fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

3 miesiące na sporządzenie rocznego sprawozdania

Adobe Stock
Na przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego przepisy ustawy o rachunkowości dają trzy miesiące od dnia bilansowego. Organ zatwierdzający jednostki ma na jego akceptację kolejny kwartał.

Zamknięcie roku kojarzy się zwykle ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Nie można jednak zapomnieć o innych czynnościach, wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości (dalej: uor).

Udział biegłego rewidenta

Każdy podmiot, którego sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 64 uor podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta oraz wszystkie pozostałe podmioty, które zdecydowały się na badanie dobrowolnie, powinny umożliwić audytorowi udział w obserwacji inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Pomijając wyjątki i wyłączenia, określone w art. 26 uor, termin i częstotliwość inwentaryzacji składników aktywów przeprowadzanej na dzień bilansowy, uważa się za dotrzymane, jeśli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Umowę o badanie zawiera kierownik jednostki na podstawie uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, chyba że umowa/statut podmiotu stanowią inaczej. Nie może on jednak wybrać biegłego rewidenta. Uwzględniając powyższe, kierownik jednostki powinien dopilnować, aby w odpowiednim czasie, tj. przed rozpoczęciem inwentaryzacji rocznej, umowa na badanie została podpisana.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Zamykając rok obrotowy nie można zapomnieć o zamknięciu ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 12 ust. 2 uor, jednostka powinna zamknąć księgi na dzień kończący rok obrotowy. Jeżeli jednostka przyjęła dla swojej działalności rok obrotowy zgodny z rokiem kalendarzowym, powinna zamknąć księgi na 31 grudnia 2018 r. Należy przy tym pamiętać o możliwości zmiany roku obrotowego przez jednostkę. Zgodnie z uor, rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy lub inny trwający 12 następujących po sobie pełnych miesięcy kalendarzowych. Zmiana roku obrotowego wymaga zmiany umowy/statutu jednostki i musi być zgłoszona do sądu rejestrowego. W przypadku zmiany roku obrotowego, pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych oznacza nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów w tych księgach. Zanim to nastąpi, należy wykonać określone czynności, do których zalicza się między innymi:

1) rozliczenie przeprowadzonej inwentaryzacji posiadanych składników aktywów – wszelkie stwierdzone różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja roczna dotyczyła,

2) sprawdzenie kompletności ujęcia operacji gospodarczych dotyczących zamykanego roku obrotowego, w tym kosztów i przychodów na przełomie roku (tzw. procedury cut-off),

3) wycenę bilansową aktywów i pasywów, z zachowaniem zasady ostrożności (jednostka mikro może zrezygnować z zachowania tej zasady),

4) sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej – nie później niż do 85. dnia po dniu kończącym rok obrotowy,

5) sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych – co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Księgi rachunkowe należy zamknąć na dzień kończący rok obrotowy – nie później niż w ciągu trzech miesięcy od tego dnia. Oznacza to, że podmiot, którego rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, powinien zamknąć swoje księgi ostatecznie do 31 marca 2019 r.

Sporządzenie sprawozdania

Dzień kończący rok obrotowy nazywany jest dniem bilansowym, gdyż na ten dzień należy sporządzić roczne sprawozdanie finansowe jednostki. Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki, którym zgodnie z przepisami uor jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Na sporządzenie jednostkowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego podmioty mają trzy miesiące od dnia bilansowego. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym będzie to 31 marca 2019 r.

Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego każdy podmiot powinien ustalić, do jakiej kategorii podmiotów należy lub może należeć. Uor zawiera określone uproszczenia dla jednostek mikro i małych, które mogą sporządzać sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem odpowiednio nr 4 i 5 do uor. Wybór formy uproszczonej wymaga podjęcia uchwały przez organ zatwierdzający w sprawie sporządzenia sprawozdania finansowego, z zastosowaniem rozwiązań przewidzianych dla tych podmiotów. Uchwała powinna być podjęta przed sporządzeniem sprawozdania, co nie oznacza daty sprzed dnia bilansowwego.

Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez kierownika jednostki (w przypadku organu zarządzającego wieloosobowego – przez wszystkich członków) oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki, pełniący obowiązki na dzień sporządzenia tego sprawozdania. Oznacza to, że jeżeli po dniu bilansowym, ale przed dniem sporządzenia sprawozdania finansowego nastąpiły zmiany w składzie zarządu jednostki, to sprawozdanie to powinno być podpisane przez nowo wybrany zarząd. Odmowa podpisania sprawozdania przez osobę zobowiązaną wymaga pisemnego uzasadnienia i musi być dołączona do sporządzanego sprawozdania finansowego. Jeżeli osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest jednocześnie członkiem zarządu, składa podpis pod sprawozdaniem finansowym tylko raz, ze wskazaniem, że jest członkiem zarządu odpowiedzialnym za rachunkowość jednostki.

Sprawozdanie w wersji elektronicznej

Ważną zmianą obowiązującą od 1 października 2018 r. w ustawie o rachunkowości, wprowadzoną nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, jest wymóg sporządzania sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej. Oznacza to, że w przeciwieństwie do lat poprzednich, nie ma już potrzeby stawiania podpisów pod każdym elementem sprawozdania finansowego, tj.:

- wprowadzeniem (informacjami ogólnymi – w przypadku jednostek mikro),

- bilansem,

- rachunkiem zysków i strat,

- dodatkowymi informacjami i objaśnieniami (informacjami uzupełniającymi do bilansu – w przypadku jednostek mikro),

– a także dla wybranych jednostek – zestawieniem zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunkiem przepływów pieniężnych. Od 1 października 2018 r. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym EPUAP należy podpisać plik, w którym znajduje się sprawozdanie finansowe. Dla podmiotów wpisanych do KRS sprawozdanie finansowe musi mieć określoną strukturę logiczną oraz format. Wzór struktury logicznej sprawozdania w formacie XSD, XML został opublikowany na stronie Ministerstwa Finansów. Dotyczy to zarówno jednostkowych, jak i skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Wyłączone z tego obowiązku są na tę chwilę sprawozdania finansowe sporządzane wg MSR/MSSF. Podsumowując – oryginałem sprawozdania finansowego jest plik elektroniczny. Każdy wydruk jest wyłącznie kopią sprawozdania.

Zatwierdzanie sprawozdania

Roczne jednostkowe i skonsolidowane sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. W spółce kapitałowej, komandytowo-akcyjnej i spółdzielni zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić na zwyczajnym zgromadzeniu (nie można zatwierdzić rocznego sprawozdania na nadzwyczajnym zgromadzeniu). Należy przy tym pamiętać, że dla podmiotów podlegających obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego, zgodnie z art. 64 uor, podział zysku netto (względnie pokrycie straty) może nastąpić dopiero po wyrażeniu przez biegłego rewidenta opinii bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami o badanym sprawozdaniu finansowym.

Spółki z o.o., towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie obowiązane są do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub swoim członkom rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności oraz sprawozdania z badania (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania) najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (zgodnie z art. 68 uor). Dla podmiotu, którego rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym i którego sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta oznacza to, że aby dotrzymać terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego do 30 czerwca 2019 r., badanie przez biegłego rewidenta powinno zakończyć się najpóźniej do 15 czerwca 2019 r.

W związku z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, ustawodawca przewidział dodatkowy termin na ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych, które powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych oznacza, że nie mogą w nich być dokonywane żadne zmiany lub zapisy. Dane finansowe wynikające z zatwierdzonego bilansu stanowią ostateczną podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych kolejnego roku obrotowego.

Złożenie dokumentacji bilansowej do KRS

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz ze sprawozdaniem z działalności (w przypadku gdy jednostka ma obowiązek jego sporządzenia), sprawozdanie z badania (w przypadku obowiązku badania), odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty należy złożyć do KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (wyjątkiem są osoby fizyczne i spółki cywilne osób fizycznych prowadzące księgi rachunkowe, jako nieobjęte KRS). W przypadku, gdy roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, należy je złożyć w KRS w ciągu 15 dni po tym terminie. Z chwilą zatwierdzenia sprawozdania należy je złożyć wraz z brakującymi dokumentami do KRS ponownie w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania. Od 1 października 2018 r. nie można już złożyć do KRS skanów podpisanych na papierze dokumentów, muszą to być dokumenty podpisane elektronicznie. Tak zwane e-dokumenty będą przez KRS składane w repozytorium dokumentów finansowych, a stamtąd automatycznie przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W efekcie rozwiązanie to przyniesie duże uproszczenie podmiotom gospodarczym, gdyż nie trzeba będzie składać oddzielnie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego.

Kierownik jednostki dominującej, zwolnionej zgodnie z art. 56 uor z obowiązku sporządzania sprawozdania skonsolidowanego, składa w KRS skonsolidowane sprawozdanie finansowe jednostki dominującej wyższego szczebla wraz ze skonsolidowanym sprawozdaniem z działalności oraz opinią biegłego rewidenta z badania tego sprawozdania w ciągu 30 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania i nie później niż 12 miesięcy od dnia bilansowego jednostki dominującej niesporządzającej skonsolidowanego sprawozdania finansowego. W przypadku, gdy jednostka dominująca wyższego szczebla jest podmiotem spoza Polski, sprawozdanie skonsolidowane przed złożeniem do KRS powinno być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Przechowywanie na nowych zasadach

Do końca 2018 r. obowiązywały przepisy, zgodnie z którymi zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlegało trwałemu przechowywaniu. Od 1 stycznia 2019 r. nie obowiązuje trwałe przechowywanie bilansów i rachunków wyników. Okres ich archiwizacji skrócono do pięciu lat. Zmianę tę wprowadziła do uor ustawa z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (DzU poz. 2244). Księgi rachunkowe, na podstawie których sporządzono to sprawozdanie, należy przechowywać – bez zmian – przez okres pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą. Warto jednak pamiętać o art. 86 ordynacji podatkowej, zgodnie z którym księgi rachunkowe należy przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Oznacza to, że księgi rachunkowe faktycznie można zniszczyć dopiero po upływie sześciu lat od dnia ich zamknięcia.

Tomasz Martyniuka - biegły rewident i Associate Partner w poznańskim biurze Rödl & Partner

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA