Roszczenia o zwrot kosztów pośrednich w przedłużonych terminach realizacji inwestycji

Koszty pośrednie, to istotny element ceny kontraktowej, który wykonawcy uwzględniają na etapie postępowania przetargowego. Są to koszty utrzymania budowy oraz przedsiębiorstwa wykonawcy w trakcie realizacji robót. Niejednokrotnie dochodzi jednak do opóźnienia w wykonaniu umowy i realizowania inwestycji w terminie dłuższym niż pierwotnie zakładano. Wykonawcy są wtedy narażeni na ponoszenie kosztów pośrednich przez dłuższy czas, czego nie kalkulowali na etapie składania oferty. W konsekwencji, coraz częściej poszukują sposobu na ich pokrycie, m.in. występując z roszczeniem przeciwko zamawiającym. Wokół dochodzenia tego typu roszczeń narosło szereg mitów i wątpliwości.

Mit 1 – Definicja „kosztów pośrednich”

Wykonawcy bardzo często słyszą od zamawiających, że brak jest podstaw prawnych do dochodzenia roszczeń o zwrot kosztów pośrednich. Tymczasem termin „koszty pośrednie” posiada wyraźne umocowanie w przepisach rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z 20 grudnia 2021 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym₁₎. Jest to rozporządzenie, które jest adresowane przede wszystkim do zamawiających publicznych, dotyczy bowiem sporządzenia kosztorysu inwestorskiego, którym powinien dysponować zamawiający ogłaszając przetarg. Ponadto, przepis ten obowiązywał w analogicznej formie także na gruncie poprzedniej ustawy prawo zamówień publicznych, więc zamawiający nie mogą zasłaniać się jego nieznajomością.

Czytaj więcej

Rachunkowość

Nieruchomości inwestycyjne w sprawozdaniu finansowym

Często firmy decydują się zakup nieruchomości w celach inwestycyjnych. Warto poznać zasady, zgodnie z którymi nieruchomości inwestycyjne są ujmowane i wyceniane w sprawozdaniach finansowych.

Mit 2 – Zamawiający nie płacą za koszty zarządu

Koszty pośrednie obejmują koszty ogólne budowy i koszty zarządu. Dla skutecznego dochodzenia roszczenia o zwrot kosztów pośrednich niezbędne jest ich prawidłowe i skrupulatne dokumentowanie. Dla kosztów ogólnych budowy, dokumentami stanowiącymi potwierdzenie poniesienia kosztów pośrednich są w szczególności faktury, potwierdzenia dokonania płatności, zestawienia płac. Inną specyfiką odznacza się natomiast kalkulacja kosztów zarządu. Przy ich ustaleniu wykorzystuje się dane ze sprawozdań finansowych i zapisów na kontach księgowych spółki i przeprowadza stosowną kalkulację. Zamawiający często argumentują, że nie zaspokoją roszczenia wykonawcy o zwrot kosztów zarządu. Podnoszone są różne argumenty: od braku podstaw prawnych, przez ich nieudokumentowanie aż po trudności z ich przypisaniem do konkretnej umowy. Co do pierwszego z tych argumentów, koszty zarządu (podobnie jak koszty pośrednie) są wprost wymienione w przepisach powołanego wyżej rozporządzenia jak również poprzedniego rozporządzenia obowiązującego na gruncie wcześniejszej ustawy prawo zamówień publicznych. Trudno zatem twierdzić, że jest to coś „stworzonego” przez wykonawcę. Faktycznie trudno jest przedstawić faktury czy też inne dokumenty potwierdzające koszty ponoszone przez całe przedsiębiorstwo (ze względu na ich ilość), ale takie dokumenty można zastąpić wyciągami z dokumentacji księgowej czy zapisami z kont księgowych, a gdy już przygotowujemy pozew – wnioskować o przeprowadzenie dowodu z ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa.

Mit 3 – Brak wyraźnej podstawy w umowie uniemożliwia dochodzenie roszczenia o zwrot kosztów pośrednich

Roszczenie wykonawcy może zostać oparte zarówno na podstawach kontraktowych jak i ustawowych. W odniesieniu do drugiej grupy podstaw, koszty pośrednie mogą być dochodzone m.in. na podstawie przepisów dotyczących odpowiedzialności odszkodowawczej kontraktowej (art. 471 k.c.), odpowiedzialności odszkodowawczej deliktowej (art. 415 k.c.) lub bezpodstawnego wzbogacenia (nienależnego świadczenia) (art. 405 k.c. w zw. z art. 410 k.c.). Powyższe pozostaje szczególnie istotne, gdy umowa nie przewiduje wyraźnego prawa do domagania się dodatkowego kosztu.

W przypadku podstaw ustawowych konieczne jest wykazanie (najczęściej) zawinionego naruszenia umowy lub przepisów prawa przez zamawiającego. W tym kontekście, to właśnie odwołanie się do ogólnych zasad odpowiedzialności pozwala na dochodzenie roszczenia o zwrot kosztów pośrednich nawet jeżeli umowa milczy na ten temat. Często bowiem posługujemy się pewnymi semantycznymi uproszczeniami mówiąc o roszczeniu o „zwrot kosztów pośrednich w przedłużonym Czasie na Ukończenie”, tymczasem od strony prawnej mówimy o odszkodowaniu z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania konkretnego zobowiązania. Przedłużenie realizacji umowy jest w tej sytuacji skutkiem naruszenia, a nie przyczyną (podstawą) roszczenia. Ma to kluczowe znaczenie z punktu widzenia kolejnego mitu dotyczącego tego typu roszczenia.

Mit 4 –Zawarcie aneksu przedłużającego terminy realizacji skutkuje wygaśnięciem roszczenia o zapłatę kosztów pośrednich

Często słyszymy, że zawarcie aneksu przedłużającego termin realizacji umowy powoduje wygaśnięcie roszczenia o zapłatę kosztów pośrednich. Sprawa nie jest jednak tak oczywista. Jeżeli wykonawca formułuje swoje roszczenie jako związane wyłącznie z tym, że przedłużono terminy realizacji umowy i wyłącznie z tej przyczyny należne mu są koszty pośrednie, to faktycznie można natrafić na pojedyncze stanowiska, że zawarcie aneksu do umowy usuwa problem w postaci braku podstawy prawnej do realizacji umowy poza terminami z niej wynikającymi. W naszej ocenie, taka sytuacja nie oznacza jednak jeszcze braku możliwości dochodzenia roszczenia o zwrot kosztów pośrednich.

Niezależnie od tego, pozycja prawna wykonawcy będzie o wiele mocniejsza, jeżeli jako podstawę roszczenia wskazywać będziemy nie samo przedłużenie realizacji inwestycji, lecz konkretne przyczyny powodujące to przedłużenie, np. opóźnienie w wydaniu placu budowy czy też wady dokumentacji projektowej (lub inne okoliczności leżące po stronie zamawiającego). W takim ujęciu bowiem zawarcie aneksu przedłużającego terminy realizacji usuwa tylko jeden ze skutków (przesunięcie terminu) naruszenia umowy przez zamawiającego.

Mit 5 –Brak winy zamawiającego

Zamawiający podnoszą często także kwestię (braku) zawinienia po swojej stronie. Wskazując, że nie mogli wydać wykonawcy placu budowy, albowiem trzeba byłoby przeprowadzić eksmisję lokatorów (a ta mogłaby zostać źle odebrana przez społeczeństwo) albo też, że zamawiający zatrudnił profesjonalne biuro projektowe, a zatem nie odpowiada za błędy w dokumentacji projektowej. Jakkolwiek czysto po ludzku, takie próby usprawiedliwienia zamawiającego mogą wydawać się uzasadnione, to z prawnego punktu widzenia są to okoliczności za które zamawiający wprost ponosi odpowiedzialność. Nie można też tracić z pola widzenia kontekstu całej sytuacji, czasami bowiem gdy potocznie mówimy o ingerencji organu administracji publicznej w sposób prowadzenia robót, z prawnego punktu widzenia będziemy jednak mieć do czynienia z ingerencją samego zamawiającego (chociażby przy inwestycjach samorządowych zamawiający często może być także organem zatwierdzającym np. czasową organizację ruchu).

Mit 6 –Zawarłem aneks terminowy to roszczenie o zwrot kosztów przedłużenia mam gwarantowane

Nie jest też tak, że mając zawarty aneks przedłużający terminy realizacji, roszczenie o zwrot kosztów pośrednich „należy się” niejako automatycznie. Oczywiście, mając zawarty aneks przedłużający Czas na Ukończenie, łatwiej dochodzić takiego roszczenia. Nie oznacza to jednak, jak zdarza się sugerować niektórym przedstawicielom wykonawców, że skoro mamy zawarty aneks, to wystarczy wykazać poniesione koszty i sąd zasądzi je praktycznie automatycznie.

Bardzo często, taki aneks nie wskazuje wprost, że okoliczności powodujące przedłużenie terminów realizacji są zawinione przez zamawiającego (a czasami nawet zdarza się, że wskazuje na zaistnienie zupełnie innych okoliczności niż te, które realnie spowodowały przedłużenie terminu realizacji). Na szczęście orzecznictwo dopuszcza wykazywanie, że zdarzyło się coś dodatkowego, co spowodowało poniesienie przez wykonawcę kosztów w przedłużonych terminach realizacji. Wskazaną okoliczność trzeba jeszcze wykazać oraz udowodnić jej wpływ na przedłużenie terminów realizacji oraz poniesienie przez wykonawcę kosztów pośrednich. Konieczność wykazania tych okoliczności oraz (najczęściej) zawinienia po stronie zamawiającego powodują, że proces o zwrot kosztów pośrednich w przedłużonych terminach realizacji jest pod pewnymi względami bardzo podobny do procesu dotyczącego kar umownych z tytułu zwłoki w realizacji inwestycji. W obu przypadkach, najczęściej wykonawca będzie się bowiem starał wykazać, że przedłużenie terminów realizacji inwestycji nastąpiło z winy zamawiającego.