrania w określonym czasie.
Zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej powinno być doręczone pracownikowi za pokwitowaniem. Odbiór dokumentacji powinien co do zasady nastąpić osobiście, również za pokwitowaniem.
Kopia dla pracownika
Rozporządzenie precyzuje, że pracownik może odebrać swoją dokumentację, która jest prowadzona w wersji papierowej, w postaci:
- kopii zawierającej potwierdzenie jej zgodności z dokumentacją pracowniczą przez pracodawcę, lub
- skanu opatrzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy.
Natomiast w przypadku dokumentacji elektronicznej, pracownik otrzyma jej kopię na informatycznym nośniku danych, np. na pendrive lub płycie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czyli np. poprzez e-mail.
Pracodawca ma obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji, określonej we wniosku pracownika, w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Sam wniosek powinien zaś zostać włączony albo do akt osobowych – części B (w przypadku obecnych pracowników) albo części C (w przypadku byłych pracowników).
Umożliwienie prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być szczególnie korzystne w dużych zakładach pracy, gdzie zatrudnionych są setki pracowników, których akta osobowe zalegają przez lata w archiwach zakładowych. Elektronizacja dokumentacji z pewnością umożliwi szybszy dostęp do potrzebnych danych dla uprawnionych pracowników działów kadr. Nie będą oni musieli przeszukiwać zakładowych archiwów – nierzadko obszernych – w celu znalezienia potrzebnych im dokumentów.
W wielu przypadkach przejście na elektroniczne akta może się jednak okazać dla pracodawcy niekorzystne. Wybór tej formy w praktyce rodzi bowiem po stronie pracodawcy szereg obowiązków związanych z koniecznością odpowiedniego jej zabezpieczenia. Sam proces digitalizacji dokumentów, szczególnie w przypadku dużych zakładów pracy, zatrudniających setki pracowników, może zaś okazać się czasochłonny.
Zastosowanie
Pracodawcy mają obowiązek stosować przepisy nowego rozporządzenia do dokumentacji dotyczącej wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., a także do dokumentacji gromadzonej po tej dacie, w stosunku do pracowników zatrudnionych wcześniej. Natomiast w przypadku zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. dokumentacji pracowników, pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie rozporządzenia, pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie sposobu jej prowadzenia i przechowywania do nowych przepisów. Warto zwrócić uwagę, że pracodawcy nie muszą zmieniać sposobu prowadzenia, często już zarchiwizowanej, dokumentacji byłych pracowników. Muszą jednak przystosować sposób jej przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia. ?
-Edyta Defańska-Czujko jest adwokatem, partnerem w CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.
-Marta Borówka jest prawnikiem w CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.
Zdaniem autorki
Edyta Defańska-Czujko, adwokat, partner CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.
Pracodawcy mają obowiązek stosować przepisy nowego rozporządzenia do dokumentacji dotyczącej wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., a także do dokumentacji gromadzonej po tej dacie, w stosunku do pracowników zatrudnionych wcześniej. Natomiast w przypadku zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. dokumentacji pracowników, pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie rozporządzenia, pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie sposobu jej prowadzenia i przechowywania do nowych przepisów. Warto zwrócić uwagę, że pracodawcy nie muszą zmieniać sposobu prowadzenia, często już zarchiwizowanej, dokumentacji byłych pracowników. Muszą jednak przystosować sposób jej przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia.
Zdaniem autorki
Marta Borówka, prawnik w CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.
Umożliwienie prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być szczególnie korzystne w dużych zakładach pracy, gdzie zatrudnionych są setki pracowników, których akta osobowe zalegają przez lata w archiwach zakładowych. Elektronizacja dokumentacji z pewnością umożliwi szybszy dostęp do potrzebnych danych dla uprawnionych pracowników działów kadr. Nie będą oni musieli przeszukiwać zakładowych archiwów – nierzadko obszernych – w celu znalezienia potrzebnych im dokumentów.
W wielu przypadkach przejście na elektroniczne akta może się jednak okazać dla pracodawcy niekorzystne. Wybór tej formy w praktyce rodzi bowiem po stronie pracodawcy szereg obowiązków związanych z koniecznością odpowiedniego jej zabezpieczenia. Sam proces digitalizacji dokumentów, szczególnie w przypadku dużych zakładów pracy, zatrudniających setki pracowników, może zaś okazać się czasochłonny.
