Dowody na wypadek przyszłego sporu trzeba gromadzić wcześniej

W każdej działalności gospodarczej istnieje ryzyko wystąpienia konfliktów lub sporów, ale czy w myśl rzymskiego powiedzenia „jeśli chcesz pokoju, przygotuj się do wojny” przedsiębiorcy mogą się do nich odpowiednio przygotować, tak aby przynajmniej niektóre z nich wygrać bez odwiedzania sądu?

Publikacja: 01.09.2023 02:00

Dowody na wypadek przyszłego sporu trzeba gromadzić wcześniej

Foto: Adobe Stock

Spory gospodarcze mają różną charakterystykę oraz mogą być spowodowane różnymi czynnikami jak np. niewłaściwe wykonanie robót, brak współpracy zamawiającego przy ustalaniu cech produktu czy opóźnienia w realizacji. Sądowe rozstrzygnięcie niektórych sporów, szczególnie dotyczących nowych technologii oraz maszyn wiążę się z koniecznością zgromadzenia niekiedy bardzo obszernego materiału dowodowego, który ma przekonać sąd co do zasadności danego roszczenia.

- Najlepszym zwycięstwem jest to odniesione bez „krwawej walki”

Z praktyki prowadzonych sporów wynika, że przy odpowiednim przygotowaniu przedsiębiorstwa do sytuacji spornej – przyjęcie odpowiednich procedur oraz nawyków wśród pracowników i kadry zarządzającej – wiele z tych sporów udałoby się zażegnać na etapie realizacji umowy (aneksem) lub w drodze alternatywnych metod rozwiązywania sporów (np. mediacja) albo przynajmniej doprowadzić do sytuacji, w której pozycja strony w sporze sądowym jest już na starcie silniejsza. Wszak najlepszym zwycięstwem jest to odniesione bez „krwawej walki”, która często pochłania czas najbardziej wartościowych pracowników. Niestety w dalszym ciągu wśród firm obserwuje się zjawisko gromadzenia dowodów dopiero w momencie zbliżającego się sporu z kontrahentem lub gdy taki spór ten już istnieje. Z uwagi na duży upływ czasu w większości takich postępowań niezwykle ciężko jest odtworzyć okoliczności, które miały miejsce np. na samym początku współpracy. Taka postawa przedsiębiorców prowadzi do trudności w udowodnieniu swoich racji, a nawet może skutkować przegraniem sporu, mimo że racja była po jego stronie. Powyższe negatywne skutki można jednak zminimalizować a nawet im zapobiec stosując się do w istocie powiedzmy 10 prostych dobrych praktyk, jak choćby ta, że rozpoczęcie gromadzenia istotnego materiału i dokumentacji następuje od początku realizacji danej umowy, gdy jeszcze nic nie wskazuje na to, żeby może wystąpić spór. W niektórych przypadkach przedsiębiorca jeszcze przed zawarciem umowy jest w stanie ocenić ryzyko wystąpienia sporu – a w myśl przysłowia zawsze lepiej zapobiegać niż leczyć. Co ciekawe, trzy z tych zasad wydają się do wdrożenia od ręki.

Czytaj więcej

Interpretacja indywidualna wciąż chroni

- „W biznesie, tak jak w życiu, nie dostajesz tego, na co zasługujesz, dostajesz to, co wynegocjujesz”

Ten znany cytat ogniskuje uwagę na twardym prowadzeniu negocjacji, a tymczasem należy szczególną uwagę poświęcić na drobiazgową analizę dokumentację zamówienia – czy opis zamówienia jest jednoznaczny i wyczerpujący. Z naszego doświadczenia wynika, że gdyby „wgryzienie” w kwestie merytoryczne, które potem jest dużym kosztem realizowane na etapie procesu, nastąpiło na wcześniejszym etapie, częstokroć pozwoliłoby to na uniknięcie sporu. Skorzystanie już na tym etapie ze wsparcia prawnika w ustaleniu rzeczywistych i potencjalnych ryzyk w ramach wcześnie wdrożonej procedury tzw. Dispute Avoidance pozwala precyzyjnie wyrazić oczekiwania strony w umowie, co w rezultacie przekłada się na uniknięcie spotkania w sądzie (Litigation Avoidance). Dla uchwycenia tych oczekiwań oraz założeń biznesowych stron z etapu zawierania umowy jak również przekazania kluczowych informacji warto niekiedy skorzystać z odpowiedniego sformułowania preambuły. Z uwagi na brak stricte normatywnego charakteru wiele osób nie docenia wartości preambuły i możliwości jakie daje, zwłaszcza dla wykładni umowy – a to błąd.

- „Słowa ulatują, to co zostało napisane, pozostaje” – mailowa korespondencja w sprawie stanu realizacji umowy oraz ewentualnych naruszeń

Realizując umowę należy mieć na względzie, że w razie scenariusza negatywnego (sąd) najpewniej będziemy działać w ograniczeniach dowodowych w sprawach gospodarczych. Śmiało można mówić o prymacie dokumentu nad innym dowodami. W świetle art. 45810 kodeksu postępowania cywilnego w tych sprawach dowód z zeznań świadka ma charakter jedynie subsydiarny, co oznacza, że sąd może dopuścić ten dowód jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. W uproszczeniu – jeżeli nawet Państwa pracownik ma najlepszą wiedzę o projekcie, ale to tylko pracownik drugiej strony wysłał 2-3 e-maile o stanie realizacji to może się okazać, że sąd poprzestanie na tych mailach. Dużo będzie zależeć od strategii postępowania dowodowego.

Biorąc pod uwagę te uwarunkowania, od samego początku realizacji umowy należy zwracać szczególną uwagę na zachowanie mailowej korespondencji w sprawie stanu realizacji umowy oraz ewentualnych naruszeń. Jedną z dobrych praktyk, jaką proponujemy jako ułatwienie pisemnego utrwalenie danych okoliczności jest wprowadzenie wewnętrznych procedur dotyczących np. rozmów telefonicznych lub ustnych z kontrahentami. Ważne jest aby w e-mailach znajdowały się najistotniejsze kwestie poruszane w trakcie rozmowy telefonicznej, które mogą mieć znaczenie dla celów dowodowych w przyszłości.

Kolejną istotną praktyką z której może skorzystać przedsiębiorca jest archiwizacja e-maili pracowników danego przedsiębiorstwa związanego z danym projektem. Ma to szczególnie znaczenie w odniesieniu do byłych pracowników, których skrzynki pocztowe są bezpowrotnie usuwane po odejściu z pracy, a co za tym idzie zostają utracone e-maile, które mogą mieć dużą wartość dowodową w przyszłym postępowaniu. Swoista „pamięć przedsiębiorstwa” o przebiegu danego kontraktu często sprowadza się do jednego lub dwóch pracowników przedsiębiorstwa. W celu uniknięcia zaprzepaszczenia tej wiedzy i tych informacji wraz z zakończeniem współpracy z danym pracownikiem można korzystać z procedur opartych również o narzędzia chmurowe i serwery zewnętrzne, przechowujące w bezpieczny sposób korespondencję mailową.

- „Porządek w papierach musi być” czyli praktyczne podejście do zasady „prawo cywilne jest pisane dla starannych” 

Już starożytni Rzymianie zwracali uwagę na staranność w prowadzeniu swoich spraw, która w przypadku przedsiębiorstw powinna nie tylko skutkować kolokwialnie rzecz ujmując „porządkiem w papierach” ale motywować już od najwcześniejszego etapu do gromadzenia dokumentacji bieżącej w taki sposób, aby w przypadku zaistnienia sporu w szybki i łatwy sposób można było ją odnaleźć i wykorzystać albo w negocjacjach albo jako dowód w sądzie. Poza oczywistą funkcją dowodową, rzetelne zbieranie dokumentacji przysparza przedsiębiorcy wielu korzyści np. łatwiejsze monitorowanie postępu realizacji, sprawniejsza komunikacja wewnątrz przedsiębiorstwa jak i pomiędzy przedsiębiorstwem a podmiotami zewnętrznymi oraz większa efektywność planowania i nadzoru.

W pewnym uproszczeniu można by więc rzec, że kto chce pokoju, szykuje się do wojny – kto chce bezkolizyjną realizację długo negocjowanej i zabieganej umowy, musi być „dokumentnie” przygotowanym na spór.

— Wojciech Bazan – Partner, Adwokat w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych Kancelarii JDP

— Dr Jacek Kudła, LL.M. – Radca prawny w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych Kancelarii JDP

Spory gospodarcze mają różną charakterystykę oraz mogą być spowodowane różnymi czynnikami jak np. niewłaściwe wykonanie robót, brak współpracy zamawiającego przy ustalaniu cech produktu czy opóźnienia w realizacji. Sądowe rozstrzygnięcie niektórych sporów, szczególnie dotyczących nowych technologii oraz maszyn wiążę się z koniecznością zgromadzenia niekiedy bardzo obszernego materiału dowodowego, który ma przekonać sąd co do zasadności danego roszczenia.

- Najlepszym zwycięstwem jest to odniesione bez „krwawej walki”

Pozostało 93% artykułu
Podatki
Nierealna darowizna nie uwolni od drakońskiego podatku. Jest wyrok NSA
Samorząd
Lekcje religii po nowemu. Projekt MEiN pozwoli zaoszczędzić na katechetach
Prawnicy
Bodnar: polecenie w sprawie 144 prokuratorów nie zostało wykonane
Cudzoziemcy
Rząd wprowadza nowe obowiązki dla uchodźców z Ukrainy
Konsumenci
Jest pierwszy wyrok ws. frankowiczów po głośnej uchwale Sądu Najwyższego
Materiał Promocyjny
Dzięki akcesji PKB Polski się podwoił