E-arkusze spisowe – dozwolone czy zabronione

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (dalej: ustawa) przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Przepisy nie określają jednak wzoru arkusza spisowego ani jego formy. Trzeba się więc zastanowić w jaki sposób powinien on być sporządzony.

Obowiązek kierownika jednostki

Zakres, sposób, termin i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji określa art. 26 ustawy.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury jest odpowiedzialny kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 ustawy). Obowiązku tego nie może scedować na inną osobę. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, to odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym.

Czytaj więcej

Rachunkowość

Wynik finansowy roku poprzedniego w księgach rachunkowych

Jednym z podstawowych procesów księgowych związanych z zakończeniem starego i rozpoczęciem nowego roku obrotowego jest rozliczenie wyniku finansowego jednostki za rok ubiegły.

Kierownik jednostki, dążąc do zapewniania prawidłowego wypełnienia obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji, powinien uwzględnić:

- komunikat ministra rozwoju i finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki trwałe" oraz

- komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.

Ustawa o rachunkowości nie określa wzoru arkusza spisowego, ale jego zakres można odnaleźć w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości (KSR) w sprawie inwentaryzacji zapasów w pkt 65 >patrz tabela.

Decyzja co do metody

Forma prowadzenia arkusza spisowego nie została narzucona przez przepisy prawa bilansowego. Ważne jest, aby arkusz spełniał wymogi stawiane dowodom księgowym. Kierownik jednostki podejmuje więc decyzję odnośnie do stosowanej techniki spisu – czy arkusz spisowy będzie miał formę tradycyjną – papierową czy też elektroniczną. Stosowana metoda powinna być zawarta w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej przez kierownika jednostki. Decydując się na spis z natury w formie elektronicznej, wskazane jest, aby w instrukcji inwentaryzacyjnej (lub w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji) zamieścić dokładne zasady jej przeprowadzania, wyceny i rozliczenia końcowego. Należy pamiętać, że informatyczne wspomaganie inwentaryzacji wpływa na szybkość jej przeprowadzenia i ogranicza koszt przeprowadzenia inwentaryzacji i liczbę popełnionych błędów.

Możliwość sporządzania arkuszy spisowych w formie elektronicznej znajduje potwierdzenie w pkt 69 stanowiska, który wskazuje, że wspomaganie inwentaryzacji polega na:

1. elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych (por. pkt 71),

2. korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych,

3. przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń – skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami (oznaczeniami) identyfikującymi; skanery stosuje się do identyfikacji i liczenia składników zapasów (nie zapewniają one ustalenia wagi ani objętości); kolejne etapy spisu (sporządzanie arkuszy, ustalanie różnic) również następują z użyciem oprogramowania.

Reasumując, możliwe jest przeprowadzenie procesu inwentaryzacji towarów i materiałów:

- za pomocą technologii automatycznej identyfikacji, przy wykorzystaniu czytników kodów kreskowych (tzw. kolektorów danych), przy wykorzystaniu oprogramowania przeznaczonego do inwentaryzacji albo

- poprzez samodzielne elektroniczne wypełnienie arkuszy spisowych.

Pomocne wytyczne KSR

Decydując się na elektroniczne arkusze spisowe, np. arkusze kalkulacyjne, warto wziąć pod uwagę wytyczne stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów zawarte w pkt 71. Zgodnie z nimi zapisy arkuszy spisowych mają uzyskać trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury. Możliwe jest osiągnięcie tego poprzez włączenie ochrony danych wszystkich komórek poza kolumną przeznaczoną do wpisywania stanu spisywanych składników majątku oraz poza kolumną „uwagi".

Arkusz spisowy w formie elektronicznej powinien zostać skonstruowany w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo je zmodyfikowała. W tym celu jednostka może wyznaczyć jednego członka zespołu spisowego jako odpowiedzialnego za wypełnianie arkusza. Arkusz kalkulacyjny może mieć również włączoną funkcję śledzenia zmian ze wskazaniem osoby, która je wprowadziła. Przy bardziej zaawansowanym stopniu budowy arkusza spisowego w formie elektronicznej możliwe jest nadanie uprawnień poszczególnym osobom do przeglądania, edytowania i uzupełniania poszczególnych pól arkusza.

Jednostka powinna zastosować procedurę sprawdzenia poprawności przetworzenia danych ustalonych drogą spisu z natury oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów. Ponadto, dane źródłowe muszą zostać odpowiednio chronione, tzn. powinno się zapewnić ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej. By spełnić ten wymóg, możliwe jest wyeksportowanie wypełnionych arkuszy spisowych do PDF i podpisanie podpisem elektronicznym lub podpisanie odręczne przez właściwe osoby (w zależności od przyjętego sposobu autoryzacji). Możliwe jest również ustalenie dodatkowego hasła uniemożliwiającego dostęp do arkuszy spisowych osobom niepowołanym. Jednostka może, dążąc do zapewnienia nienaruszalności zapisów i kompletności, umieścić wszystkie dokumenty spisowe na serwerze w przeznaczonym do tego folderze, do którego dostęp będą miały jedynie wskazane osoby i/lub w ograniczonym czasowo przedziale.

Zespoły spisowe powołane do przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny właściwy pracownik wydziału budżetu i finansów jednostki.

O czym należy pamiętać

Arkusz spisu z natury może być gotowym, zakupionym formularzem elektronicznym. Ale może też być generowany z systemu komputerowego.

Najbardziej pożądaną formą elektronicznego arkusza spisowego jest czysty formularz do wypełnienia. Z punktu widzenia rzetelności przeprowadzenia inwentaryzacji należy rozważyć czy wskazanie nazw (symboli) poszczególnych składników majątku nie wpłynie na kolejność dokonywania spisu zgodnie ze wskazaniem w arkuszu kalkulacyjnym.

Nie zaleca się posługiwania w czasie spisu z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki zapasów, gdyż może to wpływać ujemnie na poprawność przeprowadzenia spisu. W praktyce spis składników majątku najczęściej następuje według kolejności wynikającej z arkuszy, co przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury.

Ponadto, podawanie w wydrukach arkuszy spisowych stanu ewidencyjnego zapasów podważa rzetelność spisu. Komisja spisowa może sugerować się ilością wskazaną w formularzu spisowym, nie dążąc do faktycznego zweryfikowania czy nie ma do czynienia z nadwyżką składników.

Niezależnie jednak od sposobu przeprowadzenia i dokumentowania spisu z natury, w każdym przypadku w spisie muszą zostać ustalone stany ilościowe w ujęciu chronologicznym i systematycznym. Zasadne jest więc umożliwienie komisji spisowej dokonywanie przesunięć zmiany kolejności wierszy lub poinformowanie w trakcie szkolenia o przejściowym pozostawianiu niewypełnionych wierszy. W mojej ocenie rekomendowane jest pierwsze z ww. rozwiązań.

Jednostka powinna rozważyć, czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu. Jeżeli nie, to w elektronicznym arkuszu spisowym możliwe jest wykazanie nazw składników podlegających inwentaryzacji i numerów inwentarzowych. Dane te są proste do pozyskania z ewidencji systemu magazynowego lub systemu finansowo-księgowego jednostki.

Podsumowując, arkusz spisowy w formie elektronicznej, np. w postaci arkusza kalkulacyjnego jest najprostszą formą wspomagania informatycznego inwentaryzacji. W porównaniu do wykorzystania oprogramowania do przeprowadzenia inwentaryzacji arkusz kalkulacyjny nie pozwala na zapewnienie automatyzacji procesu, podczas gdy przy wykorzystaniu specjalnie do tego przeznaczonego oprogramowania automatycznie dokonywane są przeliczenia i generowane zestawienia różnic majątkowych.

Autorka jest doradcą podatkowym

Podstawa prawna:

- art. 4 ust. 5, art. 26 i art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 217 ze zm.)

- komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. MF z 2016 r., poz. 55)

W następnym artykule z cyklu, który będzie opublikowany 10 listopada w dodatku „Rachunkowość", zostaną omówione sankcje za niedopełnienie obowiązków związanych z podpisaniem, badaniem i złożeniem sprawozdania finansowego.