W myśl założeń organizacyjnych do szczepień pracowników procedurę przystąpienia do tego systemu będzie rozpoczynał sam zainteresowany przedsiębiorca.
Po zebraniu listy zatrudnionych chętnych do szczepienia powinien on nawiązać współpracę z podmiotem wykonującym działalność leczniczą lub osobą uprawnioną, która przeprowadzi szczepienia.
Czytaj też: Szczepienia załogi w zakładzie pracy pracodawca rozliczy w kosztach podatkowych
W myśl założeń osobą uprawnioną do przeprowadzenia szczepień w zakładzie pracy może być lekarz, lekarz dentysta, pielęgniarka, położna, felczer, ratownik medyczny, fizjoterapeuta, farmaceuta, higienistka szkolna i diagnosta laboratoryjny. Jak podkreślono w założeniach, przedstawicielom niektórych z wymienionych zawodów niezbędne będzie przedstawienie dokumentu potwierdzającego posiadanie umiejętności kwalifikowania i wykonywania szczepień, co musi być poprzedzone odpowiednim kursem doszkalającym.
Pracodawca będzie musiał następnie zgłosić do NFZ podmiot leczniczy wybrany do wykonywania szczepień i pokryć wszystkie dodatkowe koszty ich organizacji. W szczególności wynajem pomieszczeń z przeznaczeniem na punkty szczepień, a także wszystkie inne koszty organizacyjne. Może by to niemała kwota, gdyż lista sprzętu administracyjno-biurowego i niezbędnego wyposażenia sanitarno-medycznego (patrz obok) jest bardzo długa.