Dla wielu z nas Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest tak odległy i niezrozumiały, że gdy otrzymujemy korespondencję z jego logotypem, to myślimy z przerażeniem o tym, co jest w środku. Wszak jeśli pisze do nas urząd, to coś na pewno jest nie tak. Tymczasem korespondencja z ZUS, wbrew stereotypom, często zawiera informacje dla nas pozytywne: zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami, waloryzację emerytury bądź renty, PIT, stan konta w ZUS.
Odwrotnie traktujemy korespondencję e-mailową. Gdy w ten sposób pisze do nas urząd, uznajemy go za niezwykle nowoczesny i przyjazny, wykorzystuje wszak nowoczesne narzędzia komunikacji. I na tym polu Zakład także ma wiele do powiedzenia. Jeżeli korzystamy z Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub gdy jako przedsiębiorca mamy desygnowanego do współpracy specjalnego opiekuna klienta, to kontakt elektroniczny z Zakładem nie jest niczym nadzwyczajnym. Po prostu taką formę kontaktu wybraliśmy i tak ZUS się z nami kontaktuje. Dla wielu z nas banalna rzeczywistość. Ale co zrobić, gdy nie mamy ani konta na PUE, ani własnego opiekuna, a przychodzi e-mail z ZUS?
Wielu z nas to bardzo zaskakuje. Kontakt z Zakładem ma zazwyczaj księgowa lub biuro rachunkowe, a tu taki e-mail. I jeszcze informacja, która się w nim znajduje: „W związku z nieprawidłowościami dotyczącymi sumy składek zgromadzonych przez Państwa prosimy o weryfikację, czy jest ona zgodna z Państwa obliczeniami. Przepraszam za problem i pozdrawiam, Dyrekcja ZUS Marlena Nowak". Pierwsza myśl – fajnie, że piszą e-mailowo, ale te nieprawidłowości to lekka przesada, przecież księgowa rozlicza się na bieżąco. Tymczasem niefajnie jest już tylko dlatego, że taki e-mail dostaliśmy. Gdy go dokładnie przeczytamy, będziemy wiedzieć, że nie może być z ZUS. Dlaczego niby pisze jakiś dyrektor, i jakim on jest realnie dyrektorem – czego? No i co niby jest nie w porządku z tą sumą składek? Jeden krótki e-mail i od razu wiele pytań.
Jeżeli więc e-mail więcej zaciemnia, niż wyjaśnia, możemy mieć pewność, że to nie ZUS jest jego nadawcą. Gdyby tak było, pisałby nasz opiekun, z którym jesteśmy w stałym kontakcie. Na pewno w e-mailu byłoby jego imię i nazwisko oraz dokładna informacja, po co ten kontakt.
Jeżeli mamy zarejestrowany profil na Platformie Usług Elektronicznych, to elektroniczne informacje z ZUS będziemy otrzymywać także na nasz profil. Wówczas wątpliwość, czy to ZUS pisze o rozliczeniach i składkach, można rozwiać w stu procentach. Jeżeli zaś ani opiekuna, ani profilu na PUE nie mamy, to pracownicy Zakładu będą się z nami kontaktować w sposób standardowy i tradycyjny – listownie lub telefonicznie. Zawsze dokładnie się przy tym zidentyfikują z imienia, nazwiska, stanowiska pracy i miejsca pracy. Ich tożsamość można zweryfikować w placówce ZUS bądź Centrum Obsługi Telefonicznej Zakładu. Nie bójmy się więc kontaktu z ZUS, ale zwracajmy uwagę na to, kto rzeczywiście się z nami kontaktuje.
