Rz: W jakim terminie i na jaki okres powinien być ustalony plan urlopów?
Alicja Pawelec: Przepisy nie wskazują konkretnego terminu, w jakim pracodawca powinien ustalić plan urlopów i podać go do wiadomości załogi. Nie wskazują też okresu, na który taki plan należy ustalać. Ponieważ jednak pracownicy nabywają prawo do urlopu z każdym kolejnym rokiem kalendarzowym, należy to zrobić do końca poprzedniego roku, tak aby plan obowiązywał w dniu, w którym zatrudnieni nabywają prawo do kolejnego wypoczynku.
Czy plan urlopów trzeba modyfikować w trakcie roku, aktualizując go w razie zachodzących zmian?
Ustalony i podany do wiadomości pracowników plan urlopów wiąże strony. Pracodawca ma zatem obowiązek udzielać urlopów w terminach z niego wynikających, a pracownicy wykorzystywać go w tym czasie. Odstępstwa od planu odbywają się na ogólnych zasadach i dotyczą przypadków fakultatywnego i obowiązkowego przesunięcia terminu urlopu, wskazanych w art. 164 i 165 kodeksu pracy.p. Zmiana terminu urlopu wymaga odrębnego wniosku pracownika i akceptacji pracodawcy. Przesunięcie jest też możliwe z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność podwładnego spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Zatem jeżeli plan urlopów został ustalony na rok kalendarzowy, jest on podstawą do udzielania urlopu, natomiast modyfikacje terminu wypoczynku następują w formie odrębnych wniosków, indywidualnie dla każdej osoby. Nie ma potrzeby ingerencji w plan urlopów. Jeżeli plan urlopów został ustalony na krótszy okres, możliwa jest elastyczna odpowiedź na zapotrzebowanie stron i dostosowanie nowego planu do zmienionej sytuacji.
Czy pracownik, który chce skorzystać z urlopu w terminie ustalonym w planie, musi składać wniosek urlopowy albo przypominać pracodawcy, że idzie na urlop?