Postępowanie administracyjne: co musi zawierać wezwanie

W art. 54 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) wymieniono elementy, jakie powinno zawierać wezwanie >patrz ramka. Organ może korzystać z niego tylko w toku toczącego się postępowania.

Czytaj także: Czy organ może ukarać stronę za niestawienie się na wezwanie

Wymóg nieuciążliwości

W art. 50 k.p.a. zastrzeżono, że organ może wzywać osoby do udziału w podejmowanych czynnościach oraz do złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście, przez pełnomocnika, na piśmie bądź w formie dokumentu elektronicznego tylko, jeżeli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności urzędowych. Organ ma obowiązek dołożyć starań, aby zadośćuczynienie wezwaniu nie było uciążliwe. Zastosowanie się do wezwania nie może wymagać od osoby wezwanej ponadprzeciętnego nakładu sił i środków. W sytuacjach, gdy osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa czy innej niedającej się pokonać przeszkody, przewidziano możliwość dokonania określonej czynności, przyjęcia wyjaśnienia czy przesłuchania osoby wezwanej w miejscu jej pobytu.

Zasadą jest, że wezwany ma obowiązek osobistego stawiennictwa tylko w obrębie gminy lub miasta, w którym zamieszkuje albo przebywa bądź w obrębie sąsiedniej gminy lub miasta (art. 51 k.p.a.). W pozostałych przypadkach organ prowadzący postępowanie korzysta się z przeprowadzenia czynności w trybie pomocy prawnej (art. 52 k.p.a.). Terytorialnych ograniczeń dotyczących obowiązku stawiennictwa nie stosuje się, gdy charakter danej sprawy lub czynności wymaga dokonania czynności bezpośrednio przed organem prowadzącym postępowanie (art. 53 k.p.a.), ale w takim przypadku w wezwaniu trzeba powołać się na ten przepis.

Sprawy niecierpiące zwłoki

Zasadą jest dokonywanie wezwań zgodnie z przepisami k.p.a. o doręczeniach. W art. 55 k.p.a. przewidziano jednak, że - w sprawach niecierpiących zwłoki (chodzi tu o sprawy będące przedmiotem postępowania administracyjnego) – wezwania można dokonać także telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności (np. faksu, poczty elektronicznej), bez stosowania przepisów o doręczeniach.

Dokonując wezwania w ten sposób, trzeba podać dane wymienione w art. 54 § 1 k.p.a. (m.in. nazwę i adres organu, w jakiej sprawie, w jakim charakterze i w jakim celu dana osoba zostaje wezwana itd.) oraz imię, nazwisko i stanowisko służbowe pracownika organu wzywającego. Wskazane wyżej pilne wezwanie powoduje skutki prawne tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w sprawy, w drodze adnotacji (por. np. wyrok WSA w Warszawie z 16 kwietnia 2007 r., sygn. V SA/Wa 396/07, LEX nr 342649).

Przykład:

Załóżmy, że pracownik organu prowadzącego postępowanie zadzwonił do danej osoby, aby wezwać ją do stawiennictwa w charakterze świadka. Były jednak problemy z połączeniem i istnieje prawdopodobieństwo, że osoba wzywana nie usłyszała części informacji, które powinny były zostać jej przekazane. W takim przypadku nie można uznać wezwania za prawnie skuteczne i należy je ponowić. W wyroku WSA w Gdańsku z 20 lutego 2007 r. (sygn. I SA/Gd 876/06, LEX nr 940879) podkreślono, że przekazanie treści wezwania w sposób określony w art. 55 § 1 k.p.a. (telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności) pozostawia element niepewności, wobec braku zwrotnego poświadczenia odbioru wezwania. Pracownik organu wzywającego musi więc ustalić – w niebudzący wątpliwości sposób – czy wezwanie dotarło bezpośrednio do adresata oraz czy adresat otrzymał wezwanie o wymaganej treści i w odpowiednim terminie (takim, aby osoba wezwana mogła przy zwykłym nakładzie sił i środków zastosować się do treści wezwania). Po przeprowadzeniu rozmowy, pracownik organu powinien sporządzić notatkę służbową, ze wskazaniem istotnych okoliczności wezwania przez telefon.

Wezwania na rozprawę

Przy dokonywaniu wezwań na rozprawę należy pamiętać dodatkowo o wymaganiach z art. 90-92 k.p.a. Wezwania kierowane do stron powinny obejmować żądanie złożenia przed rozprawą stosownych wyjaśnień, dokumentów i innych dowodów oraz stawienia się na rozprawie osobiście lub przez przedstawicieli albo pełnomocników (por. art. 90 § 2 pkt 1 k.p.a.). W wyroku WSA w Warszawie z 30 maja 2006 r. (sygn. I SA/Wa 2149/05, LEX nr 232247) przyjęto, że uzasadniony jest zarzut naruszenia art. 90 § 2 k.p.a. na skutek niepouczenia stron w wezwaniu na rozprawę o przysługującym im prawie składania wyjaśnień, zgłaszania żądań, propozycji i zarzutów oraz przedstawiania dowodów na ich poparcie.

W wezwaniu na rozprawę określa się termin, miejsce i przedmiot rozprawy (art. 91 § 1 k.p.a.). Stronom, świadkom, biegłym i innym osobom, wezwanym do udziału w rozprawie, trzeba doręczyć wezwania na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego, co powoduje, że wezwań na rozprawę nie można dokonać np. telefonicznie (por. art. 91 § 2 k.p.a.). Ponadto, jeżeli zachodzi prawdopodobieństwo, że oprócz wezwanych stron, uczestniczących w postępowaniu, w sprawie mogą być jeszcze inne strony, nieznane organowi, trzeba o terminie, miejscu i przedmiocie rozprawy ogłosić w formie publicznego obwieszczenia, w innej formie publicznego ogłoszenia zwyczajowo przyjętej w danej miejscowości lub przez udostępnienie zawiadomienia w Biuletynie Informacji Publicznej. Termin rozprawy powinien być wyznaczony w ten sposób, aby doręczenie wezwań i ogłoszenie o rozprawie nastąpiły przynajmniej na 7 dni przed rozprawą.

Skutki błędów w wezwaniu

W art. 88 § 1 k.p.a. przyjęto, że w sytuacji, gdy osoba obowiązana do osobistego stawienia się, mimo prawidłowego wezwania,

- nie stawiła się bez uzasadnionej przyczyny jako świadek lub biegły albo

- bezzasadnie odmówiła złożenia zeznania, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin albo udziału w innej czynności urzędowej,

można ukarać ją za to grzywną do 50 zł, a w razie ponownego niezastosowania się do wezwania – grzywną do 200 zł.

W przepisie tym jest mowa o „prawidłowym wezwaniu", w związku z czym powstaje pytanie czy każdy błąd lub brak w treści wezwania wpływa na jego skuteczność. Prawidłowe wezwanie musi spełniać wszystkie wymagania z art. 54 k.p.a. Podnosi się jednak, że bezskuteczność wezwania powinny powodować tylko istotne błędy lub braki. Nie budzi wątpliwości, że warunkiem wymierzenia grzywny z art. 88 § 1 k.p.a. jest pouczenie w wezwaniu o skutkach niezastosowania się do niego.

Przykład:

Wzywając daną osobę jako świadka organ nie wskazał w wezwaniu jakie mogą być skutki niestawiennictwa. W podstawie prawnej wezwania podano tylko skrót aktu prawnego, niezrozumiały dla osoby nieposiadającej wiedzy prawniczej. Gdyby świadek nie stawił się na to wezwanie, nie można ukarać go za niestawiennictwo grzywną z art. 88 § 1 k.p.a. Zgodnie z art. 9 k.p.a. organ ma obowiązek czuwać nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielać im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. W postanowieniu Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Rzeszowie z 24 lutego 1999 r. (sygn. SKO 407/12/99, LEX nr 42661) podkreślono, że w razie skierowania wezwania, które - wbrew prawu – nie określało skutków niezastosowania się do niego, nie ma podstaw do uznania, że to wezwanie było prawidłowe. ?

podstawa prawna: art. 50-56, art. 88-88a, art. 90-92 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego

(tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2096 ze zm.).

Wymogi dotyczące wezwania

Wezwanie powinno zawierać:

- nazwę i adres organu wzywającego,

- imię i nazwisko wzywanego,

- wskazanie w jakiej sprawie, w jakim charakterze (np. strony, świadka, biegłego) i w jakim celu (np. złożenie wyjaśnień, zeznań, opinii) dana osoba zostaje wezwana,

- informacja czy wezwany musi stawić się osobiście (lub przez pełnomocnika), czy też może złożyć wyjaśnienie bądź zeznanie na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego,