Technologia na etacie. Jak zbudować efektywny HR i skutecznie zarządzać kapitałem ludzkim?

Materiał powstał we współpracy z Comarch

Tradycyjne zarządzanie zasobami ludzkimi obejmowało jeszcze niedawno głównie aspekty twarde, operacyjne, jak wynagrodzenia czy benefity. Dziś zadania działów HR się zmieniają, a ich rola w organizacji nabiera coraz większego znaczenia. Nic w tym dziwnego, ponieważ pracownicy stanowią o sile każdej organizacji, a innowacyjne przedsiębiorstwa mają wpisaną w kulturę firmy dbałość o ludzi.

Działy kadrowe są dziś odpowiedzialne także za tzw. miękki HR - wyznaczanie ścieżek rozwoju pracownika, szkolenia, a także tworzenie przyjaznego środowiska pracy. Na nich spoczywa również organizacja pracy zdalnej i hybrydowej oraz zapewnienie work life balance, tym bardziej, że jest to wymagane przez polskie prawo pracy. W 2023 roku do polskiego Kodeksu Pracy wprowadzonych zostało wiele nowych przepisów, uwzględniono w nim także dyrektywę w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Nowelizacja objęła również regulacje dotyczące pracy zdalnej, która według nowych przepisów (od 7 kwietnia 2023) może być wykonywana całkowicie lub częściowo online.

Walka o pracownika

HR staje dziś przed szeregiem wyzwań. Z badania HR Hints, firmy zajmującej się kwestiami kadrowymi wynika, że 35% specjalistów ds. zarządzania zasobami ludzkimi za najtrudniejsze zadanie uznaje znalezienie i zweryfikowanie odpowiednich kandydatów oraz zatrzymanie najlepszych pracowników w organizacji. Wynika to nie tylko z małej dostępności talentów na rynku, ale także jest pokłosiem trudności w budowaniu i utrzymywaniu kultury organizacji oraz braku procesów HR, które pomagają zatrzymać pracowników. Jak podaje Forbes Advicer, 50% organizacji sądzi, że znalezienie i pozyskanie nowych talentów będzie w najbliższym czasie jeszcze trudniejsze.

Według ekspertów globalnej firmy konsultingowej EY sytuację dodatkowo pogarsza presja płacowa ze strony pracowników, jak również problemy demograficzne wpływające na strukturę zatrudnienia. Starzenie się społeczeństwa wymaga zastępowalności miejsc pracy. Coraz częściej polskie firmy zderzają się także ze zjawiskami uniwersalnymi, takimi jak globalizacja talentów, po które można sięgnąć niezależnie od lokalizacji, czy trend Great Resignation (zjawisko masowych odejść pracowników rozpoczęte w 2021 r.), powodujący niedobory kadrowe.

Wobec trudności ze znalezieniem pracowników o odpowiednich umiejętnościach dużej wagi nabiera sprawa budowania kompetencji wewnątrz organizacji. W raporcie „The Future of Jobs Report 2023” opublikowanym przez World Economic Forum podano, że przed 2027 rokiem sześciu na dziesięciu pracowników będzie wymagało podniesienia swoich kompetencji poprzez szkolenia. Niestety obecnie tylko połowa pracowników ma dostęp do odpowiednich możliwości i ścieżek rozwoju.

Czas na zaawansowany system do zarządzania zasobami ludzkimi

Właściwe zarządzanie zasobami ludzkimi przekłada się na dobry wizerunek przedsiębiorstwa na rynku pracy. Według raportu Instytutu Gallupa, firmy z silną marką pracodawcy odnotowują:

        • 55% wzrostu wskaźnika retencji pracowników;

        • 26% wzrostu liczby nowych aplikacji o pracę;

        • 38% wzrostu produktywności wśród obecnych pracowników.

Za stworzeniem wizerunku firmy jako atrakcyjnego miejsca pracy stoi odpowiednie Employee Experience. Aby je zbudować, działy HR potrzebują konkretnych narzędzi IT. Muszą to być rozwiązania, które prócz funkcji standardowych, będą posiadały także funkcje miękkiego HR. Są one integralną częścią systemów do zarządzania zespołem.. Coraz więcej firm w nie inwestuje, ponieważ umożliwiają skupienie się na strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi, takich jak rozwój talentów, czy zarządzanie wydajnością. Rutynowe czynności związane z zarządzaniem kadrami zostają zautomatyzowane, uwalniając czas pracowników obszaru  HR dla dla bardziej złożonych zadań.

Comarch HRM zbuduje nowoczesny HR

Comarch HRM jest jednym z takich rozwiązań. Poza standardowymi procesami HR uwzględnia także miękkie aspekty zarządzania pracownikami. Uwzględnia, prócz standardowych procesów HR, także miękkie aspekty zarządzania pracownikami. Oprogramowanie jest zintegrowane z modułami kadrowo-płacowymi wszystkich systemów Comarch ERP. Niweluje to potrzebę ręcznego wprowadzania części danych przez pracowników działu kadrowego czy biura rachunkowego. Aplikacja jest responsywna, dopasowuje się więc do ekranu urządzenia, na którym jest użytkowana. Comarch HRM dostępny jest w dwóch wariantach: do zainstalowania na komputerze oraz w modelu chmurowym. Oprogramowaniem można zarządzać z poziomu konta administratora, nadając poszczególnym osobom prawa dostępu do konkretnych funkcji oraz decydując o np. możliwości wysyłania powiadomień mailowych/ SMS w związku z wykonywanymi w aplikacji operacjami. Administrator posiada także uprawnienia dotyczące zarządzania hasłami.

Comarch HRM wspiera HR w wielu obszarach, skupiając się szczególnie na zarządzaniu czasem pracy, samoobsłudze pracowniczej, rozwoju kompetencji pracowników.

Samoobsługa pracownicza

Dzięki portalowi self-service w Comarch HRM pracownicy uzyskują dostęp do usług, które w innym wypadku musiałby im zapewnić personel HR. - Korzystając z telefonu, można w kilkanaście sekund zaplanować home office czy nieobecność, zerknąć na regulaminy np. wynagrodzeń czy pracy zdalnej, które udostępnił pracodawca w Intranecie - mówi Katarzyna Bibrzycka-Curzydło, Konsultant Comarch ERP ds. kadrowo-płacowych.

Dzięki aplikacji Comarch HRM pracownik może:

• uzyskać dostęp do grafiku urlopowego

• Zapisać się na szkolenie (funkcjonalność Szkoleń dostępna jest w module Rozwój pracownika);

• samodzielnie i błyskawicznie złożyć wniosek urlopowy;

• uzyskać dostęp do udostępnionych pracownikowi z poziomu modułu w programie kadrowo-płacowym wydruków (np. kwitków wypłat, PIT-ów);

• korzystać z funkcji e-nieobecności. Daje to możliwość odnotowania przez pracownika nieobecności, która po dostarczeniu odpowiednich dokumentów zostanie zmieniona z poziomu programu kadrowo-płacowego np. na zwolnienie chorobowe;

• planować wyjazdy służbowe;

• zweryfikować informacje związane z  Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Pracownik może sprawdzić status uczestnictwa oraz wysokość deklarowanych składek.

Zarządzanie czasem pracy

Kompleksowe zarządzanie planem i czasem pracy w Comarch HRM obejmuje takie funkcjonalności jak:

• planowanie i zatwierdzanie pracy zdalnej (zwykłej i okazjonalnej);

• tworzenie zapotrzebowania na pracę pracowników i określanie ich dyspozycyjności z uwzględnieniem wymaganych stanowisk/kwalifikacji;

• import informacji o czasie pracy z pliku tekstowego RCP (funkcja dostępna w przypadku korzystania z modułu Płace i Kadry Plus Comarch ERP Optima);

• integracja Comarch HRM z systemem rejestracji czasu pracy Comarch TNA;

• układanie planu pracy w układzie 5, 7 i 31-dniowym z możliwością walidacji reguł Kodeksu pracy: jedenastogodzinnej przerwy (odpoczynku dobowego), odpoczynku tygodniowego (35 – godzinnej przerwy), walidacji co czwartej wolnej niedzieli oraz doby pracowniczej.

Comarch HRM wspiera również procesy związane z rozwojem pracowników i ułatwia zaplanowanie strategii ich rozwoju. Efektami są się poszerzenie umiejętności i zdobywanie nowych kompetencji. To bardzo ważna cześć działalności HR, ponieważ, według agencji rekrutacyjnej Jadeer.ai, programy szkoleniowe i rozwojowe mają potencjał zwiększenia przychodów firmy nawet o 218% na osobę.

Comarch HRM pozwala na planowanie szkoleń i przygotowywanie ocen pracowniczych. Funkcjonalności związane z tym obszarem to m.in.:

• zarządzenie ewidencją szkoleń - planowanie, potwierdzanie oraz prezentacja listy szkoleń zrealizowanych przez pracownika;

• tworzenie okresów szkoleniowych z określonym budżetem, z możliwością weryfikacji, jakie szkolenia w ramach tego budżetu są realizowane;