Jak ustalić przychód pracownika w związku z korzystaniem z firmowego auta

Spółka z o.o. posiada samochody osobowe. Dwa z nich udostępniła nieodpłatnie pracownikom. Pracownicy mogą korzystać z aut nie tylko do celów służbowych, ale także do jazd prywatnych.

Jeden z tych samochodów pracownik będzie wykorzystywał przez 14 dni w miesiącu. Drugim samochodem pracownik będzie jeździł dwa pełne miesiące. Jak rozliczyć podatek dochodowy za bezpłatne korzystanie przez pracowników z samochodów do celów prywatnych? – pyta czytelnik.

Przepisy obowiązujące od 2015 roku zmieniły zasady ustalania wartości świadczenia z tytułu wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych. Do końca 2014 r. wartość świadczenia ustalano na podstawie cen rynkowych za wynajem samochodów, natomiast obecnie przychód ten jest ustalany kwotowo i zależy od pojemności silnika.

Określono kwoty

Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wysokość przychodu z nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wyko rzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi:

- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm sześc.,

- 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm sześć.

Jeśli pracownik korzysta z samochodu przez określoną liczbę dni w miesiącu, to wysokość przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia ustala się w wysokości 1/30 ww. kwot za każdy dzień.

Przykład

W sierpniu pracownik używał samochodu o poj. 900 cm sześc. tylko przez 14 dni w miesiącu. Wartość przychodu z nieodpłatnego świadczenia za sierpień wynosi zatem:

250 zł x 14/30 = 116 zł.

Jeżeli pracownik poniósłby częściowo koszty udostępnienia przez pracodawcę samochodu, to przychodem zatrudnionego jest różnica między kwotą przychodu określoną w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT a kwotą odpłatności.

Przykład

Pracownik płaci pracodawcy 150 zł za udostępnienie na okres jednego miesiąca samochodu o poj. powyżej 1600 cm sześc. Przychód z nieodpłatnego świadczenia pracownika za ten miesiąc wyniesie:

400 zł – 150 zł = 250 zł.

Gdyby wystąpiła sytuacja odwrotna, czyli pracownik użyczyłby własnego samochodu swojemu pracodawcy do jego działalności gospodarczej, to przychód z nieodpłatnego świadczenia powstałby u pracodawcy (art. 14 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIT). Wysokość tego przychodu należałoby wyliczyć na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług, a nie według stawki kwotowej jak dla pracownika.

Bez paliwa

Przychód w kwocie 250 zł lub 400 zł jest przychodem wyłącznie za udostępnienie pracownikowi samochodu, bez paliwa. Paliwo jest kwestią umowną między pracownikiem a pracodawcą. Jeśli pracodawca kupuje paliwo i daje je nieodpłatnie pracownikowi, to wartość takiego paliwa jest dla pracownika przychodem w wysokości ceny zakupu paliwa przez pracodawcę. Dla określenia wysokości przychodu pracownika z tytułu otrzymanego paliwa należy przyjąć ceny rynkowe – zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o PIT.

Zleceniobiorcy i zarząd

Wartość świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych dla użytkowników niebędących pracownikami, a więc zleceniobiorców, członków zarządu pełniących funkcję na podstawie powołania, prokurentów, członków rad nadzorczych ustala się na podstawie cen rynkowych, zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o PIT. Przychód z nieodpłatnego świadczenia w związku z korzystaniem ze służbowego samochodu do celów prywatnych określony w stałej kwocie dotyczy tylko pracowników. Ustawa o PIT za pracownika uważa osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT). Ustawodawca tylko dla ww. grupy osób określił wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych w stawce kwotowej.

Podstawa ZUS

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: składki) jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (§ 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej: rozporządzenie). Natomiast wartość pieniężną świadczenia w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a jeśli brak takich przepisów, to wysokość świadczeń, jeśli ich przedmiotem są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy, ustala się według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy (§ 3 rozporządzenia).

Co więc jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w przypadku przychodu z nieodpłatnych świadczeń dla pracownika: przychód według ustawy o PIT czy wartość rynkowa rzeczy lub usług? Skoro rozporządzenie wyraźnie stanowi, że podstawą wymiaru składek jest przychód określony na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to do wymiaru tych składek należy przyjmować wartość świadczenia ustaloną zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT.

Zasada ta dotyczy wyłącznie pracowników. Dla zleceniobiorcy wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania z samochodu udostępnionego przez zleceniodawcę do celów prywatnych, a tym samym podstawę wymiaru składek na ZUS, ustala się na podstawie cen rynkowych.

Doliczone do pensji

Wartość uzyskanego przez pracownika przychodu z tytułu używania do celów prywatnych służbowego samochodu pracodawca dolicza do innych przychodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu ze stosunku pracy. Od łącznej sumy przychodów pracodawca ma obowiązek – jako płatnik – obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.

Tylko do działalności

Artykuł 86a ustawy o VAT daje prawo do odliczania podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w wysokości 50 proc. lub 100 proc. podatku. Przedsiębiorca ma prawo odliczyć podatek naliczony w całości, m.in. jeśli wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie do działalności gospodarczej. Aby pojazd był uznany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, należy w tym celu prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Prowadzenie takiej ewidencji wyklucza – zgodnie z ustawą o VAT – korzystanie z samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą >patrz ramka.

Jednocześnie przedsiębiorca korzystający z samochodu osobowego, dla którego prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, musi zawiadomić urząd skarbowy w ciągu siedmiu dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem, że pojazd ten będzie wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT). Jeśli tego nie zrobi w wyznaczonym terminie, to fiskus uzna, że auto jest wykorzystywane w działalności dopiero od dnia złożenia takiego zawiadomienia. Przeznaczonym do tego formularzem jest VAT-26.

Natomiast, jeżeli przedsiębiorca jednocześnie wykorzystuje samochód osobowy do celów prywatnych i w działalności gospodarczej, to ma prawo odliczyć 50 proc. podatku naliczonego od związanych z nim wydatków.

Czy trzeba odprowadzić daninę

Jeśli pracodawca umożliwi pracownikowi bezpłatne korzystanie z firmowego auta do celów prywatnych, to taka czynność traktowana jest jako odpłatne świadczenie usług, a obowiązek naliczenia VAT od tej czynności zależy od tego, czy przedsiębiorcy (pracodawcy) przysługiwało w całości lub w części prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia tego pojazdu. Brak obowiązku opodatkowania nieodpłatnego wykorzystywania pojazdów samochodowych do celów innych niż działalność gospodarcza przedsiębiorcy nie dotyczy pojazdów zakupionych przed 1 kwietnia 2014 r. z pełnym prawem do odliczenia podatku. A zatem:

- jeśli po 1 kwietnia 2014 r. przedsiębiorcy nie przysługiwało pełne odliczenie VAT lub przysługiwało częściowe odliczenie podatku z tytułu nabycia samochodu, to nieodpłatne korzystanie przez pracownika z samochodu do celów prywatnych nie podlega opodatkowaniu VAT.

- jeśli przed 1 kwietnia 2014 r. przedsiębiorcy przysługiwało pełne odliczenie VAT z tytułu nabycia samochodu, to udostępnienie pracownikowi auta do korzystania do celów prywatnych będzie opodatkowane VAT.