Protokół pokontrolny PIP - kiedy nie podpisywać

Wizyta inspektora pracy nie należy do przyjemnych doświadczeń. To przede wszystkim skutek stresu związanego z byciem ocenianym przez organ władzy administracyjnej. Na dyskomfort pracodawcy wpływa również to, że niejednokrotnie nie wie, czym zajmuje się inspektor. W takich okolicznościach trudno zinterpretować treść protokołu z kontroli, który opisuje stan zastany w trakcie kontroli, bez wyraźnego wskazania stwierdzonych błędów.

Pierwsze wiadomości

Podstawowym źródłem informacji dla szefa spodziewającego się wizyty przedstawicieli Państwowej Inspekcji Pracy jest upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. U pracodawców będących przedsiębiorcami dokument ten inspektor przedstawia w momencie wejścia do zakładu i zgłoszenia kontrolowanemu swojej obecności >patrz ramka. Równocześnie okazuje legitymację służbową. Tak stanowi art. 24 ust. 3 w związku z art. 26 ust. 3 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 640 ze zm., dalej ustawa o PIP).

Dopełnienie tych formalności gwarantuje przedsiębiorcy, że osoba, którą wpuszcza na teren firmy, jest uprawniona do przeprowadzania kontroli, a nie np. podszywa się pod inspektora.

>W szkole bez umocowania

Obowiązek złożenia upoważnienia do kontroli dotyczy jedynie badanych przedsiębiorców. Inspektor nie będzie więc dysponował takim dokumentem, wchodząc do urzędów, publicznych szkół i placówek leczniczych oraz innych podmiotów, które nie mają statusu przedsiębiorcy (art. 79 ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 584 ze zm.).

Uwaga! Inspektor może podjąć kontrolę u przedsiębiorcy bez upoważnienia, jeśli uzasadniają to szczególne okoliczności. Tak będzie, gdy stwierdzi zagrożenie dla życia lub zdrowia pracowników albo osób postronnych. To upoważnia inspektora do rozpoczęcia kontroli wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej. W takich sytuacjach pisemne upoważnienie od GIP lub OIP należy dostarczyć kontrolowanemu niezwłocznie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od podjęcia czynności kontrolnych (art. 24 pkt 5 ustawy o PIP).

Fotki przed wizytą

Nie zawsze inspektor zgłosi swoją obecność w zakładzie od razu. Niewykluczone są bowiem przypadki, w których zgłoszenie to wywrze wpływ na wynik kontroli (art. 26 ust. 3 ustawy o PIP). Będzie tak w szczególności przy naruszeniach z zakresu BHP lub legalności zatrudnienia. Najpierw inspektor udokumentuje stan faktyczny, a dopiero potem zgłosi się do pracodawcy na oficjalne rozpoczęcie kontroli.

Przykład

Inspektor z gdańskiego Okręgowego Inspektoratu Pracy wizytował budowę stadionu w Gdańsku Letnicy. Zanim wszedł na budowę, dostrzegł robotników wykonujących prace na wysokości bez kasków i wymaganych uprzęży. Na placu uwagę inspektora przykuły luźne przewody elektryczne leżące w poprzek dróg komunikacyjnych, stwarzające ryzyko potknięcia się i upadku, a w skrajnych przypadkach również porażenia prądem elektrycznym. W takich okolicznościach zrobienie zdjęć to jedyny sposób udokumentowania uchybień, które inspektor zastał w zakładzie. Stwierdzone naruszenia mogą być bowiem szybko usunięte przez służby działających tam pracodawców lub przedstawicieli inwestora. Dopiero po sporządzeniu dokumentacji fotograficznej inspektor idzie do biura firmy, aby poinformować pracodawcę o wszczęciu kontroli.

Zdradzi wykształcenie

Niezależnie od okoliczności konkretnego przypadku przedsiębiorca musi otrzymać od inspektora pracy upoważnienie do kontroli. Z niego wynika m.in. zakres kontroli, data jej rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia, a przede wszystkim pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego (art. 24 ust. 4 pkt 4, 6 i 8 ustawy o PIP).

Pewnych wskazówek może też dostarczyć imienna pieczątka inspektora, na której widnieje jego tytuł zawodowy. Wykształcenie humanistyczne lub techniczne wskazuje, jakie tematy będą mu bliższe w trakcie kontroli. Magister zwykle nie zbada szczegółowo spraw BHP, raczej skupi się na zagadnieniach prawnych (np. czas pracy, wynagrodzenia, urlopy), co sprawdzi na podstawie dokumentów. W przeciwieństwie do niego inżynier chętniej odwiedzi pomieszczenia pracy, obejrzy używane maszyny i urządzenia, natomiast sprawami prawnymi zajmie się najwyżej pobieżnie.

Pracodawca nie może liczyć na to, że z informacji o zakresie kontroli zawartej w upoważnieniu czy pieczątki inspektora dowie się szczegółowo, jakimi zagadnieniami będzie się on interesował. W praktyce rozróżnia się jedynie prawną ochronę pracy i legalności zatrudniania oraz kontrolę bezpieczeństwa i higieny pracy, a to bardzo szerokie pojęcia.

Więcej danych w trakcie

Sprecyzowania tych informacji warto się domagać podczas pierwszego spotkania z inspektorem, od którego zwykle rozpoczynają się jego czynności sprawdzające. Ostateczne uszczegółowienie zakresu kontroli następuje dopiero podczas jej przeprowadzania, kiedy inspektor dokonuje swoich czynności, domagając się udostępnienia określonych dokumentów lub pomieszczeń.

Warto aktywnie uczestniczyć w kontroli – zarówno po to, aby na bieżąco wyjaśniać wątpliwości inspektora, jak i zbierać od niego cząstkowe dane dotyczące wyników kontroli. W tym celu lepiej zadbać o to, aby na każdym etapie kontroli z inspektorem współpracowała kompetentna osoba reprezentująca pracodawcę.

Przykład

Wizytę u producenta odzieży roboczej zapowiedział inspektor, informując, że jego czynności będą dotyczyć prawnej ochrony pracy i legalności zatrudnienia. Podczas pierwszej rozmowy i wylegitymowania okazało się, że pracodawca ma do czynienia z prawnikiem, który zamierza kontrolować prawidłowość naliczania wynagrodzenia urlopowego oraz za nadgodziny. Znając ten zakres, upoważnił do kontaktów z inspektorem i udostępniania mu żądanych papierów księgową. Nakazał jej notować, które dokumenty inspektor przegląda i kseruje, oraz pytać, jakie błędy już stwierdził.

Takie rozwiązanie ma wiele zalet, gdyż pracodawca na bieżąco ma informacje, które jako całość złożą się na protokół z kontroli. Przy odrobinie dobrej woli pozyska też dane o sposobach naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i zasadach właściwego naliczania świadczeń. Zyskuje więc szansę usunięcia części błędów jeszcze w trakcie badania. Powinno się to przełożyć na ograniczenie jego odpowiedzialności za stwierdzone wykroczenia >patrz ramka.

Aby podjąć taką szybką reakcję, pracodawca musi osobiście lub za pośrednictwem wyznaczonych pracowników czynnie uczestniczyć w działaniach inspektora i interesować się jego poczynaniami. Powodem takiego stanu rzeczy jest to, że przy kontroli PIP nie występują akta sprawy, w których inspektor na bieżąco wykazywałby efekty swojej pracy. Przeciwnie – protokół z kontroli oraz załączniki stanowiące jego integralne elementy powstają na bieżąco, na twardym dysku komputera osobistego inspektora. W efekcie przypadki udostępnienia tych dokumentów pracodawcy przed podpisaniem protokołu z kontroli są sporadyczne i bywają efektem stosowania takiej praktyki przez konkretnego kontrolera, a nie powołania się na prawo dostępu do informacji publicznej. Innymi słowy, raczej rzadko się zdarza, że inspektor dysponujący kompletnym, ale jeszcze nieukończonym protokołem, z własnej woli udostępni go pracodawcy, np. po to, aby przyspieszyć procedurę jego podpisania. Żaden przepis nie uzasadnia jednak żądania przez pracodawcę udostępnienia tego dokumentu przed zakończeniem kontroli. To logiczne, skoro całość dokumentacji, którą inspektor zgromadził i wytworzył w trakcie kontroli, ujmuje się zbiorczo w jednym dokumencie, czyli protokole. Ten zaś powstaje aż do ostatniego dnia trwania badania, więc przed jego finiszem nie istnieje w ostatecznej i skończonej formie.

Jak czytać protokół...

Dla pracodawcy, który ograniczył się do wpuszczenia inspektora do zakładu oraz upoważnienia mało kompetentnego pracownika do dostarczania żądanych dokumentów, lektura protokołu może być bardzo trudna. Kontrolerzy nie wytykają w nim żadnych błędów, poprzestają na przedstawieniu stanu faktycznego. W zależności od warsztatu oraz wykształcenia może on być zwięzły i przedstawiony w punktach lub opisowy i szeroki. Jeśli nad takim protokołem pochyli się pracodawca, który nie ma szczegółowej wiedzy ani wsparcia kompetentnych osób, nie znajdzie w dokumencie żadnych niepokojących stwierdzeń (np. „błędnie", „nieprawidłowo") i podpisze go bez zastrzeżeń. To zaś prosta droga do wydania przez inspektora środków prawnych lub skierowania wniosku o ukaranie do sądu.

Przykład

PIP kontrolowała PKS pod kątem przestrzegania czasu pracy i naliczania wynagrodzeń kierowców. Pracodawca nie sprowadził na kontrolę firmy doradzającej mu przy czasie pracy szoferów, lecz samodzielnie rozmawiał z inspektorem i dostarczał żądane dokumenty. Po zakończonej kontroli z protokołu wynikało m.in., że pracodawca nie zaliczał przerw występujących u kierowców wykonujących przewozy regularne osób na trasach do 50 km do czasu pracy, zaniżając należne wynagrodzenie i nie wypłacając dodatków za nadgodziny. Jeśli pracodawca nie wniesie zastrzeżeń do protokołu, lecz zaakceptuje go w takiej formie, musi spodziewać się nakazu zapłaty za czas przerw normalnego wynagrodzenia z dodatkiem, choć obowiązek taki nie wynika z ustawy o czasie pracy kierowców ani z kodeksu pracy.

...i polemizować z urzędem

Zastrzeżenia do protokołu wnosi się w ciągu siedmiu dni od daty jego przedstawienia pracodawcy, przed podpisaniem tego dokumentu. W tym celu wystarczy zawiadomić inspektora o zamiarze wniesienia zastrzeżeń w dniu, w którym przedstawił on szefowi gotowy protokół do podpisu. Inspektor musi zbadać zastrzeżenia, a jeśli je uwzględni, zmienia lub uzupełnia odpowiednią część dokumentu (art. 31 ust. 3–6 ustawy o PIP).

Obok prawa wniesienia zastrzeżeń do protokołu możliwość polemiki z inspektorem pojawi się przy objęciu przez niego tajemnicą okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości przesłuchanych pracowników lub osób. Na takie postanowienie inspektora pracodawcy przysługuje zażalenie. Może z niego skorzystać w ciągu trzech dni od jego doręczenia. Jeśli rozpatrujący zażalenie okręgowy inspektor pracy je uwzględni, protokół z przesłuchania zostaje zniszczony – nie może stanowić podstawy wydania środków prawnych (art. 23 ust. 2–5 ustawy o PIP).