Ewidencja czasu pracy – oddzielnie dla każdego pracownika, czyli jak

Wyjaśnienie tego problemu jest bardzo istotne. Gromadzenie kompletnej dokumentacji czasu pracy w jednym zbiorze – np. prowadzonych imiennie segregatorach lub teczkach – byłoby bowiem dla wielu pracodawców uciążliwe i niezgodne z dotychczasową praktyką.

Czytaj także: Czy w ewidencji czasu pracy trzeba zawsze podawać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy?

Do 31 grudnia 2018 r. pracodawcy mieli obowiązek prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy. Stanowiły one zestawienie informacji m.in. o: pracy w poszczególnych dobach, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach. Przepisy o dokumentacji pracowniczej nie regulowały sposobu wytwarzania i przechowywania różnego rodzaju dokumentacji pomocniczej czasu pracy, takiej jak np. wnioski o zwolnienie na dziecko czy wyjście w sprawach prywatnych.

W miejsce indywidualnych kart

Od 1 stycznia 2019 r. wymóg prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy nie obowiązuje. W zamian rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. (DzU poz. 2369) w § 6 nakazuje prowadzić „oddzielnie dla każdego pracownika" dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującej m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Wśród nich rozporządzenie wymienia:

- ewidencję zawierającą szczegółowe informacje o czasie pracy (np. liczbę przepracowanych godzin, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin nocnych oraz nadliczbowych),

- wnioski i zgody pracownicze (np. wnioski o zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz zgody pracownika-rodzica na odstąpienie od stosowania niektórych norm ochronnych w zakresie czasu pracy),

- inne dokumenty (np. w zakresie uzgodnienia terminu dnia wolnego za pracę w wolną sobotę).

Zatem aktualnie pracodawcy muszą tworzyć dla każdego pracownika osobną dokumentację w zakresie ewidencjonowania czasu pracy, zawierającą dokumenty o różnym charakterze. W praktyce pojawiła się jednak istotna wątpliwość, co dokładnie należy rozumieć przez wynikający z rozporządzenia wymóg „oddzielnego prowadzenia dokumentacji dla każdego pracownika" – w szczególności, gdy całość lub część dokumentacji jest prowadzona w formie papierowej.

Prowadzenie dokumentacji

Dokonanie prawidłowej interpretacji warto rozpocząć od ustalenia zakresu znaczeniowego użytego w rozporządzeniu wyrazu „dokumentacja" lub ściślej: „prowadzenie dokumentacji". Pojęcia te nie zostały szczegółowo zdefiniowane ani w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej, ani w kodeksie pracy. W kodeksie pracy wskazano jedynie, że poprzez dokumentację pracowniczą należy rozumieć papierową lub elektroniczną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Prowadząc szerszą analizę prawną można wskazać, że „dokument" to – w świetle art. 773 kodeksu cywilnego (zastosowanego odpowiednio na gruncie art. 300 k.p.) – nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Bardziej problematyczne jest ustalenie definicji prawnej pojęcia „dokumentacja". Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN, dokumentacja to zbiór dokumentów mających wartość dowodową, informacyjną lub opisową bądź proces gromadzenia lub tworzenia dokumentów. Zatem, dla celów spełnienia wymagań wynikających z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, „dokumentację" można zdefiniować jako zbiór nośników informacji, takich jak np. umowy, oświadczenia, wnioski, polecenia, itp.

Wśród znaczeń pojęcia „prowadzić" słownik języka polskiego PWN wymienia w szczególności takie, jak: być przyczyną czegoś, być odpowiedzialnym za funkcjonowanie i przebieg czegoś, zajmować się czymś, wykonywać, kontynuować jakąś czynność, działalność.

„Prowadzenie dokumentacji" można zatem zdefiniować jako: wytwarzanie zbioru nośników informacji oraz zajmowanie się takim zbiorem.

Ile zbiorów

W następnej kolejności należy ustalić, co oznacza wymóg prowadzenia dokumentacji „oddzielne dla każdego pracownika". Jawi się w tym zakresie kilka możliwości interpretacyjnych.

Oddzielne prowadzenie dokumentacji może bowiem być rozumiane alternatywnie jako:

a) prowadzenie dla każdego pracownika wyłącznie jednego, kompletnego zbioru nośników informacji, w którym umieszczane są wszystkie dokumenty w zakresie ewidencjonowania czasu pracy dotyczące danego pracownika, albo

b) prowadzenie dla każdego pracownika jednego lub kilku zbiorów (podzbiorów) nośników informacji, w których umieszczane są dokumenty w zakresie ewidencjonowania czasu pracy dotyczące danego pracownika (np. prowadzenie odrębnie, w układzie imiennym: zbioru wniosków o zgodę na wyjścia prywatne, zbioru zleceń pracy nadliczbowej, zbioru pozostałej dokumentacji), albo

c) prowadzenie zbioru lub zbiorów nośników informacji w sposób dowolny (np. w sposób chronologiczny a nie imienny), o ile w każdym czasie istnieje możliwość przyporządkowania całości dokumentacji w zakresie czasu pracy do określonego pracownika, albo

d) prowadzenie zbioru lub zbiorów nośników informacji w formie zarówno zbiorów imiennych, jak i w formie zestawień lub list zawierających informacje o większej liczbie pracowników, ale z możliwością przyporządkowania tych informacji do konkretnych osób.

Wydaje się, że ostatnie dwie możliwości interpretacyjne należy odrzucić. Chociaż bowiem każdy zbiór składa się z elementów, to jednak powinien stanowić uporządkowaną całość, zawierającą elementy zebrane ze względu na jakąś cechę. Trudno byłoby zatem uznać, że zbiorem są dokumenty (nośniki informacji) znajdujące się w różnych zbiorach, możliwe do wyodrębnienia dopiero po wykonaniu dodatkowej pracy (dokonaniu przyporządkowania do nowego zbioru). Stoimy zatem na stanowisku, iż sama możliwość przyporządkowania dokumentacji ewidencjonowania czasu pracy z różnych zbiorów do określonego pracownika nie stanowi wypełnienia dyspozycji normy nakazującej „oddzielne prowadzenie" tej dokumentacji (ta uwaga dotyczy dokumentacji prowadzonej w formie papierowej).

Trudne, a nawet niemożliwe

Zinterpretowanie wymogu „oddzielnego prowadzenia dokumentacji" jako obowiązku prowadzenia dla każdego pracownika wyłącznie jednego, kompletnego zbioru zawierającego dokumenty w zakresie ewidencjonowania czasu pracy jest dla wielu pracodawców trudne lub wręcz niemożliwe do spełnienia. Przyczyną jest choćby fakt, że dokumentacja czasu pracy jest prowadzona i przechowywana u pracodawców przez różne osoby, w różnych komórkach organizacyjnych, a często także w różnej formie.

Przykład:

W spółce X zlecenia pracy nadliczbowej i plany pracy dla pracowników w systemie zadaniowym przechowują w firmie przełożeni. Wyjścia prywatne rejestrowane są na portierni. Dokumentację usprawiedliwiającą nieobecności prowadzi administrator zatrudniony na wydziale produkcyjnym. Natomiast rejestr godzin pracy i nieobecności jest finalnie zarządzany przez dział kadr. Zakładając konieczność przechowywania dokumentacji w pojedynczym zbiorze, należałoby stworzyć taki zbiór w jednej komórce organizacyjnej i umieszczać w nim kompletną dokumentację ewidencjonowania czasu pracy.

Nie wydaje się, aby prowadzenie dokumentacji czasu pracy danego pracownika w kilku zbiorach lub podzbiorach (przy użyciu w każdym podzbiorze układu według kryterium personalnego) naruszało wymóg prowadzenia tej dokumentacji „oddzielnie" dla każdego pracownika. Także bowiem w tym przypadku nośniki informacji dotyczące pracownika stanowią uporządkowany, wyodrębniony zasób, a fakt umieszczenia ich np. w osobnych segregatorach jest okolicznością nieistotną.

Warto zauważyć, że w przypadku akt osobowych rozporządzenie nakazuje nie tylko prowadzenie ich „oddzielnie" dla każdego pracownika, ale również wprowadza wymóg, aby „składały się z czterech części". Pośrednio wskazuje to na konieczność prowadzenia akt osobowych w sposób jednolity jako integralnej całości. Natomiast w odniesieniu do dokumentacji z zakresu czasu pracy obowiązuje tylko wymóg prowadzenia jej „oddzielnie", a w rozporządzeniu ograniczono się do wymienienia poszczególnych dokumentów, nie wskazując jednak żadnego konkretnego sposobu gromadzenia tej dokumentacji.

Powyższe uwagi wydają się także zgodne z interpretacją przedstawioną przez resort pracy>patrz ramka, w której stwierdzono, że „decyzja w tym zakresie (np. czy jest to imienna teczka, zawierająca całość dokumentów dotyczących jednego pracownika, czy też dokumentację tego pracownika przechowuje się w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie) należy (...) do pracodawcy".

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 lutego 2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy

Zgodnie z regulacją § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Ww. przepis wskazuje zatem wyłącznie na obowiązek prowadzenia „oddzielnie dla każdego pracownika" wymienionej w nim dokumentacji, nie określając jednocześnie, jak to technicznie należy zorganizować.

W konsekwencji, decyzja w tym zakresie (np. czy jest to imienna teczka, zawierająca całość dokumentów dotyczących jednego pracownika, czy też dokumentację tego pracownika przechowuje się w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie) należy więc do pracodawcy. Istotnym jest natomiast, aby dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika nie była prowadzona zbiorowo z innymi pracownikami, oraz by dostęp do tej dokumentacji miały wyłącznie osoby do tego upoważnione (a nie inni pracownicy).

Należy też zauważyć, iż obowiązek „oddzielnego" prowadzenia np. karty ewidencji czasu pracy wraz z wnioskami o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, istniał także w poprzednim stanie prawnym (§ 8 i 8a obowiązującego do 31 grudnia 2018 r. rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).