3 miesiące na sporządzenie rocznego sprawozdania

Zamknięcie roku kojarzy się zwykle ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Nie można jednak zapomnieć o innych czynnościach, wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości (dalej: uor).

Czytaj także: Jak rozpoznać bezpieczny program do księgowości online

Udział biegłego rewidenta

Każdy podmiot, którego sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 64 uor podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta oraz wszystkie pozostałe podmioty, które zdecydowały się na badanie dobrowolnie, powinny umożliwić audytorowi udział w obserwacji inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Pomijając wyjątki i wyłączenia, określone w art. 26 uor, termin i częstotliwość inwentaryzacji składników aktywów przeprowadzanej na dzień bilansowy, uważa się za dotrzymane, jeśli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Umowę o badanie zawiera kierownik jednostki na podstawie uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, chyba że umowa/statut podmiotu stanowią inaczej. Nie może on jednak wybrać biegłego rewidenta. Uwzględniając powyższe, kierownik jednostki powinien dopilnować, aby w odpowiednim czasie, tj. przed rozpoczęciem inwentaryzacji rocznej, umowa na badanie została podpisana.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Zamykając rok obrotowy nie można zapomnieć o zamknięciu ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 12 ust. 2 uor, jednostka powinna zamknąć księgi na dzień kończący rok obrotowy. Jeżeli jednostka przyjęła dla swojej działalności rok obrotowy zgodny z rokiem kalendarzowym, powinna zamknąć księgi na 31 grudnia 2018 r. Należy przy tym pamiętać o możliwości zmiany roku obrotowego przez jednostkę. Zgodnie z uor, rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy lub inny trwający 12 następujących po sobie pełnych miesięcy kalendarzowych. Zmiana roku obrotowego wymaga zmiany umowy/statutu jednostki i musi być zgłoszona do sądu rejestrowego. W przypadku zmiany roku obrotowego, pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych oznacza nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów w tych księgach. Zanim to nastąpi, należy wykonać określone czynności, do których zalicza się między innymi:

1) rozliczenie przeprowadzonej inwentaryzacji posiadanych składników aktywów – wszelkie stwierdzone różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja roczna dotyczyła,

2) sprawdzenie kompletności ujęcia operacji gospodarczych dotyczących zamykanego roku obrotowego, w tym kosztów i przychodów na przełomie roku (tzw. procedury cut-off),

3) wycenę bilansową aktywów i pasywów, z zachowaniem zasady ostrożności (jednostka mikro może zrezygnować z zachowania tej zasady),

4) sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej – nie później niż do 85. dnia po dniu kończącym rok obrotowy,

5) sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych – co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Księgi rachunkowe należy zamknąć na dzień kończący rok obrotowy – nie później niż w ciągu trzech miesięcy od tego dnia. Oznacza to, że podmiot, którego rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, powinien zamknąć swoje księgi ostatecznie do 31 marca 2019 r.

Sporządzenie sprawozdania

Dzień kończący rok obrotowy nazywany jest dniem bilansowym, gdyż na ten dzień należy sporządzić roczne sprawozdanie finansowe jednostki. Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki, którym zgodnie z przepisami uor jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Na sporządzenie jednostkowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego podmioty mają trzy miesiące od dnia bilansowego. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym będzie to 31 marca 2019 r.

Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego każdy podmiot powinien ustalić, do jakiej kategorii podmiotów należy lub może należeć. Uor zawiera określone uproszczenia dla jednostek mikro i małych, które mogą sporządzać sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem odpowiednio nr 4 i 5 do uor. Wybór formy uproszczonej wymaga podjęcia uchwały przez organ zatwierdzający w sprawie sporządzenia sprawozdania finansowego, z zastosowaniem rozwiązań przewidzianych dla tych podmiotów. Uchwała powinna być podjęta przed sporządzeniem sprawozdania, co nie oznacza daty sprzed dnia bilansowwego.

Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez kierownika jednostki (w przypadku organu zarządzającego wieloosobowego – przez wszystkich członków) oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki, pełniący obowiązki na dzień sporządzenia tego sprawozdania. Oznacza to, że jeżeli po dniu bilansowym, ale przed dniem sporządzenia sprawozdania finansowego nastąpiły zmiany w składzie zarządu jednostki, to sprawozdanie to powinno być podpisane przez nowo wybrany zarząd. Odmowa podpisania sprawozdania przez osobę zobowiązaną wymaga pisemnego uzasadnienia i musi być dołączona do sporządzanego sprawozdania finansowego. Jeżeli osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest jednocześnie członkiem zarządu, składa podpis pod sprawozdaniem finansowym tylko raz, ze wskazaniem, że jest członkiem zarządu odpowiedzialnym za rachunkowość jednostki.

Sprawozdanie w wersji elektronicznej

Ważną zmianą obowiązującą od 1 października 2018 r. w ustawie o rachunkowości, wprowadzoną nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, jest wymóg sporządzania sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej. Oznacza to, że w przeciwieństwie do lat poprzednich, nie ma już potrzeby stawiania podpisów pod każdym elementem sprawozdania finansowego, tj.:

- wprowadzeniem (informacjami ogólnymi – w przypadku jednostek mikro),

- bilansem,

- rachunkiem zysków i strat,

- dodatkowymi informacjami i objaśnieniami (informacjami uzupełniającymi do bilansu – w przypadku jednostek mikro),

– a także dla wybranych jednostek – zestawieniem zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunkiem przepływów pieniężnych. Od 1 października 2018 r. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym EPUAP należy podpisać plik, w którym znajduje się sprawozdanie finansowe. Dla podmiotów wpisanych do KRS sprawozdanie finansowe musi mieć określoną strukturę logiczną oraz format. Wzór struktury logicznej sprawozdania w formacie XSD, XML został opublikowany na stronie Ministerstwa Finansów. Dotyczy to zarówno jednostkowych, jak i skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Wyłączone z tego obowiązku są na tę chwilę sprawozdania finansowe sporządzane wg MSR/MSSF. Podsumowując – oryginałem sprawozdania finansowego jest plik elektroniczny. Każdy wydruk jest wyłącznie kopią sprawozdania.

Zatwierdzanie sprawozdania

Roczne jednostkowe i skonsolidowane sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. W spółce kapitałowej, komandytowo-akcyjnej i spółdzielni zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić na zwyczajnym zgromadzeniu (nie można zatwierdzić rocznego sprawozdania na nadzwyczajnym zgromadzeniu). Należy przy tym pamiętać, że dla podmiotów podlegających obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego, zgodnie z art. 64 uor, podział zysku netto (względnie pokrycie straty) może nastąpić dopiero po wyrażeniu przez biegłego rewidenta opinii bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami o badanym sprawozdaniu finansowym.

Spółki z o.o., towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie obowiązane są do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub swoim członkom rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności oraz sprawozdania z badania (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania) najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (zgodnie z art. 68 uor). Dla podmiotu, którego rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym i którego sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta oznacza to, że aby dotrzymać terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego do 30 czerwca 2019 r., badanie przez biegłego rewidenta powinno zakończyć się najpóźniej do 15 czerwca 2019 r.