- Nasza spółka prowadzi trzy stacje paliw. ZUS wydał decyzję, w której uwzględnił do oskładkowania ekwiwalenty miesięczne za odzież / obuwie. Jako uzasadnienie podano brak wykazu stanowisk, na których można używać własnej odzieży/obuwia, brak zasad wypłaty i zgody pracowników, którzy sami kupowali odzież, ale nie roboczą i bez wymogów bhp. Decyzję uważamy za złą, ponieważ te ekwiwalenty są wyłączone ze składek. Poza tym pracownicy sami dbali o te rzeczy. Czy jest szansa na zmianę decyzji przez sąd? – pyta czytelniczka.

Z wysokim prawdopodobieństwem decyzja ZUS jest słuszna. Przychód pracowników z tytułu opisanego w zapytaniu ekwiwalentu za odzież nie korzysta z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z następujących okoliczności.

Bez ZUS wyjątkowo

Po pierwsze, z regulacji art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1778 ze zm.) wynika, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód, a podstawą składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe tych osób jest podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych. W korelacji pozostają przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1949). Przewiduje ono, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 2 rozporządzenia. Natomiast w § 2 ustawodawca postanowił o wyłączeniu określonych przychodów z podstawy wymiaru składek, ujmując tam m.in. „wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego (....)."

Robocza odzież i obuwie...

Po drugie, w kontekście podanego stanu faktycznego na uwagę zasługują regulacje kodeksu pracy, w szczególności art. 2377. Wynika z niego m.in., że pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

... albo ekwiwalent

Autopromocja
RADAR.RP.PL

Przemysł obronny, kontrakty, przetargi, analizy, komentarze

CZYTAJ WIĘCEJ

Dalej w § 2 postanowiono, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników – za ich zgodą – własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Wreszcie, jak wynika z § 4, pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Trzy warunki

Po trzecie, pomocne w ocenie podanego zapytania może być również stanowisko zajęte przez Sąd Okręgowy w Gliwicach w wyroku z 14 stycznia 2014 r. (VIII U 500/13). W zbliżonym stanie faktycznym sąd ten uznał, że przy założeniu, iż pracownicy (stacji paliw) nie wykonywali prac powodujących intensywne brudzenie odzieży i obuwia roboczego, można było im wypłacać ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, lecz pod pewnymi warunkami. Dalej podano, że taki ekwiwalent może być wypłacony wówczas, gdy:

- pracodawca ustali stanowiska pracy, na których może być używana odzież robocza będąca własnością pracownika,

- odzież spełnia wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy,

- pracownik wyrazi na to zgodę.

Podobnie akcentował Sąd Rejonowy w Tomaszowie Mazowieckim wydając 13 września 2017 r. wyrok o sygn. IV P 177/16. Uznał wtedy, że zastąpienie wykonania w naturze obowiązku przydzielania pracownikowi odzieży i obuwia roboczego wypłacaniem pracownikowi ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego jest możliwe, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:

- pracodawca określił w zakładowym akcie konkretyzującym przydzielanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego stanowiska pracy, na których jest dopuszczalne używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia roboczego,

- zainteresowany pracownik wyraża zgodę na używanie własnej odzieży i obuwia roboczego w zamian za ekwiwalent pieniężny.

Wypłata to odstępstwo

Po czwarte, w przywołanym wyroku sąd okręgowy, w oparciu o ww. regulacje prawne, przyjął również, że zastępcze wykonanie opisanych powinności ma charakter rozwiązania wyjątkowego, a nie reguły. W stanie faktycznym będącym przedmiotem oceny sądu pracodawca również nie ustalił stanowisk pracy, na których pracownicy mogą używać własnej odzieży i obuwia, nie uzyskał zgody pracowników na takie rozwiązanie, a ponadto rzeczy kupowane przez zatrudnionych nie musiały spełniać wymogów bhp, a jedynie miały być dostosowane kolorystycznie do wymagań pracodawcy. W oparciu o tego typu okoliczności sąd przyjął, że: Tego rodzaju odzież i obuwie w ocenie Sądu nie spełnia wymogów odzieży roboczej, bowiem wprowadzenie zamiast typowych ubrań roboczych ich zamienników powinno być zgodne z charakterem i specyfiką pracy, a spełnienia tych wymogów odwołująca nie wykazała. Generalnie odzieżą roboczą jest odzież przeznaczona do użytku podczas wykonywania pracy, dostosowana do wykonywanych czynności i do wymagań higienicznych procesu produkcyjnego, a także podczas wykonywania prac, przy których występuje intensywne brudzenie lub działają inne czynniki powodujące przyspieszone niszczenie odzieży. Dodatkowo podkreślono, że ekwiwalent za używanie własnej odzieży/obuwia pracodawca wypłacał regularnie co miesiąc, ale w różnej wysokości. Nie było też ustalonych żadnych reguł w tym zakresie, a wydatki pracowników nie były weryfikowane m.in. ze względu na faktyczne zużycie ww. rzeczy. W konkluzji przyjęto zaś, że zakup ww. rzeczy niemających przymiotu roboczego – w rozumieniu przepisów prawa pracy, a mających cechy rzeczy noszonych codziennie, nie może być kwalifikowany do ekwiwalentu na mocy ww. art. 2377 § 4 k.p.

Marcin Nagórek radca prawny