fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Ewidencja czasu pracy w dobie epidemii koronawirusa

Adobe Stock
W okresie pandemii mamy do czynienia z pracą zdalną, przestojami w firmie lub pracą w niższym niż zaplanowany wymiarze. Trzeba je odpowiednio uwzględnić w prowadzonej ewidencji czasu pracy.

Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) wprowadziło nowe wytyczne w zakresie danych, które pracodawca ma umieszczać w prowadzonej ewidencji czasu pracy pracowników. W porównaniu z poprzednio obowiązującymi przepisami, zakres ewidencji został znacznie rozszerzony, a informacje w niej zawierane muszą być bardziej szczegółowe. Obecnie ewidencja czasu pracy ma zawierać dane o:

- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

- liczbie godzin nadliczbowych,

- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Czytaj także:

Koronawirus: postojowe i skrócenie czasu pracy

Praca zdalna

Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU poz. 374 ze zm.) wprowadziła w art. 3 możliwość powierzania pracownikowi pracy zdalnej. Jej definicja to wykonywanie na polecenie pracodawcy, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Polecenie pracownikowi pracy zdalnej nie wymaga żadnej szczególnej formy, wydawania zarządzeń wewnętrznych czy zmiany regulaminu pracy. Pracodawca może ją polecić nawet w formie ustnej, ale dla celów dowodowych wato to zrobić na piśmie. Praca zdalna to zatem tylko zmiana miejsca jej wykonywania przez pracownika, a nie rodzaju pracy i godzin jej świadczenia. Wykonując pracę zdalną pracownik ma ją nadal świadczyć w godzinach wynikających z ustalonego dla niego rozkładu czasu pracy, wynikającego z regulaminu pracy lub grafiku.

Ważne!

Praca zdalna musi mieć określone godziny, w jakich pracownik ma ją pełnić. Pracodawca nie może pozostawiać do swobodnej decyzji pracownika godzin jej wykonywania.

Sposób ewidencjonowania takiej pracy nie zmienia się. Nadal w ewidencji czasu pracy należy wykazywać w poszczególnych dniach liczbę godzin pracy pracownika oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Można dodać jakieś dodatkowe oznaczenie, na podstawie którego będą identyfikowane dni lub godziny pracy zdalnej pracownika. Jednak nie jest to obowiązkowe. Pracodawca nie może natomiast zastąpić symbolem pracy zdalnej liczby godzin pracy oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w ewidencji (>patrz 9-13 marca w ewidencji czasu pracy).

Może się zdarzyć, że pracownicy będą zobowiązani do wykonywania pracy zdalnej jedynie przez część godzin wynikających z ich dobowego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku oznaczając pracę zdalną zaewidencjonujemy również wymiar tej pracy w dniu, w którym była ona świadczona (>patrz 16-17 marca w ewidencji czasu pracy).

Pracodawca nie może polecić pracownikowi pracy zdalnej w innych godzinach niż ustalone w jego rozkładzie czy grafiku czasu pracy. Jedynym wyjątkiem są tu pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie czasu pracy, dla których nie tworzy się grafików.

Przykład:

Pracownicy administracji zakładu produkcyjnego pracują w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 15. W związku z zagrożeniem Covid-19 pracodawca ustalił, że przez dwa tygodnie będą wykonywać pracę na terenie zakładu pracy tylko od godz. 7 do 12. Przez pozostałe trzy godziny mają wykonywać pracę zdalną w domu w dowolnie wybranym przez siebie przedziale godzinowym. Takie postępowanie jest nieprawidłowe. Pracodawca musiałby bowiem rejestrować w zakładowej ewidencji czasu pracy godziny zgłaszane przez pracowników, w których wykonywali pracę zdalną. W takim przypadku, bez podstawy prawnej, wielokrotnie dochodziłoby do wykonywania przez pracowników pracy w przerywanym systemie czasu pracy, w porze nocnej, a nawet z naruszeniem odpoczynków dobowych.

Jeżeli sposobem potwierdzania przybycia i obecności w pracy są w firmie listy obecności, to w dniach, w których pracownik wykonuje pracę zdalną, nie podpisuje listy. Pracodawca może oznaczyć te dni na liście jako pracę zdalną. Błędne jest natomiast polecanie pracownikom wstecznego podpisywania list obecności po powrocie z takiej pracy.

Przestój a dyżur

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy przestój to okres niewykonywania pracy przez pracownika, w którym jest on jednak gotów do jej świadczenia. Brak świadczenia pracy wynika z przeszkód, które powstają po stronie pracodawcy, chociaż nie muszą być przez niego zawinione.

Pracodawca może polecić pracownikowi pozostanie na przestoju w niektórych tygodniach, dniach, a nawet przez część dniówki roboczej. Nie jest w tym przypadku potrzebne żadne szczególne uregulowanie regulaminowe czy zarządzenie wewnętrzne. Pozostanie na przestoju pracodawca może polecić nawet w formie ustnej, gdy nie ma możliwości dopuścić pracownika do pracy z powodu uszkodzenia maszyny, awarii zasilania zakładu, czy po prostu braku zapotrzebowania na pracę na stanowisku, które zajmuje pracownik. Ważne, by pracodawca prawidłowo ewidencjonował godziny przestoju w dokumentacji zakładowej. Ma to bowiem wpływ na wynagrodzenie pracownika, które w godzinach przestoju jest mu należne na zasadach art. 81 k.p.

Przestój przez cały dzień należy ewidencjonować wskazując rodzaj i wymiar nieobecności (>patrz 18-20 marca w ewidencji czasu pracy). Przestój obejmujący tylko część dobowego wymiaru czasu pracy pracownika (np. trzy godziny) również trzeba odpowiednio wykazać w ewidencji czasu pracy (>patrz 23-24 marca w ewidencji czasu pracy).

Pracownik może zostać

zobowiązany do gotowości związanej z przestojem jedynie w godzinach, w których miałby wykonywać pracę na podstawie obowiązującego go rozkładu czy grafiku czasu pracy. Jeżeli zatem, zgodnie z zapisami zakładowego regulaminu pracy, wykonuje pracę od poniedziałku do piątku od 7 do 15, to w tych samych godzinach może przebywać na przestoju. Jeżeli natomiast pracodawca chce zobowiązać podwładnego do gotowości do wykonywania pracy poza godzinami rozkładowymi, to może mu zaplanować dyżur.

Ważne!

Gotowość do wykonywania pracy w godzinach zaplanowanych dla pracownika w grafiku czy harmonogramie to przestój. Poza tymi godzinami konieczność pozostawania w gotowości to już dyżur.

Dyżur to okres, w którym pracodawca zobowiązuje pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy (wynikającymi z jego rozkładu czy grafiku) w gotowości do wykonywania pracy w zakładzie pracy lub w innym wyznaczonym miejscu, np. w domu. Czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeśli pracownik nie wykonuje wówczas pracy. Dyżurem jest oczekiwanie np. pod telefonem na wezwanie do pracy, na telefon od klienta lub z informacją o awarii, do której usunięcia pracownik ma się stawić. Nie jest to zatem czas, którym pracownik swobodnie dysponuje. Dlatego przepisy dotyczące dyżuru zabraniają polecania go pracownikom z naruszeniem 11-godzinnych odpoczynków dobowych i 35-godzinnych odpoczynków tygodniowych.

Dyżur pracownika trzeba zaplanować, a plan przechowywać zgodnie z przepisami rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, w dokumentach związanych ze stosunkiem pracy pracownika. Po zmianie przepisów o ewidencji czasu pracy – tj. począwszy od 1 stycznia 2019 r. – dyżur ma być również szczegółowo oznaczony w ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek wykazać w niej liczbę godzin dyżuru, godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik będzie pełnił dyżur po godzinach pracy w zakładzie (>patrz 25 marca), po godzinach pracy zdalnej (>patrz 26 marca), czy po przestoju poleconym przez pracodawcę (>patrz 27 marca). Dyżur jest bowiem okresem, który nie wkracza w godziny zaplanowanej harmonogramowej pracy pracownika.

Zwolnienie od pracy

W okresie zagrożenia Covid-19 wielu pracodawców, chcąc zmniejszyć zagrożenie dla swoich pracowników, skraca ich godziny pracy. Nie wiąże się to z poleceniem pracy zdalnej czy pozostawaniem pracownika na przestoju w pozostałych godzinach. Jest to czas równoważny z czasem pracy, mimo że pracownik nie wykonuje pracy. W takim przypadku pracodawcy często popełniają błąd, ewidencjonując pracownikowi pracę, mimo że jej nie świadczył. Okres niewykonywania pracy, o którym zadecydował pracodawca, należy ewidencjonować jako usprawiedliwioną, płatną nieobecność w pracy (>patrz 30,31 marca w ewidencji).

Przykład:

Pracownicy firmy produkcyjnej wykonują pracę w podstawowym systemie czasu pracy w rozkładzie zmianowym na trzy zmiany: 6-14, 14-22, 22-6. W związku z zagrożeniem zdrowotnym wywołanym epidemią Covid-19 pracodawca, chcąc chronić pracowników, postanowił skrócić wszystkie zmiany o 30 minut, aby osoby przychodzące na kolejne zmiany nie miały kontaktu z tymi schodzącymi ze zmiany poprzedniej. Mimo to w prowadzonej ewidencji czasu pracy zaznaczał każdej ze zmian pracę przez 8 godzin. Takie ewidencjonowanie czasu pracy jest nieprawidłowe i powoduje zastrzeżenia co do rzetelności prowadzonej ewidencji. Pracodawca powinien w tych dniach zaznaczać pracownikom 7,5 godziny pracy oraz 0,5 godziny jako usprawiedliwioną nieobecność płatną. Wówczas ewidencja odzwierciedlałaby rzeczywisty stan faktyczny związany z czasem pracy zatrudnionych.

W5 – wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy

WN – wolna niedziela lub wolne za niedzielę

WS – wolne święto lub dzień wolny za święto

W – wolne z tytułu równoważenia czasu pracy lub niepełnego wymiaru czasu pracy

U – urlop wypoczynkowy

Uo – urlop okolicznościowy

Um – urlop macierzyński

Ur – urlop rodzicielski

Uw – urlop wychowawczy

Ub – urlop bezpłatny

Op – opieka nad zdrowym dzieckiem art. 188 k.p.

Opp – opieka nad dzieckiem

do 8. roku życia – zamknięta szkoła

C – chorobowe

Co – opieka nad chorym

P – wyjście prywatne

Po – odrobienie wyjścia

prywatnego

Nup – nieobecność usprawiedliwiona płatna

Nun – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna

Nn – nieobecność nieusprawiedliwiona

Wk – krwiodawstwo

Ww – wezwanie na świadka itp.

D – dyżur domowy

Dp – dyżur w miejscu pracy

Odb – odbiór wolnego za godziny nadliczbowe

Z – praca zdalna

Prz – przestój

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA