Poza kilkoma wyjątkami, praca odbywa się w sposób zaplanowany przez pracodawcę w zakresie dni i godzin, w jakich pracownik ma obowiązek wykonywać zadania służbowe. Nieodzownym elementem prawidłowego planowania jest tu rozkład czasu pracy – czyli rozłożenie wymiaru czasu pracy w kontekście doby i tygodni w ramach okresu rozliczeniowego. Rozkład ten jest zatem swoistym planem pracy, w którym firma planuje dni pracy, dni wolne, a także godziny rozpoczęcia i zakończenia zadań służbowych.
W zależności od sytuacji, rozkład czasu pracy może być ogólny – wspólny dla wszystkich pracowników lub poszczególnych ich grup. Taka praktyka stosowana jest w zakładach, gdzie godziny rozpoczęcia pracy są sztywne, a praca odbywa się zazwyczaj od poniedziałku do piątku.
Od ogólnych rozkładów należy odróżnić harmonogramy dla poszczególnych pracowników, czyli grafiki stanowiące rozkład czasu pracy danej osoby. Można go sporządzić w formie pisemnej lub elektronicznej na cały okres rozliczeniowy lub na okresy krótsze, ale minimum miesięczne. Szef musi przekazać podwładnemu rozkład czasu pracy na zaplanowany okres przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem.
W praktyce może się pojawić pytanie, na ile regulacja dotycząca rozkładów czasu pracy jest kompletna. Przyjmując, że przepisy regulują tę problematykę (w szczególności indywidualnych rozkładów) w sposób kompleksowy i zupełny, można uznać, że ustalony i przekazany do wiadomości pracownika rozkład czasu pracy wiąże zarówno jego, jak i pracodawcę w sposób bezwzględny. Brak jest bowiem regulacji umożliwiającej dokonywanie modyfikacji w opracowanych przez pracodawcę i przekazanych pracownikom rozkładach. Co ważne, przepisy nie przewidują żadnych wyjątków w tym zakresie. Czy zatem raz opracowanego rozkładu czasu pracy nie można już zmienić?
Odnosząc się do tego, niezwykle istotnego dla praktyki, problemu, należy uznać, że w przypadkach niezakłóconego toku pracy nie ma podstaw do dokonywania zmian w harmonogramach. Zatem wszelkie wnioski pracowników w tym zakresie, podyktowane mniej Zmiana grafiku według firmowych reguł lub bardziej istotnymi osobistymi okolicznościami, nie są dla pracodawcy wiążące. Tylko istotne kwestie organizacyjne mogą powodować potrzebę lub wręcz wymuszać na pracodawcy zmianę opracowanych i przekazanych do wiadomości podwładnych harmonogramów czasu pracy. Okolicznościami powodującymi konieczność modyfikacji opracowanych rozkładów mogą być np. absencje chorobowe czy urlopy okolicznościowe.
