Jak jedyna osoba w organie spółki z o.o. może się z niego wycofać

Jakie działania ma podjąć członek zarządu spółki z o.o., aby zaprzestać sprawowania tej funkcji? Jest on jedyną osobą uprawnioną do reprezentacji spółki, a wszyscy jej wspólnicy są obcokrajowcami i nie przebywają na terytorium Polski. Jakich formalności musi dopełnić, aby rezygnacja była skuteczna? Czy i jak taka rezygnacja członka zarządu wpłynie na realizację obowiązków z zakresu sporządzania/zatwierdzania sprawozdania finansowego, jeśli nastąpiłaby właśnie w okresie między ustawowym terminem sporządzenia sprawozdania (koniec marca) i jego zatwierdzenia (koniec czerwca)? – pyta czytelnik.

Udzielenie odpowiedzi na tak postawione pytanie wymaga weryfikacji kilku kwestii. Zarząd jest organem, który prowadzi sprawy spółki kapitałowej oraz reprezentuje ją na zewnątrz. Członek zarządu ponosi odpowiedzialność cywilną i karną za swoje działania, a także może odpowiadać majątkiem osobistym za zobowiązania spółki wobec wierzycieli. Może się zdarzyć, że w trakcie sprawowania funkcji nie zgadza się z uchwałami wspólników lub sytuacja osobista uniemożliwia mu dalsze wykonywanie obowiązków. W takiej sytuacji może złożyć oświadczenie o rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu.

Czytaj też:

Rezygnacja członka zarządu spółki z o.o. - łatwiej będzie zakończyć współpracę

Zgromadzenie wspólników a skuteczność rezygnacji z funkcji członka zarządu

Moment wygaśnięcia mandatu ostatniego członka zarządu w spółce

Na podstawie oświadczenia

Do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia. Członek zarządu może złożyć rezygnację w każdym czasie. Jednak gdy otrzymuje wynagrodzenie za pełnienie funkcji, a rezygnacja nastąpiła bez ważnego powodu, to jest odpowiedzialny za szkodę (art. 746 § 2 kodeksu cywilnego w zw. z art. 202 § 5 kodeksu spółek handlowych).

Rezygnacja jest czynnością jednostronną, która wywiera skutek z chwilą dotarcia do spółki w taki sposób, żeby mogła zapoznać się z jej treścią. Nie jest konieczne przyjęcie rezygnacji przez spółkę. W umowie współpracy pomiędzy spółką a członkiem zarządu istnieje możliwość modyfikacji sposobu złożenia rezygnacji, np. poprzez zastrzeżenie możliwości jej złożenia jedynie z ważnych powodów. Spółka nie może jednak całkowicie pozbawić członka zarządu prawa do złożenia rezygnacji, a on sam nie może się jej zrzec.

Ważne powody mogą dotyczyć samego członka zarządu (np. choroba, sytuacja rodzinna) lub być związane ogólną sytuacją w spółce (np. konflikt ze wspólnikiem lub innym członkiem zarządu).

Należy pamiętać, że złożenie rezygnacji skutkuje jedynie zaprzestaniem sprawowania funkcji i nie ma wpływu na ewentualną umowę o pracę, umowę zlecenia lub kontrakt menedżerski, które łączą członka zarządu ze spółką.

Przed zmianami

Rozbieżność poglądów co do tego, komu członek zarządu ma przedłożyć rezygnację, występowała przez wiele lat w literaturze oraz w orzecznictwie. Ocena, czy dana rezygnacja została złożona skutecznie, ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu i dla samego członka zarządu, który powinien mieć pewność, że może zaprzestać wykonywania obowiązków.

W związku z brakiem pewności prawa, sytuacja ta została przedstawiona do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu 31 marca 2016 r. zapadła przełomowa uchwała SN, w której wskazano, że właściwym adresatem oświadczenia o rezygnacji z funkcji w zarządzie spółki jest sama spółka. W uchwale wskazano jedno zastrzeżenie, że w spółce z o.o., w której jedyny członek zarządu jest zarazem jedynym wspólnikiem, rezygnacja wymaga formy aktu notarialnego.

Uchwała ta rozwiązała problemy interpretacyjne w przypadku zarządów wieloosobowych. Nadal problematyczny pozostawał przypadek, gdy z funkcji w zarządzie chciał zrezygnować jego ostatni/ jedyny członek. Co prawda, Sąd Najwyższy wskazał, że może on być jednocześnie nadawcą i adresatem oświadczenia, a więc może skutecznie zrezygnować przed samym sobą. Jednak taka sytuacja była niebezpieczna dla bezpieczeństwa obrotu prawnego, szczególnie w zakresie wskazania daty rezygnacji. Inną kwestią pozostawało wykreślenie jedynego członka zarządu z rejestru przedsiębiorców KRS.

Po nowelizacji

1 marca 2019 r. weszła w życie nowelizacja kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.), która zmieniła sposób składania rezygnacji przez jedynego/ostatniego członka zarządu. Zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h., jeżeli w wyniku rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zawierać także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. W takim przypadku rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

W opinii projektodawcy, przyjęta procedura postępowania stanowi gwarancję, że informacja o rezygnacji członka zarządu dotrze do wszystkich wspólników, co pozwoli im na szybkie podjęcie działań niezbędnych do obsadzenia wakatu. Unika się też sytuacji, w której spółka pozostaje bez zarządu.

PRZYKŁAD

Jedyny członek zarządu pełni swoją funkcję nieodpłatnie i nie jest związany ze spółką żadną dodatkową umową. W celu zaprzestania pełnienia funkcji członka zarządu, powinien złożyć rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników. Zaproszenia powinny zostać wysłane do wspólników za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia. Jeżeli wspólnik wyraził pisemną zgodę, zaproszenie może zostać wysłane także w formie elektronicznej na wskazany przez niego adres e-mail.

W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad, a także, co ważne, zawrzeć oświadczenie o rezygnacji. Następnie należy przeprowadzić organizację zgromadzenia w siedzibie spółki. Jeżeli powyższe wymogi zostaną spełnione, rezygnacja będzie skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników, nawet jeśli się ono nie odbyło.

Kierownik jednostki podpisuje sprawozdanie

Jeżeli na dzień 31 marca (końcowy termin sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu) członek zarządu nadal pełni swoją funkcję, to jako kierownik jednostki, zobowiązany jest sporządzić i podpisać te dokumenty.

W kwestii zatwierdzenia sprawozdania finansowego (termin do 30 czerwca) rekomendowałabym, aby rezygnujący członek zarządu w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników w porządku obrad umieścił również podjęcie uchwał w tym przedmiocie. Takie rozwiązanie byłoby dla niego najbezpieczniejsze, zważywszy, że jedną z uchwał jest udzielenie jemu absolutorium.

Dla przypomnienia, po 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe muszą być sporządzane i składane do Repozytorium Dokumentów Finansowych tylko i wyłącznie w formacie XML, natomiast pozostałe dokumenty, w tym sprawozdanie zarządu i protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzający sprawozdanie finansowe jako skany w formacie PDF. Wszystkie dokumenty, bez względu na formę ich sporządzenia, muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

zdaniem autorki

Maria SCHITTULLI, radca prawny, wspólnik zarządzający Schittulli i wspólnicy kancelaria prawna sp.k. (Schittulli Lawyers)

Oceniając sytuację z punktu widzenia samego członka zarządu składającego rezygnację, można stwierdzić, że zmiany w przepisach w tym zakresie są dla niego mało korzystne. Jedyny członek zarządu jest zobowiązany do pełnienia funkcji, a jego rezygnacja jest skuteczna dopiero z dniem następującym po tym, na który zwołano zgromadzenie wspólników. Pojawia się również pytanie, co w przypadku, gdy wszyscy członkowie zarządu złożą rezygnację jednocześnie. Jak ocenić, która z nich jest ostatnia? Kto powinien wysłać zaproszenia na zgromadzenie wspólników? Oczywiście, jak to zwykle bywa, praktyka wykształci się sama.