Postępowanie przed Krajową Izbą Odwoławczą jest postępowaniem szczególnym, uregulowanym w sposób odmienny aniżeli postępowania przed sądami powszechnymi. Decydując się na prowadzenie sporu przed KIO, należy mieć na uwadze, że zasady rządzące tym postępowaniem reguluje ustawa Prawo zamówień publicznych oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie. Podstawowe znaczenie mają tu przede wszystkim rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 22 marca 2010 r. w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań oraz rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania, oraz rodzajów kosztów w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania.
Uczestnicy rynku zamówień publicznych szczególną uwagę winni zwrócić na drugie z wymienionych rozporządzeń, a dokładnie jego zmianę, która weszła w życie 24 stycznia 2017 roku. W obowiązującym rozporządzeniu zmieniony został m.in. § 5 ust. 1 pkt 3 dotyczący ponoszenia kosztów w przypadku cofnięcia odwołania, który może spowodować, iż odwołujący mimo cofnięcia odwołania poniosą pewne koszty.
Cofnięcie odwołania
Zgodnie z przepisami ustawy Prawa o zamówieniach publicznych odwołujący ma prawo cofnąć odwołanie w każdym czasie, aż do zamknięcia rozprawy. Może nastąpić to zarówno przed rozprawą przed Krajową Izbą Odwoławczą, jak i w trakcie jej trwania. Moment cofnięcia odwołania decyduje o ewentualnym zwrocie wpisu od odwołania. Jeżeli bowiem cofnięcie nastąpiło przed otwarciem rozprawy, odwołującemu zwraca się 90 proc. wpisu. W praktyce oznaczało to, że odwołujący mógł cofnąć odwołanie dopiero na posiedzeniu przed KIO (poprzedzającym właściwą rozprawę) i uzyskać zwrot 90 proc wpisu, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Sposób na zamawiających
Z możliwości takiej korzysta wielu wykonawców, którzy niejednokrotnie wnoszą odwołanie ze świadomością, iż sprawa nie będzie merytorycznie rozpatrywana przez KIO. Odwołanie ma w tym przypadku wymusić zmianę decyzji zamawiających, choćby przez częściowe uwzględnienie zarzutów. Dzięki takim zabiegom wykonawcy często uzyskują korzystne dla siebie rozstrzygnięcia przy niewielkim nakładzie finansowym. O tym, jak często zabieg ten jest stosowany przez wykonawców, świadczyć mogą statystyki prowadzone przez KIO, z których wynika, iż w 2015 roku 590 postępowań zostało umorzonych wskutek wycofania odwołania – 22 proc. ogólnej liczby wniesionych odwołań (Informacja o działalności Krajowej Izby Odwoławczej w 2015 roku, Warszawa 2016, www.uzp.gov.pl).
Przedstawione uregulowania budziły zastrzeżenia zamawiających, ewentualnie wnoszących sprzeciw wobec uwzględnienia zarzutów przez zamawiającego. W związku z cofnięciem odwołania przed samą rozprawą, podmioty te nie mogły bowiem dochodzić zwrotu poniesionych kosztów np. wynagrodzenia pełnomocnika. Potwierdzały to zarówno Krajowa Izba Odwoławczą, jak i sądy powszechne rozstrzygające analogiczne zagadnienia. W postanowieniu Sądu Okręgowego w Bielsku-Białej z 16 stycznia 2015 r. (sygn. akt II Ca 725/14) sąd stwierdził, że „w sytuacji, gdy cofnięcie odwołania następuje przed otwarciem rozprawy w Krajowej Izbie Odwoławczej brak jest regulacji prawnych pozwalających na zasądzenie od odwołującego na rzecz przeciwników odwołania zwrotu jakichkolwiek poniesionych przez nich kosztów w postępowaniu odwoławczym."